Begrense inndata med datavalidering

En vanlig regel begrenser en celle til tall. I dialogboksen i Excel velger du Heltall eller Desimaltall, og angir deretter betingelser som mellom 1 og 100.

Hvis noen nå skriver inn abc eller 150, blir oppføringen avvist.

• Bruk Heltall for antall og mengder.
• Bruk Desimaltall for priser eller prosentverdier.
• Operatorene omfatter mellom, større enn og lik.

Du kan også begrense en celle til gyldige datoer innenfor et tidsrom. Velg regelen Dato, og angi for eksempel datoer mellom i dag og slutten av året.

Dette passer perfekt for bestillingsark eller tidsfrister der datoer i fortiden ikke gir mening.

• Avvis datoer før =TODAY() for å hindre tilbakedatering.
• Kombiner en startdato og en sluttdato for å håndheve et prosjektintervall.

Regnearket kontrollerer automatisk hver oppføring mot regelen.

Datavalidering kan også beskytte tekst. Excel tilbyr regelen Tekstlengde, som er nyttig for felt som en landskode på to bokstaver eller en ID med fast lengde.

• Krev en lengde som er lik 2 for delstatskoder.
• Krev en lengde som er mindre enn eller lik 50 for korte notater.

Alt som ligger utenfor grensen, avvises. Dermed holder du kolonnene ensartede, og formlene som bruker dem, blir forutsigbare.

For alt de innebygde reglene ikke kan uttrykke, bruker du en Egendefinert regel (Excel) eller Egendefinert formel er (Sheets). Du skriver en formel som må evalueres til TRUE for at oppføringen skal tillates.

For eksempel kan du tvinge frem tekst med store bokstaver i cellen A2:

=EXACT(A2,UPPER(A2))

Hvis den innskrevne verdien ikke består av bare store bokstaver, returnerer formelen FALSE, og oppføringen blokkeres.

En populær egendefinert regel hindrer dupliserte oppføringer i en kolonne. Velg A2:A100, og bruk en egendefinert formel:

=COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1

Dette betyr at verdien du nettopp skrev inn, bare må forekomme én gang i området. Hvis den allerede finnes, blir antallet 2, og regelen mislykkes.

• Utmerket for unike ID-er, e-postadresser eller fakturanumre.
• Legg merke til det absolutte området og den relative A2.

Excel lar deg vise en Inndatamelding — et lite verktøytips som vises når cellen er valgt, før noen skriver inn noe.

Bruk den til å forklare regelen med et enkelt språk, for eksempel Skriv inn et heltall fra 1 til 100.

• Veileder brukerne på forhånd.
• Reduserer antallet avviste oppføringer og frustrasjon.

Google Sheets viser tilsvarende veiledning gjennom hjelpeteksten for validering i regelen.

Når data bryter en regel, bestemmer fanen Feilvarsel i Excel hvor strengt det skal være:

• Stopp — avviser oppføringen fullstendig.
• Advarsel — markerer oppføringen, men lar brukeren fortsette.
• Informasjon — gir bare brukeren beskjed.

Google Sheets tilbyr et tilsvarende valg: Avvis inndata eller Vis en advarsel. Velg Stopp når ugyldige data ikke kan aksepteres, og Advarsel når brukeren kan gjøre en egen vurdering.

Regler kan når som helst gjennomgås eller fjernes.

• Velg cellene i Excel, og åpne Datavalidering på nytt. Klikk på Fjern alt for å fjerne regelen.
• Verktøyet Marker ugyldige data i Excel fremhever eksisterende verdier som bryter med en nylig lagt til regel.
• I Sheets åpner du Datavalidering og sletter regelen fra panelet.

Husk at datavalidering bare kontrollerer nye oppføringer, med mindre du kontrollerer gamle oppføringer separat.

Én regeltype fortjener en omtale fordi den leder videre til neste leksjon: regelen Liste.

I stedet for å godta et hvilket som helst tall eller en hvilken som helst dato begrenser en listeregel cellen til et bestemt sett med valg, for eksempel Open, Closed eller Pending.

• Den danner grunnlaget for en rullegardinmeny.
• Du kan skrive inn valgene eller vise til et celleområde.

I neste leksjon gjør du dette om til en gjennomført rullegardinliste.

Du har lært å kontrollere inndata med datavalidering:

• Åpne funksjonen via fanen Data (Excel) eller Data > Datavalidering (Sheets).
• Begrens verdiene til heltall, desimaltall, datoer eller en bestemt tekstlengde.
• Skriv egendefinerte formler som =COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1 for avanserte regler.
• Legg til inndatameldinger, og velg Stopp eller Advarsel for feil.

Deretter skal du bygge brukervennlige rullegardinlister basert på et navngitt område.