Ordenar y agrupar en QUERY

El filtrado muestra las filas correctas, pero los informes reales necesitan orden y totales. QUERY gestiona ambos mediante dos cláusulas más, al estilo de SQL: ORDER BY y GROUP BY.

Con ellas puede responder preguntas como qué región vende más o enumerar las operaciones de mayor a menor, todo con una sola fórmula.

La cláusula ORDER BY ordena los resultados por una o más columnas. Va después de WHERE, si está presente.

De forma predeterminada, ordena de forma ascendente (de menor a mayor, de A a Z). Esta fórmula enumera todas las filas ordenadas por ventas de menor a mayor.

Añada DESC después de la columna para ordenar de mayor a menor. Utilice ASC si quiere indicar explícitamente el orden ascendente.

Esto muestra primero las ventas más altas, lo que resulta perfecto para una lista de los mejores resultados. Combínelo con LIMIT para obtener una lista limpia de los 3 primeros.

Enumere varias columnas en ORDER BY, separadas por comas, para resolver empates. Sheets ordena por la primera columna y luego utiliza la siguiente para ordenar las filas que coinciden.

Aquí los resultados se agrupan por región en orden alfabético y, dentro de cada región, las ventas más altas aparecen primero.

GROUP BY combina en una sola fila de resumen las filas que comparten un valor. Así se crean totales por categoría.

Para utilizarlo, su SELECT combina la columna de agrupación con una función de agregación, como SUM, COUNT o AVG, aplicada a otra columna.

Esta fórmula calcula el total de ventas de cada región. SUM(D) suma la columna Sales y GROUP BY A produce una fila por región.

El resultado es una pequeña tabla dinámica: East con su total y West con el suyo, todo mediante una sola función.

Sustituya la función por COUNT para contar filas en lugar de sumar. Así sabrá cuántas operaciones cerró cada región.

Puede utilizar COUNT(D) para contar las celdas de ventas no vacías y obtener rápidamente un recuento de filas por grupo.

Utilice AVG para obtener el valor medio de cada grupo. Aquí calculamos el tamaño medio de las operaciones por región.

Incluso puede combinar agregaciones: seleccione SUM(D) y AVG(D) en la misma consulta para mostrar el total y el promedio uno junto al otro.

Un error común: cada columna de SELECT que no esté dentro de una función de agregación debe aparecer en GROUP BY.

SELECT A, B, SUM(D) GROUP BY A falla porque B no está agregada ni agrupada. Agrupe por ambas columnas o elimine B de la lista de selección.

Combine las cláusulas para clasificar el resumen. Después de agrupar, ordene por la agregación para colocar el grupo más grande en la parte superior.

Esto enumera cada región con su total de ventas, ordenado de mayor a menor total: una clasificación lista para usar.

Las columnas agrupadas reciben encabezados poco atractivos, como sum Sales. Añada una cláusula LABEL para cambiarles el nombre y crear un informe más cuidado.

Esto cambia el nombre de la columna total a Ventas totales. El texto de la etiqueta utiliza comillas simples, igual que los valores de los filtros.

Compruebe cuánto entiende de la ordenación y la agrupación.

Ahora puede dar forma a los resultados de QUERY:

• ORDER BY col [ASC|DESC] ordena, y permite añadir columnas para resolver empates
• GROUP BY junto con SUM, COUNT o AVG crea resúmenes por categoría
• Las columnas seleccionadas que no sean agregadas deben estar en GROUP BY
• LABEL cambia el nombre de los encabezados de las agregaciones

Ahora una sola fórmula produce un informe ordenado, agrupado y etiquetado.