Asignación de nombres a constantes y fórmulas

Hasta ahora, un nombre apuntaba a un bloque de celdas. Sin embargo, un nombre también puede almacenar un valor fijo o incluso una fórmula completa, sin necesidad de celdas.

Esto le permite mantener las constantes importantes en un solo lugar y asignar una etiqueta breve y significativa a cálculos complejos.

• TaxRate podría ser igual al número 0.18.
• GrandTotal podría ser igual a una fórmula SUM que reutilice en todo el libro.

Para almacenar un valor con un nombre en Excel, abra el Administrador de nombres en la pestaña Fórmulas y haga clic en Nuevo.

• Escriba un nombre como TaxRate.
• En el cuadro Se refiere a, introduzca =0.18.
• Haga clic en Aceptar.

Observe que debe escribir el valor con un signo igual inicial. Ahora TaxRate se comporta como una celda que contiene 0.18, pero se almacena en las definiciones del libro en lugar de en una celda visible.

Los rangos con nombre de Google Sheets siempre apuntan a celdas, por lo que el enfoque más sencillo consiste en poner el valor en una celda y asignar un nombre a esa celda.

• Escriba 0.18 en una celda libre, por ejemplo Z1.
• Seleccione Z1 y abra Datos > Rangos con nombre.
• Asígnele el nombre TaxRate.

El resultado es prácticamente el mismo: =Price*TaxRate funciona en cualquier lugar y puede actualizar la tasa editando una sola celda.

Una vez definida TaxRate, las fórmulas se explican por sí solas. Para añadir un impuesto del 18 % a un precio situado en A2:

=A2*(1+TaxRate)

La gran ventaja se hace evidente cuando cambia la tasa. Actualice TaxRate en un solo lugar y todas las fórmulas del libro se recalcularán al instante.

• No tendrá que buscar valores 0.18 escritos directamente.
• No correrá el riesgo de omitir uno y crear cifras incoherentes.

Escribir directamente un valor como 0.18 en docenas de fórmulas crea un problema de mantenimiento.

• Si la tasa cambia al 20 %, deberá buscar y editar todas las fórmulas.
• Si omite una, los totales dejarán de coincidir sin que sea evidente.
• Los lectores no podrán saber si 0.18 es una tasa impositiva, un descuento o un error tipográfico.

Una constante con nombre como TaxRate resuelve los tres problemas: una única fuente de verdad claramente identificada.

Un nombre también puede contener una fórmula completa. En el Administrador de nombres de Excel, cree un nombre como SalesTotal y establezca Se refiere a en:

=SUM(Sheet1!$B$2:$B$13)

Ahora, al escribir =SalesTotal en cualquier celda, se devuelve esa suma. Ha encapsulado un cálculo en una sola etiqueta fácil de leer.

Use referencias absolutas (los signos de dólar) para que la fórmula con nombre siempre apunte a las mismas celdas.

Suponga que calcula con frecuencia el margen de beneficio. Defina dos fórmulas con nombre:

• TotalRevenue → =SUM(Revenue)
• TotalCost → =SUM(Costs)

Entonces, la fórmula del margen se lee de forma clara:

=(TotalRevenue-TotalCost)/TotalRevenue

Cada fórmula con nombre encapsula su propia lógica, por lo que el cálculo final se centra en el significado empresarial en lugar de en las operaciones con celdas.

Un recurso avanzado: si deja las referencias relativas en una fórmula con nombre, el nombre se comporta de forma distinta según dónde lo utilice.

Por ejemplo, un nombre PrevRow definido mientras la celda A2 está activa como =A1 siempre hará referencia a la celda situada directamente encima, sin importar dónde escriba =PrevRow.

• Es útil para repetir patrones a lo largo de una columna.
• Es difícil de depurar; úselo solo cuando comprenda la regla de la celda activa.

A medida que crece el libro, una lista de constantes con nombre se convierte en un panel de configuración ordenado. Algunos valores que conviene nombrar son:

• TaxRate, DiscountRate, ShippingFee
• CompanyName como constante de texto, por ejemplo ="Acme Inc"
• StartDate para almacenar una fecha fija

Agruparlas en el Administrador de nombres le proporciona un único panel para todos los supuestos de su modelo.

Para cambiar una constante con nombre en Excel, abra el Administrador de nombres, seleccione el nombre y edite el cuadro Se refiere a. Pulse Intro y todas las fórmulas dependientes se recalcularán.

En Sheets, simplemente edite la celda subyacente a la que asignó el nombre.

• Una sola edición se propaga por todo el libro.
• Este es el beneficio fundamental: una única fuente de verdad.

Cambie siempre la definición en lugar de distribuir nuevos números directamente en las fórmulas.

Conviene distinguir claramente las dos ideas:

• Una constante con nombre hace referencia a un valor fijo, como =0.18 o ="Acme Inc". Nunca cambia a menos que edite la definición.
• Una fórmula con nombre hace referencia a un cálculo, como =SUM(Revenue). Se recalcula cada vez que cambian sus datos de entrada.

Ambas se crean de la misma forma en el Administrador de nombres; la diferencia está simplemente en lo que introduzca en el cuadro Se refiere a.

Ha definido un nombre TaxRate que hace referencia a =0.18. ¿Cuál es la principal ventaja frente a escribir 0.18 en cada fórmula?

Ha aprendido que los nombres pueden almacenar más que rangos:

• Una constante con nombre como TaxRate=0.18 centraliza un supuesto.
• Una fórmula con nombre como SalesTotal=SUM($B$2:$B$13) encapsula un cálculo en una etiqueta.
• Actualice la definición una sola vez y todas las fórmulas dependientes se actualizarán.
• Use referencias absolutas en las fórmulas con nombre para que permanezcan ancladas.

A continuación, controlará lo que los usuarios pueden escribir mediante la validación de datos.