Vakioiden ja kaavojen nimeäminen

Google Sheetsin nimetyt alueet viittaavat aina soluihin, joten yksinkertaisin tapa on tallentaa arvo soluun ja nimetä kyseinen solu.

• Kirjoittakaa 0.18 tyhjään soluun, esimerkiksi soluun Z1.
• Valitkaa Z1 ja avauttakaa Tiedot > Nimetyt alueet.
• Antakaa sille nimeksi TaxRate.

Lopputulos on käytännössä sama: =Price*TaxRate toimii kaikkialla, ja voitte päivittää veroprosentin muokkaamalla yhtä solua.

Kun TaxRate on määritetty, kaavat selittävät itse itsensä. Kun haluatte lisätä solussa A2 olevaan hintaan 18 prosentin veron, käyttäkää kaavaa:

=A2*(1+TaxRate)

Suurin hyöty näkyy, kun veroprosentti muuttuu. Päivittäkää TaxRate yhdessä paikassa, niin kaikki työkirjan kaavat lasketaan heti uudelleen.

• Kiinteää 0.18-arvoa ei tarvitse etsiä kaavoista.
• Yhden arvon unohtamisesta ja epäyhtenäisten lukujen syntymisestä ei ole vaaraa.

Kiinteän arvon, kuten 0.18, kirjoittaminen suoraan kymmeniin kaavoihin aiheuttaa ylläpito-ongelmia.

• Jos veroprosentti muuttuu 20 prosenttiin, jokainen kaava on etsittävä ja muokattava erikseen.
• Jos yksi kaava jää päivittämättä, summat eivät enää täsmää, eikä sitä välttämättä huomata.
• Lukija ei voi tietää, onko 0.18 veroprosentti, alennus vai kirjoitusvirhe.

Nimetty vakio, kuten TaxRate, ratkaisee kaikki kolme ongelmaa: käytössä on yksi selkeästi nimetty totuuden lähde.

Nimi voi sisältää myös kokonaisen kaavan. Luokaa Excelin nimien hallinnassa esimerkiksi nimi SalesTotal ja asettakaa sen Viittaa kohteeseen -arvoksi:

=SUM(Sheet1!$B$2:$B$13)

Kun kirjoitatte mihin tahansa soluun =SalesTotal, solu palauttaa kyseisen summan. Laskutoimitus on nyt pakattu yhteen selkeään nimeen.

Käyttäkää absoluuttisia viittauksia (dollarimerkkejä), jotta nimetty kaava viittaa aina samoihin soluihin.

Oletetaan, että laskette voittomarginaalin usein. Määrittäkää kaksi nimettyä kaavaa:

• TotalRevenue → =SUM(Revenue)
• TotalCost → =SUM(Costs)

Nyt katelaskelman kaava on selkeä:

=(TotalRevenue-TotalCost)/TotalRevenue

Kumpikin nimetty kaava sisältää oman toimintalogiikkansa, joten lopullinen laskutoimitus keskittyy liiketoiminnan merkitykseen soluilla laskemisen sijaan.

Edistyneempi menetelmä on jättää viittaukset suhteellisiksi nimetyssä kaavassa. Tällöin nimi toimii eri tavalla sen mukaan, missä sitä käytetään.

Esimerkiksi nimi PrevRow, joka on määritetty aktiivisen solun ollessa A2 muodossa =A1, viittaa aina suoraan yläpuolella olevaan soluun riippumatta siitä, mihin kirjoitatte =PrevRow-kaavan.

• Hyödyllinen sarakkeessa toistuvissa rakenteissa.
• Vaikeampi selvittää — käyttäkää tätä vain, kun aktiivisen solun säännöt ovat teille tuttuja.

Työkirjan kasvaessa nimettyjen vakioiden luettelosta muodostuu siisti asetuspaneeli. Nimeämisen arvoisia kohteita ovat esimerkiksi:

• TaxRate, DiscountRate, ShippingFee
• CompanyName tekstivakiona, kuten ="Acme Inc"
• StartDate, joka sisältää kiinteän päivämäärän

Kun ryhmittelette nämä nimien hallintaan, saatte yhden koontinäkymän kaikille mallinne oletuksille.

Voitte muuttaa nimettyä vakiota Excelissä avaamalla Nimien hallinnan, valitsemalla nimen ja muokkaamalla Viittaa kohteeseen -ruudun sisältöä. Painakaa Enter-näppäintä, niin kaikki siitä riippuvat kaavat lasketaan uudelleen.

Sheetsissä voitte muokata nimeämäänne taustalla olevaa solua.

• Yksi muutos päivittyy koko työkirjaan.
• Tämä on keskeinen hyöty: käytössä on yksi totuuden lähde.

Muuttakaa aina määritystä sen sijaan, että lisäisitte uusia lukuja hajallaan kaavoihin.

Nämä kaksi käsitettä kannattaa pitää erillään:

• Nimetty vakio viittaa kiinteään arvoon, kuten =0.18 tai ="Acme Inc". Se ei muutu, ellette muokkaa määritystä.
• Nimetty kaava viittaa laskutoimitukseen, kuten =SUM(Revenue). Se lasketaan uudelleen aina, kun sen lähtöarvot muuttuvat.

Molemmat luodaan nimien hallinnassa samalla tavalla — ero on yksinkertaisesti siinä, mitä kirjoitatte Viittaa kohteeseen -ruutuun.

Opitte, että nimet voivat sisältää muutakin kuin alueita:

• Nimetty vakio, kuten TaxRate=0.18, keskittää yhden oletuksen.
• Nimetty kaava, kuten SalesTotal=SUM($B$2:$B$13), pakkaa laskutoimituksen nimettyyn muotoon.
• Päivittäkää määritys kerran, niin kaikki siitä riippuvat kaavat päivittyvät.
• Käyttäkää nimetyissä kaavoissa absoluuttisia viittauksia, jotta ne pysyvät samoissa soluissa.

Seuraavaksi opitte hallitsemaan käyttäjien syöttämiä tietoja tietojen kelpoisuuden tarkistamisen avulla.