การตั้งชื่อค่าคงที่และสูตร

จนถึงตอนนี้ ชื่อจะชี้ไปยังกลุ่มเซลล์ แต่ชื่อยังสามารถเก็บค่าคงที่หรือแม้แต่สูตรทั้งสูตรได้ โดยไม่จำเป็นต้องมีเซลล์

วิธีนี้ช่วยให้คุณเก็บค่าคงที่สำคัญไว้ในที่เดียว และกำหนดป้ายกำกับสั้น ๆ ที่มีความหมายให้กับการคำนวณที่ซับซ้อนได้

• TaxRate อาจมีค่าเท่ากับตัวเลข 0.18
• GrandTotal อาจมีค่าเท่ากับสูตร SUM ที่คุณนำกลับมาใช้ซ้ำได้ทุกที่

หากต้องการเก็บค่าไว้ภายใต้ชื่อในเอ็กเซล ให้เปิดตัวจัดการชื่อจากแท็บสูตร แล้วคลิกใหม่

• พิมพ์ชื่อ เช่น TaxRate
• ในช่องอ้างอิงไปยัง ให้ป้อน =0.18
• คลิก OK

โปรดสังเกตว่าคุณต้องพิมพ์ค่าโดยมีเครื่องหมายเท่ากับนำหน้า ตอนนี้ TaxRate จะทำงานเหมือนเซลล์ที่มีค่า 0.18 แต่ค่าดังกล่าวจะอยู่ในคำจำกัดความของสมุดงานแทนที่จะอยู่ในเซลล์ที่มองเห็นได้

ช่วงที่มีชื่อในกูเกิล ชีตจะชี้ไปยังเซลล์เสมอ ดังนั้นวิธีที่ง่ายที่สุดคือใส่ค่าไว้ในเซลล์ แล้วตั้งชื่อให้เซลล์นั้น

• พิมพ์ 0.18 ในเซลล์ว่าง เช่น Z1
• เลือก Z1 แล้วเปิด ข้อมูล > ช่วงที่มีชื่อ
• ตั้งชื่อว่า TaxRate

ผลลัพธ์ให้ความรู้สึกเหมือนกัน: =Price*TaxRate ใช้งานได้ทุกที่ และคุณสามารถอัปเดตอัตราได้ด้วยการแก้ไขเซลล์เดียว

เมื่อกำหนด TaxRate แล้ว สูตรจะอธิบายตัวเองได้ หากต้องการบวกภาษี 18% ให้กับราคาใน A2:

=A2*(1+TaxRate)

ประโยชน์สำคัญจะเห็นได้เมื่ออัตราเปลี่ยนแปลง เพียงอัปเดต TaxRate ในจุดเดียว สูตรทั้งหมดทั่วทั้งสมุดงานจะคำนวณใหม่ทันที

• ไม่ต้องค้นหาค่า 0.18 ที่ฝังไว้ในสูตร
• ไม่มีความเสี่ยงที่จะพลาดบางจุดจนทำให้ตัวเลขไม่สอดคล้องกัน

การฝังค่าอย่าง 0.18 ไว้โดยตรงในสูตรหลายสิบสูตรจะสร้างภาระในการบำรุงรักษา

• หากอัตราเปลี่ยนเป็น 20% คุณต้องค้นหาและแก้ไขทุกสูตร
• หากพลาดไปหนึ่งสูตร ยอดรวมจะไม่ตรงกันโดยไม่รู้ตัว
• ผู้อ่านจะไม่ทราบว่า 0.18 คืออัตราภาษี ส่วนลด หรือการพิมพ์ผิด

ค่าคงที่ที่มีชื่อ เช่น TaxRate แก้ปัญหาทั้งสามอย่างได้ เพราะมีแหล่งข้อมูลอ้างอิงเดียวที่ถูกต้องและมีป้ายกำกับชัดเจน

ชื่อยังสามารถเก็บสูตรทั้งสูตรได้ ในตัวจัดการชื่อของเอ็กเซล ให้สร้างชื่ออย่าง SalesTotal โดยตั้งค่าอ้างอิงไปยังเป็น:

=SUM(Sheet1!$B$2:$B$13)

ตอนนี้เมื่อพิมพ์ =SalesTotal ในเซลล์ใด ๆ เซลล์นั้นจะคืนค่าผลรวมดังกล่าว คุณได้ห่อการคำนวณไว้ในป้ายกำกับเดียวที่อ่านเข้าใจง่าย

ใช้การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ (เครื่องหมายดอลลาร์) เพื่อให้สูตรที่มีชื่อชี้ไปยังเซลล์เดิมเสมอ

สมมติว่าคุณคำนวณอัตรากำไรอยู่เป็นประจำ ให้กำหนดสูตรที่มีชื่อสองสูตร:

