Sumar registros con DSUM

DSUM suma los números de una columna de una tabla, pero solo en las filas que coinciden con un rango de criterios. Piense en ella como una SUMIFS que lee las condiciones de un bloque de celdas en lugar de recibirlas dentro de la fórmula.

Resulta especialmente útil cuando hay muchas condiciones o cuando quiere que los usuarios cambien los filtros editando celdas en lugar de reescribir fórmulas.

El patrón es:

DSUM(database, field, criteria)

• base de datos: la tabla completa, incluidos los encabezados; por ejemplo, A1:C13.
• campo: la columna que se sumará, indicada mediante un nombre de encabezado entre comillas, como "Amount", o mediante un número de columna.
• criterios: el rango de criterios que ha creado anteriormente.

Imagine que tiene datos de ventas en A1:C13, con los encabezados Region, Rep y Amount. En E1, escriba Region y, en E2, escriba East.

La fórmula siguiente totaliza la columna Amount para cada fila de East. Si las filas de East tienen los valores 1200, 800 y 500, el resultado es 2500. Cambie E2 a West y el total se recalculará al instante; no tendrá que editar la fórmula.

El argumento campo determina qué columna se sumará. Hay dos formas de escribirlo:

• Por nombre: "Amount"; es claro y no se ve afectado si se reordenan las columnas.
• Por posición: 3; la tercera columna del rango de la base de datos.

Usar el nombre del encabezado suele ser más seguro, porque insertar una columna no lo hará fallar. Solo debe escribirlo exactamente igual que en el encabezado de la tabla.

Puede totalizar según una regla numérica. Escriba Amount en E1 y >1000 en E2. Ahora DSUM solo suma los importes superiores a 1000.

Esto resulta útil para preguntas como «¿cuál es el total de todos los pedidos grandes?». La comparación se encuentra en una celda, por lo que un responsable puede ajustar el umbral sin modificar la fórmula.

Para totalizar los pedidos de East superiores a 1000, cree un rango de criterios de dos columnas. Escriba los encabezados Region y Amount en E1:F1 y, después, East y >1000 en E2:F2.

Como ambas condiciones están en la misma fila, se combinan con AND. DSUM suma Amount únicamente en las filas que corresponden a East y superan 1000.

Para totalizar East y West, coloque los valores en filas separadas. Escriba Region en E1, East en E2 y West en E3.

Las filas separadas significan OR, por lo que DSUM suma Amount en cualquier fila que corresponda a East o West. Recuerde ampliar el argumento criteria a E1:E3 para que incluya ambas filas de condiciones.

Ambas funciones pueden sumar con condiciones, pero se diferencian en lo siguiente:

• SUMIFS mantiene los criterios dentro de la fórmula; es ideal para totales puntuales.
• DSUM lee los criterios de las celdas; es ideal para paneles en los que los usuarios ajustan filtros o para una lógica AND/OR compleja que SUMIFS gestiona con dificultad.

Si se encuentra anidando muchas funciones SUMIFS para implementar una lógica OR, DSUM con un rango de criterios de varias filas suele ser una opción más clara.

El argumento database debe incluir la fila de encabezados. Si pasa solo las filas de datos (A2:C13) sin encabezados, DSUM no puede asociar el nombre del campo con una columna y devuelve un error.

Mantenga también el rango ajustado a los datos reales. Incluir filas vacías adicionales debajo no suele ser un problema para las sumas, pero puede confundir a otras funciones D, así que es una buena práctica en cualquier caso.

Si ninguna fila coincide con los criterios, DSUM simplemente devuelve 0; no genera un error. Normalmente esto está bien, pero un cero puede parecer un total real.

Combínelo con DCOUNT para saber si realmente coincidió algún registro, o envuelva el resultado en una comprobación para que un cero por ausencia de coincidencias se distinga de un total igual a cero.

La verdadera ventaja de DSUM es la interactividad. Coloque una lista desplegable en la celda de valor de los criterios E2 con cada región y, después, haga que DSUM use E1:E2.

Ahora una sola celda controla el total: seleccione East y se mostrarán las ventas de East; seleccione North y cambiará a las de North. Puede colocar varias celdas con DSUM, una por métrica, todas leyendo la misma lista desplegable, y convertir una tabla plana en un panel de resumen dinámico sin modificar ninguna fórmula.

Ha escrito =DSUM(A1:C13, "Amount", E1:E2), con Region en E1 y East en E2. ¿Qué devuelve?

DSUM suma una columna para las filas que coinciden con un rango de criterios:

• Sintaxis: DSUM(database, field, criteria).
• Incluya la fila de encabezados en el argumento database.
• El campo puede ser un nombre de encabezado entre comillas o un número de columna.
• Los criterios en la misma fila equivalen a AND; los criterios en filas distintas equivalen a OR.
• Si no hay coincidencias, devuelve 0, no un error.

A continuación, contará los registros coincidentes con DCOUNT.