นับระเบียนด้วย DCOUNT

DCOUNT นับจำนวนระเบียนในตารางที่ตรงตามช่วงเกณฑ์ แต่มีข้อแตกต่างคือ จะนับเฉพาะแถวที่ ฟิลด์ที่เลือกมีตัวเลข อยู่เท่านั้น

ฟังก์ชันนี้เป็นฟังก์ชันในกลุ่มฐานข้อมูลที่ทำหน้าที่คล้ายกับ COUNT หากต้องการนับแถวโดยใช้ฟิลด์ข้อความหรือฟิลด์ว่าง ให้ใช้ DCOUNTA แทน ซึ่งเราจะเรียนรู้ในอีกสักครู่

DCOUNT ใช้อาร์กิวเมนต์สามตัวเดียวกับฟังก์ชัน D ทุกตัว:

DCOUNT(database, field, criteria)

• ฐานข้อมูล - ตารางทั้งหมดพร้อมหัวตาราง
• ฟิลด์ - คอลัมน์ที่ตรวจสอบค่าตัวเลข
• เกณฑ์ - บล็อกกฎสำหรับจับคู่

ฟังก์ชันนี้จะคืนค่าจำนวนแถวที่ตรงตามเกณฑ์และมีตัวเลขอยู่ในฟิลด์นั้น

ใช้ข้อมูลการขายใน A1:C13 ซึ่งมีหัวตารางเป็น Region, Rep, Amount จากนั้นใส่ Region ใน E1 และ East ใน E2

สูตรนี้จะนับแถวของตะวันออกที่มีค่ายอดเงินเป็นตัวเลข หากมีคำสั่งซื้อในตะวันออกสี่รายการและทุกรายการมีจำนวนเงิน ผลลัพธ์จะเป็น 4 หากเปลี่ยนฟิลด์เป็นคอลัมน์ที่ไม่ใช่ตัวเลข การนับจะทำงานแตกต่างออกไป ดังที่เราจะเห็นต่อไป

DCOUNT จะนับเฉพาะเซลล์ที่มี ตัวเลข อยู่ในคอลัมน์ฟิลด์ หากกำหนดให้ใช้คอลัมน์ Rep ซึ่งเก็บชื่อบุคคล ฟังก์ชันจะคืนค่า 0 แม้จะมีแถวที่ตรงตามเกณฑ์ เพราะชื่อไม่ใช่ตัวเลข

ดังนั้น เมื่อนับด้วย DCOUNT ให้เลือกฟิลด์ที่เป็นตัวเลข เช่น ฟิลด์ยอดเงิน เกณฑ์ยังคงทำหน้าที่กรองแถว ส่วนฟิลด์จะเป็นตัวกำหนดว่าอะไรสามารถนำมานับได้

หากต้องการนับ ทุก แถวที่ตรงตามเกณฑ์โดยไม่คำนึงว่าฟิลด์ใดเป็นตัวเลข คุณอาจละฟิลด์ได้โดยส่งเครื่องหมายอัญประกาศว่างคู่หนึ่ง หรือใช้หัวตารางที่มีข้อมูลอยู่เสมอ

แนวปฏิบัติที่เชื่อถือได้คือ กำหนดให้ DCOUNT ใช้คอลัมน์ที่ทราบแน่ชัดว่ามีตัวเลขอยู่เสมอ เช่น ID หรือฟิลด์ยอดเงิน วิธีนี้จะทำให้จำนวนที่นับเท่ากับจำนวนระเบียนที่ตรงตามเกณฑ์

DCOUNTA นับแถวที่ตรงตามเกณฑ์และฟิลด์ ไม่ว่าง โดยนับทั้งตัวเลขและข้อความ ใช้ฟังก์ชันนี้เมื่อฟิลด์เป็นข้อความ เช่น Rep

หากต้องการนับว่าแถวของตะวันออกมีการบันทึกชื่อพนักงานขายไว้กี่แถว ให้ใส่ Region/East ในเกณฑ์และใช้ฟิลด์ Rep ในกรณีนี้ DCOUNT จะคืนค่า 0 ส่วน DCOUNTA จะนับชื่อที่ไม่ว่างได้อย่างถูกต้อง

ใช้ DCOUNT ร่วมกับเกณฑ์ตัวเลขเพื่อตอบคำถามว่า “มีคำสั่งซื้อยอดสูงกี่รายการ” ให้ใส่ Amount ใน E1 และ >1000 ใน E2

