Zliczanie rekordów za pomocą DCOUNT

DCOUNT zlicza rekordy w tabeli, które spełniają kryteria z zakresu kryteriów — ale z pewnym zastrzeżeniem: zlicza tylko te wiersze, w których wybrane pole zawiera liczbę.

Jest to odpowiednik funkcji COUNT działający na bazach danych. Jeśli trzeba zliczać wiersze na podstawie pól tekstowych lub pustych, należy użyć DCOUNTA, którą poznają Państwo za chwilę.

DCOUNT używa tych samych trzech argumentów co każda funkcja D:

DCOUNT(database, field, criteria)

• database — cała tabela wraz z nagłówkami.
• field — kolumna, w której sprawdzane są wartości liczbowe.
• criteria — blok reguł dopasowania.

Funkcja zwraca liczbę dopasowanych wierszy, w których dane pole zawiera liczbę.

W danych sprzedażowych znajdujących się w zakresie A1:C13, z nagłówkami Region, Rep i Amount, należy umieścić Region w E1, a East w E2.

Formuła zlicza wiersze dotyczące regionu East, w których kolumna Amount zawiera liczbę. Jeśli istnieją cztery zamówienia z regionu East i każde ma podaną kwotę, wynikiem będzie 4. Po zmianie pola na kolumnę nieliczbową zliczanie będzie działać inaczej, jak zobaczą Państwo za chwilę.

DCOUNT zlicza tylko komórki zawierające liczby w kolumnie wskazanej przez argument field. Jeśli wskażą Państwo kolumnę Rep, zawierającą nazwy, funkcja zwróci 0 nawet wtedy, gdy wiersze spełniają kryteria — ponieważ nazwy nie są liczbami.

Podczas zliczania za pomocą DCOUNT należy więc wybrać pole liczbowe, takie jak Amount. Kryteria nadal filtrują wiersze, a pole decyduje jedynie o tym, które wartości można zliczyć.

Co zrobić, jeśli trzeba zliczyć wszystkie dopasowane wiersze, niezależnie od tego, które pola są liczbowe? Często można pominąć pole, przekazując parę pustych cudzysłowów albo wskazując nagłówek kolumny, która zawsze zawiera dane.

Dobrym nawykiem jest wskazywanie w DCOUNT kolumny, o której wiadomo, że zawsze jest wypełniona liczbami, na przykład kolumny z identyfikatorem lub kwotą. Dzięki temu liczba będzie równa liczbie dopasowanych rekordów.

DCOUNTA zlicza dopasowane wiersze, w których pole jest niepuste — zliczane są zarówno liczby, jak i tekst. Tej funkcji należy użyć, gdy pole zawiera tekst, na przykład Rep.

Aby zliczyć, ile wierszy dotyczących regionu East zawiera nazwę przedstawiciela handlowego, należy umieścić Region/East w kryteriach i użyć pola Rep. DCOUNT zwróciłaby w tym przypadku 0, natomiast DCOUNTA poprawnie zliczy niepuste nazwy.

Połącz DCOUNT z kryterium liczbowym, aby odpowiedzieć na pytanie: „ile jest dużych zamówień?”. Umieść Amount w E1, a >1000 w E2.

Formuła zliczy teraz każdy wiersz, w którym wartość Amount przekracza 1000. Ponieważ pole i kolumna kryteriów wskazują Amount, wynik jest równy liczbie dużych zamówień.

Aby zliczyć zamówienia z regionu East o wartości przekraczającej 1000, należy użyć dwukolumnowego zakresu kryteriów: umieścić nagłówki Region i Amount w E1:F1, a następnie East i >1000 w E2:F2.

Warunki w tym samym wierszu oznaczają AND, więc DCOUNT zliczy wiersze dotyczące regionu East i opiewające na kwotę powyżej 1000. Pole pozostaje ustawione na Amount, dlatego każdy spełniający warunki wiersz zwiększa wynik o jeden.

Aby zliczyć zamówienia z regionu East lub West, należy umieścić wartości w osobnych wierszach: Region w E1, East w E2 i West w E3.

Osobne wiersze oznaczają OR, więc DCOUNT zliczy każdy wiersz pasujący do jednego z tych regionów. Argument criteria należy rozszerzyć do E1:E3, aby uwzględnić oba wiersze kryteriów.

Podobnie jak DSUM, DCOUNT zastępuje kryteria wpisywane bezpośrednio w formule zakresem kryteriów opartym na komórkach:

• COUNTIFS jest zwięzła w przypadku stałych, prostych warunków.
• DCOUNT pozwala użytkownikom zmieniać filtry przez edytowanie komórek oraz wyrażać logikę OR za pomocą dodatkowych wierszy zamiast wielu połączonych formuł.

Należy pamiętać, że DCOUNT wymaga pola liczbowego; poniższy odpowiednik COUNTIFS zlicza bezpośrednio dopasowane wiersze.

DCOUNT i DSUM świetnie sprawdzają się razem w panelu kontrolnym. Należy użyć tego samego zakresu kryteriów dla obu funkcji: DSUM poda sumę, a DCOUNT — liczbę składających się na nią rekordów.

Razem pozwalają wyświetlić średnią bez użycia DAVERAGE albo po prostu przedstawić informację: „East: 4 zamówienia o łącznej wartości 2500”. Ponieważ obie funkcje odczytują te same komórki kryteriów, zmiana jednego filtra aktualizuje liczbę i sumę jednocześnie.

Wskazują Państwo w DCOUNT kolumnę Rep, zawierającą nazwy przedstawicieli handlowych, a kryteria pasują do kilku wierszy. Co się stanie?

DCOUNT zlicza dopasowane rekordy, w których pole jest liczbowe:

• Składnia: DCOUNT(database, field, criteria).
• Funkcja zlicza tylko liczby w polu — do tekstu lub dowolnej niepustej wartości należy użyć DCOUNTA.
• Kryteria w tym samym wierszu oznaczają AND, a kryteria w osobnych wierszach — OR.
• Aby zliczyć każdy dopasowany wiersz, należy wskazać pole w kolumnie, która zawsze zawiera liczby.

Następnie obliczymy średnią dopasowanych rekordów za pomocą DAVERAGE i pobierzemy pojedyncze wartości za pomocą DGET.