• TotalRevenue → =SUM(Revenue)
• TotalCost → =SUM(Costs)

จากนั้นสูตรอัตรากำไรของคุณจะอ่านได้อย่างสวยงาม:

=(TotalRevenue-TotalCost)/TotalRevenue

สูตรที่มีชื่อแต่ละสูตรจะรวมตรรกะของตัวเองไว้ภายใน ทำให้การคำนวณขั้นสุดท้ายมุ่งเน้นที่ความหมายทางธุรกิจแทนการคำนวณจากเซลล์

เทคนิคขั้นสูงคือ หากคุณปล่อยให้การอ้างอิงเป็นแบบสัมพัทธ์ในสูตรที่มีชื่อ ชื่อนั้นจะทำงานแตกต่างกันไปตามตำแหน่งที่คุณนำไปใช้

ตัวอย่างเช่น ชื่อ PrevRow ที่กำหนดขณะที่เซลล์ A2 กำลังใช้งานอยู่ โดยมีค่าเป็น =A1 จะอ้างอิงเซลล์ที่อยู่ด้านบนโดยตรงเสมอ ไม่ว่าคุณจะพิมพ์ =PrevRow ที่ใด

• มีประโยชน์มากสำหรับรูปแบบที่ทำซ้ำลงมาตามคอลัมน์
• แก้ไขข้อผิดพลาดได้ยาก — ใช้เฉพาะเมื่อเข้าใจกฎของเซลล์ที่ใช้งานอยู่

เมื่อสมุดงานของคุณมีขนาดใหญ่ขึ้น รายการค่าคงที่ที่มีชื่อจะกลายเป็นแผงการตั้งค่าที่เป็นระเบียบ ตัวอย่างค่าที่เหมาะกับการตั้งชื่อ ได้แก่:

• TaxRate, DiscountRate, ShippingFee
• CompanyName เป็นค่าคงที่แบบข้อความ เช่น ="Acme Inc"
• StartDate ที่เก็บวันที่คงที่

การจัดกลุ่มค่าเหล่านี้ไว้ในตัวจัดการชื่อจะทำให้คุณมีแผงภาพรวมเดียวสำหรับสมมติฐานทั้งหมดในแบบจำลอง

หากต้องการเปลี่ยนค่าคงที่ที่มีชื่อในเอ็กเซล ให้เปิดตัวจัดการชื่อ เลือกชื่อ แล้วแก้ไขช่องอ้างอิงไปยัง กด Enter แล้วสูตรที่ขึ้นต่อกันทั้งหมดจะคำนวณใหม่

ในชีต เพียงแก้ไขเซลล์ต้นทางที่คุณตั้งชื่อไว้

• การแก้ไขเพียงครั้งเดียวจะส่งผลต่อทั้งสมุดงาน
• นี่คือประโยชน์หลัก: มีแหล่งข้อมูลอ้างอิงเดียวที่ถูกต้อง

เปลี่ยนคำจำกัดความเสมอ แทนที่จะกระจายตัวเลขใหม่ไปไว้ในสูตรต่าง ๆ

การแยกความคิดสองอย่างนี้ให้ชัดเจนจะช่วยได้:

• ค่าคงที่ที่มีชื่ออ้างอิงค่าคงที่ เช่น =0.18 หรือ ="Acme Inc" ค่านี้จะไม่เปลี่ยนแปลงเว้นแต่คุณจะแก้ไขคำจำกัดความ
• สูตรที่มีชื่ออ้างอิงการคำนวณ เช่น =SUM(Revenue) สูตรนี้จะคำนวณใหม่ทุกครั้งที่ค่าอินพุตเปลี่ยนแปลง

ทั้งสองอย่างสร้างด้วยวิธีเดียวกันในตัวจัดการชื่อ ความแตกต่างมีเพียงสิ่งที่คุณใส่ในช่องอ้างอิงไปยัง

คุณได้เรียนรู้ว่าชื่อสามารถเก็บสิ่งต่าง ๆ ได้มากกว่าช่วง:

• ค่าคงที่ที่มีชื่ออย่าง TaxRate=0.18 ช่วยรวมสมมติฐานไว้ที่เดียว
• สูตรที่มีชื่ออย่าง SalesTotal=SUM($B$2:$B$13) ห่อการคำนวณไว้ในป้ายกำกับ
• อัปเดตคำจำกัดความเพียงครั้งเดียว แล้วสูตรที่ขึ้นต่อกันทั้งหมดจะอัปเดต
• ใช้การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ในสูตรที่มีชื่อ เพื่อให้สูตรยังยึดอยู่กับตำแหน่งเดิม

ถัดไป คุณจะได้ควบคุมสิ่งที่ผู้ใช้สามารถพิมพ์ได้โดยใช้การตรวจสอบข้อมูล