สูตรนี้จะนับทุกแถวที่มียอดเงินมากกว่า 1000 เนื่องจากฟิลด์และคอลัมน์เกณฑ์ต่างก็เป็นคอลัมน์ยอดเงิน จำนวนที่นับจึงเท่ากับจำนวนคำสั่งซื้อยอดสูง

ให้นับคำสั่งซื้อของตะวันออกที่มียอดเกิน 1000 โดยใช้ช่วงเกณฑ์สองคอลัมน์ ใส่หัวตาราง Region และ Amount ใน E1:F1 จากนั้นใส่ East และ >1000 ใน E2:F2

เงื่อนไขในแถวเดียวกันหมายถึง AND ดังนั้น DCOUNT จะนับแถวที่อยู่ในตะวันออกและมียอดมากกว่า 1000 ฟิลด์ยังคงเป็น Amount เพื่อให้แต่ละแถวที่ผ่านเกณฑ์เพิ่มจำนวนขึ้นหนึ่ง

หากต้องการนับคำสั่งซื้อของตะวันออกหรือ ตะวันตก ให้ใส่ค่าไว้คนละแถว ได้แก่ Region ใน E1 East ใน E2 และ West ใน E3

แถวคนละแถวหมายถึง OR ดังนั้น DCOUNT จะนับทุกแถวที่ตรงกับภูมิภาคใดภูมิภาคหนึ่ง ให้ขยายอาร์กิวเมนต์เกณฑ์เป็น E1:E3 เพื่อรวมแถวเงื่อนไขทั้งสองแถว

เช่นเดียวกับ DSUM, DCOUNT เปลี่ยนจากการระบุเกณฑ์ในสูตรโดยตรงมาเป็นการใช้ช่วงเกณฑ์ที่อ้างอิงเซลล์:

• COUNTIFS กระชับและเหมาะกับเงื่อนไขคงที่ที่เรียบง่าย
• DCOUNT ช่วยให้ผู้ใช้เปลี่ยนตัวกรองโดยแก้ไขเซลล์ และแสดงตรรกะ OR ด้วยแถวเพิ่มเติมแทนการซ้อนสูตรหลายสูตร

โปรดจำไว้ว่า DCOUNT ต้องใช้ฟิลด์ตัวเลข ส่วนสูตรที่เทียบเท่ากับ COUNTIFS ด้านล่างจะนับแถวที่ตรงตามเกณฑ์โดยตรง

DCOUNT และ DSUM ทำงานร่วมกันได้ดีบนแดชบอร์ด ให้ใช้ช่วงเกณฑ์เดียวกันกับทั้งสองฟังก์ชัน โดย DSUM จะให้ผลรวม และ DCOUNT จะให้จำนวนระเบียนที่ประกอบกันเป็นผลรวมนั้น

เมื่อใช้ร่วมกัน คุณสามารถแสดงค่าเฉลี่ยได้โดยไม่ต้องใช้ DAVERAGE หรือรายงานง่าย ๆ ว่า “ตะวันออกมีคำสั่งซื้อ 4 รายการ รวมเป็นเงิน 2500” เนื่องจากทั้งสองฟังก์ชันอ่านเซลล์เกณฑ์ชุดเดียวกัน การเปลี่ยนตัวกรองหนึ่งรายการจึงอัปเดตทั้งจำนวนและผลรวมให้สอดคล้องกัน

คุณกำหนดให้ DCOUNT ใช้คอลัมน์ Rep ซึ่งเก็บชื่อพนักงานขาย และใช้เกณฑ์ที่ตรงกับหลายแถว จะเกิดอะไรขึ้น

DCOUNT นับระเบียนที่ตรงตามเกณฑ์และมีฟิลด์เป็นตัวเลข:

• ไวยากรณ์: DCOUNT(database, field, criteria)
• ฟังก์ชันนี้นับเฉพาะ ตัวเลข ในฟิลด์ ให้ใช้ DCOUNTA สำหรับข้อความหรือค่าใด ๆ ที่ไม่ว่าง
• เกณฑ์ในแถวเดียวกัน = AND ส่วนเกณฑ์คนละแถว = OR
• กำหนดฟิลด์ให้ชี้ไปยังคอลัมน์ที่มีตัวเลขอยู่เสมอ เพื่อให้นับทุกแถวที่ตรงตามเกณฑ์

ถัดไป เราจะหาค่าเฉลี่ยของระเบียนที่ตรงตามเกณฑ์ด้วย DAVERAGE และดึงค่าเดียวด้วย DGET