Contar registros con DCOUNT

DCOUNT cuenta cuántos registros de una tabla coinciden con su rango de criterios, pero con una particularidad: solo cuenta las filas en las que el campo elegido contiene un número.

Es la función de base de datos equivalente a COUNT. Si necesita contar filas según campos de texto o vacíos, debe usar DCOUNTA, que conocerá dentro de poco.

DCOUNT usa los mismos tres argumentos que todas las funciones D:

DCOUNT(database, field, criteria)

• database: la tabla completa con encabezados.
• field: la columna cuyos valores numéricos se comprueban.
• criteria: el bloque de reglas de coincidencia.

Devuelve cuántas filas coincidentes contienen un número en ese campo.

Con los datos de ventas de A1:C13, cuyos encabezados son Region, Rep y Amount, coloque Region en E1 y East en E2.

La fórmula cuenta las filas de East que tienen un valor numérico en Amount. Si hay cuatro pedidos de East y todos tienen un importe, el resultado es 4. Cambie el campo por una columna no numérica y el recuento se comportará de otra manera, como verá a continuación.

DCOUNT solo cuenta las celdas que contienen números en la columna del campo. Si lo aplica a la columna Rep, que contiene nombres, devuelve 0 incluso cuando hay filas que coinciden con los criterios, porque los nombres no son números.

Por eso, al contar con DCOUNT, elija un campo numérico como Amount. Los criterios siguen filtrando las filas; el campo solo determina qué se puede contabilizar.

¿Qué ocurre si desea contar todas las filas coincidentes, independientemente de qué campos sean numéricos? A menudo puede omitir el campo pasando un par de comillas vacío o un encabezado que siempre contenga datos.

Una práctica fiable consiste en hacer que DCOUNT use una columna que sepa que siempre está llena de números, como un identificador o Amount. De ese modo, el recuento equivale al número de registros coincidentes.

DCOUNTA cuenta las filas coincidentes cuyo campo no está vacío; tanto los números como el texto cuentan. Úselo cuando el campo sea de texto, como Rep.

Para contar cuántas filas de East tienen registrado un vendedor, coloque Region/East en los criterios y use el campo Rep. DCOUNT devolvería 0 en este caso; DCOUNTA cuenta correctamente los nombres no vacíos.

Combine DCOUNT con un criterio numérico para responder a la pregunta «¿cuántos pedidos grandes hay?». Coloque Amount en E1 y >1000 en E2.

Ahora la fórmula cuenta todas las filas cuyo Amount supera 1000. Como el campo y la columna de criterios son ambos Amount, el recuento equivale al número de pedidos grandes.

Cuente los pedidos de East superiores a 1000 mediante un rango de criterios de dos columnas: coloque los encabezados Region y Amount en E1:F1 y, después, East y >1000 en E2:F2.

Las condiciones de una misma fila equivalen a AND, por lo que DCOUNT cuenta las filas que son de East y superan 1000. El campo sigue siendo Amount, de modo que cada fila que cumple los criterios suma uno al recuento.

Para contar los pedidos de East o West, coloque los valores en filas distintas: Region en E1, East en E2 y West en E3.

Las filas distintas equivalen a OR, por lo que DCOUNT cuenta cualquier fila que coincida con una de las dos regiones. Amplíe el argumento criteria a E1:E3 para incluir ambas filas de condiciones.

Al igual que DSUM, DCOUNT sustituye los criterios incluidos directamente en la fórmula por un rango de criterios basado en celdas:

• COUNTIFS es concisa para condiciones fijas y sencillas.
• DCOUNT permite que los usuarios cambien los filtros editando celdas y expresa la lógica OR mediante filas adicionales, en lugar de fórmulas apiladas.

Recuerde que DCOUNT necesita un campo numérico; el equivalente con COUNTIFS que aparece a continuación cuenta directamente las filas coincidentes.

DCOUNT y DSUM forman un gran equipo en un panel. Use el mismo rango de criterios para ambas: DSUM proporciona el total y DCOUNT indica cuántos registros lo componen.

Juntas permiten mostrar un promedio sin DAVERAGE o simplemente informar de que «East tuvo 4 pedidos por un total de 2500». Como ambas leen las mismas celdas de criterios, al cambiar un filtro se actualizan el recuento y el total de forma sincronizada.

DCOUNT cuenta los registros coincidentes cuyo campo es numérico:

• Sintaxis: DCOUNT(database, field, criteria).
• Solo cuenta números en el campo; use DCOUNTA para texto o cualquier valor no vacío.
• Los criterios en la misma fila equivalen a AND; las filas distintas equivalen a OR.
• Apunte el campo a una columna que siempre contenga números para contar todas las filas coincidentes.

A continuación, calculará el promedio de los registros coincidentes con DAVERAGE y obtendrá valores individuales con DGET.