Promediar y extraer con DAVERAGE y DGET

En esta lección se presentan las dos últimas funciones de base de datos:

• DAVERAGE: el promedio de un campo numérico para los registros coincidentes.
• DGET: obtiene un valor individual de la única fila que coincide con sus criterios.

Ambas reutilizan el patrón (database, field, criteria) que ya conoce, así que principalmente aprenderá qué devuelven, no una sintaxis nueva.

DAVERAGE(database, field, criteria) calcula la media de la columna del campo para las filas que coinciden con el rango de criterios.

• database: la tabla completa con encabezados.
• field: una columna numérica cuyo promedio se calculará.
• criteria: el bloque de reglas de coincidencia.

Es similar a AVERAGEIFS, pero lee las condiciones de las celdas.

Con los datos de ventas de A1:C13, cuyos encabezados son Region, Rep y Amount, coloque Region en E1 y East en E2.

La fórmula devuelve el promedio de Amount para las filas de East. Si los pedidos de East son 1200, 800 y 1000, el promedio es 1000. Cambie E2 a West y el promedio se actualizará automáticamente.

DAVERAGE acepta todas las opciones de criterios. Para calcular el promedio solo de los pedidos grandes de East, cree un rango de criterios de dos columnas: los encabezados Region y Amount, seguidos de East y >1000 debajo de ellos.

Las condiciones de una misma fila equivalen a AND, por lo que la función calcula el promedio de los importes de las filas de East superiores a 1000. Los campos vacíos se ignoran; solo los valores numéricos se incluyen en el promedio.

A diferencia de DSUM, que devuelve 0, DAVERAGE devuelve un error #DIV/0! cuando ninguna fila coincide, porque no se puede calcular el promedio de cero valores.

Evítelo comprobando primero el recuento o envolviendo la función en IFERROR para mostrar un mensaje claro en lugar de un código de error.

DGET es diferente: devuelve un único valor del campo de la única fila que coincide con sus criterios.

Úselo como una función de búsqueda. Si tiene una clave única, por ejemplo, un Order ID, DGET obtiene un campo de ese registro exacto. Su ventaja y su riesgo provienen de que exige exactamente una coincidencia.

Suponga que su tabla tiene vendedores únicos y desea obtener el Amount del vendedor «Sara». Coloque Rep en E1 y Sara en E2.

DGET encuentra la única fila de Sara y devuelve su Amount. Como puede coincidir con varias columnas de criterios a la vez, DGET gestiona búsquedas con varias claves que un VLOOKUP sencillo no puede realizar.

DGET exige que coincida exactamente una fila:

• Si no coincide ninguna fila, devuelve #VALUE!.
• Si coincide más de una fila, devuelve #NUM!.

Estos errores son realmente útiles: le avisan de que falta la clave o de que no es única. Ajuste los criterios hasta que cumpla los requisitos exactamente un registro.

Para garantizar una única coincidencia, añada más condiciones. ¿Desea obtener el Amount de Sara en la región East? Use un rango de criterios de dos columnas: los encabezados Rep y Region, seguidos de Sara y East debajo.

La lógica AND reduce los resultados a una fila y DGET devuelve su Amount. Así es como DGET funciona como una función de búsqueda limpia con varias claves.

Como DGET produce un error cuando no hay coincidencias o hay varias, puede envolverlo para ofrecer una experiencia más fluida. IFERROR convierte cualquiera de esos errores en un mensaje legible.

Si desea señalar un duplicado de forma distinta a una ausencia, puede comprobar primero el recuento con DCOUNTA y elegir el mensaje correspondiente.

Esta es una guía rápida para elegir la herramienta adecuada:

• ¿Necesita el total de las filas coincidentes? Use DSUM.
• ¿Necesita el recuento de las filas coincidentes? Use DCOUNT o DCOUNTA.
• ¿Necesita el promedio de las filas coincidentes? Use DAVERAGE.
• ¿Necesita un valor de una única fila coincidente? Use DGET.

Las cuatro comparten un rango de criterios, de modo que puede crear un informe que sume, cuente, calcule promedios y realice búsquedas, todo controlado por el mismo conjunto de celdas de condiciones.

Los criterios de DGET coinciden con tres filas de la tabla. ¿Qué devuelve DGET?

Ha terminado la familia de funciones D:

• DAVERAGE calcula el promedio de un campo numérico para las filas coincidentes; si no hay coincidencias, devuelve #DIV/0!.
• DGET devuelve un valor de una única fila coincidente; si no hay coincidencias, devuelve #VALUE!, y si hay varias coincidencias, devuelve #NUM!.
• Ambas comparten el patrón (database, field, criteria) y las reglas de AND/OR de los rangos de criterios.
• Envuélvalas en IFERROR para obtener resultados claros y profesionales.

Junto con DSUM y DCOUNT, ahora puede ejecutar informes completos basados en criterios directamente desde una tabla estructurada.