In QUERY sortieren und gruppieren

Durch Filtern erhalten Sie die richtigen Zeilen, aber echte Berichte benötigen Sortierung und Summen. QUERY erledigt beides mit zwei weiteren Klauseln im SQL-Stil: ORDER BY und GROUP BY.

Damit können Sie Fragen beantworten wie welche Region verkauft am meisten oder liste die Abschlüsse vom größten zum kleinsten auf – alles in einer einzigen Formel.

Die ORDER BY-Klausel sortiert Ihre Ergebnisse nach einer oder mehreren Spalten. Sie steht nach WHERE, sofern diese Klausel vorhanden ist.

Standardmäßig wird aufsteigend sortiert, also vom kleinsten Wert zuerst beziehungsweise von A bis Z. Diese Formel listet jede Zeile nach dem Umsatz von niedrig nach hoch sortiert auf.

Fügen Sie hinter der Spalte DESC hinzu, um vom höchsten zum niedrigsten Wert zu sortieren. Verwenden Sie ASC, um die aufsteigende Sortierung ausdrücklich anzugeben.

So werden Ihre höchsten Umsätze zuerst angezeigt – ideal für eine Liste der besten Ergebnisse. Kombinieren Sie dies mit LIMIT, um eine übersichtliche Top 3 zu erhalten.

Listen Sie in ORDER BY mehrere durch Kommas getrennte Spalten auf, um Gleichstände aufzulösen. Sheets sortiert zuerst nach der ersten Spalte und verwendet dann die nächste, um übereinstimmende Zeilen zu ordnen.

Hier werden die Ergebnisse alphabetisch nach Region sortiert; innerhalb jeder Region stehen die höchsten Umsätze zuerst.

GROUP BY fasst Zeilen mit demselben Wert zu einer einzigen Zusammenfassungszeile zusammen. So erstellen Sie Summen pro Kategorie.

Dazu kombiniert Ihr SELECT die Gruppierungsspalte mit einer Aggregatfunktion wie SUM, COUNT oder AVG, die auf eine andere Spalte angewendet wird.

Diese Formel summiert die Umsätze für jede Region. SUM(D) addiert die Spalte Sales, und GROUP BY A erzeugt eine Zeile pro Region.

Das Ergebnis ist eine kleine Pivot-Tabelle: East mit seiner Summe, West mit seiner Summe – alles aus einer einzigen Funktion.

Ersetzen Sie SUM durch COUNT, um Zeilen statt Summen zu zählen. So sehen Sie, wie viele Abschlüsse jede Region erzielt hat.

Mit COUNT(D) können Sie nicht leere Zellen in Sales zählen und erhalten schnell eine Zeilenanzahl pro Gruppe.

Verwenden Sie AVG für den Mittelwert jeder Gruppe. Hier ermitteln wir die durchschnittliche Dealgröße pro Region.

Sie können sogar mehrere Aggregatfunktionen kombinieren: Wählen Sie in derselben Abfrage sowohl SUM(D) als auch AVG(D) aus, um Summe und Durchschnitt nebeneinander anzuzeigen.

Ein häufiger Fehler: Jede Spalte in SELECT, die nicht in eine Aggregatfunktion eingeschlossen ist, muss in GROUP BY vorkommen.

SELECT A, B, SUM(D) GROUP BY A schlägt fehl, weil B weder aggregiert noch gruppiert wird. Gruppieren Sie entweder nach beiden Spalten oder entfernen Sie B aus der Auswahlliste.

Kombinieren Sie die Klauseln, um Ihre Zusammenfassung zu sortieren. Sortieren Sie nach dem Gruppieren nach dem Aggregat, damit die größte Gruppe oben steht.

So werden alle Regionen mit ihrem Gesamtumsatz vom höchsten zum niedrigsten aufgelistet – eine fertige Rangliste.

Gruppierte Spalten erhalten unschöne Überschriften wie sum Sales. Fügen Sie eine LABEL-Klausel hinzu, um sie für einen professionellen Bericht umzubenennen.

Damit wird die Spalte mit der Summe in Total Sales umbenannt. Der Beschriftungstext verwendet wie Filterwerte einfache Anführungszeichen.

Prüfen Sie, wie sicher Sie mit dem Sortieren und Gruppieren sind.

Sie können QUERY-Ergebnisse jetzt gezielt gestalten:

• ORDER BY col [ASC|DESC] sortiert; zusätzliche Spalten lösen Gleichstände auf
• GROUP BY mit SUM, COUNT oder AVG erstellt Zusammenfassungen pro Kategorie
• Nicht aggregierte ausgewählte Spalten müssen in GROUP BY enthalten sein
• LABEL benennt Aggregatüberschriften um

Eine einzige Formel erzeugt jetzt einen sortierten, gruppierten und beschrifteten Bericht.