SUMIF ile Ölçüte Göre Toplama

Normal bir SUM, bir aralıktaki her sayıyı toplar. Ancak çoğu zaman bunların yalnızca bir kısmını toplamak istersiniz. A sütununda bölgenin, B sütununda ise tutarın bulunduğu bir satış sayfası düşünün. Tüm satışların toplamını değil, yalnızca Doğu bölgesinin toplamını istiyorsunuz.

Bu, koşullu bir toplamadır ve bunun için oluşturulan işlev SUMIF'tir. Yalnızca eşleşen bir koşul karşılandığında sayıları toplar, geri kalanları otomatik olarak atlar.

SUMIF sırayla üç bölüm alır:

• aralık koşulunuza göre denetlenecek hücreler
• ölçüt aranacak koşul
• toplam_aralığı gerçekte toplanacak hücreler

Yani elektronik tablo aralık içinde arama yapar, ölçütü karşılayan satırları bulur ve toplam_aralığındaki eşleşen hücreleri toplar.

Bölge adlarının A2:A10 aralığında, satış tutarlarının ise B2:B10 aralığında olduğunu varsayalım. Yalnızca Doğu satışlarını toplamak için A sütununda Doğu kelimesini arayın ve eşleşen tutarları B sütunundan toplayın.

Elektronik tablo her bölge hücresini denetler. Doğu değerini gördüğü her yerde o satırdaki tutarı alır ve birikimli toplama ekler. Diğer bölgeler göz ardı edilir.

Koşulunuz bir kelime olduğunda onu çift tırnak içine alın: "East". Tırnak işaretleri olmadan elektronik tablo East'i bir ad veya etiket sanır ve büyük olasılıkla sıfır sonucunu döndürür.

Eşleştirme büyük/küçük harfe duyarlı değildir; bu nedenle "east" ve "East" aynı satırlarla eşleşir. Yalnızca yazımın, araya karışmış boşluklar da dâhil olmak üzere, verilerle tam olarak eşleştiğinden emin olun.

Koşulu elle yazmak sorun değildir, ancak koşulu bir hücreye yerleştirmek daha düzenlidir. D1 hücresinde Doğu kelimesi varsa metni yazmak yerine D1'e başvurun.

Artık D1'deki bölgeyi değiştirebilirsiniz; toplamınız anında güncellenir. Bu, formülü yeniden kullanılabilir hâle getirir ve bir hücreyi raporunuz için basit bir denetim anahtarına dönüştürür.

Ölçütlerin metin olması gerekmez. Tam olarak 500'e eşit olan her tutarı toplamak için koşul olarak sayıyı kullanmanız yeterlidir.

Denetlenen sütun ile toplam sütunu aynı olduğunda üçüncü bağımsız değişkeni atlayabilirsiniz. Burada B sütunu hem denetlenir hem de toplanır; dolayısıyla yalnızca B değeri 500 olan satırlar toplama eklenir.

SUMIF, tam eşleşmelerden daha fazlasını yapabilir. Sayı aralıklarını toplamak için tırnakların içine bir karşılaştırma işleci yerleştirin:

• ">100" 100'den büyük
• "<=50" 50 veya daha az
• "<>0" sıfıra eşit değil

Bu formül, 100'den büyük her satışı toplar. İşleç ve sayı, tek bir tırnak çifti içinde yer alır.

Eşik bir hücredeyse, örneğin D1 hücresinde 100 bulunuyorsa ve bundan büyük tutarları istiyorsanız ne yapmalısınız? ">D1" yazamazsınız; çünkü bu ifade D1 düz metnine dönüşür. Bunun yerine işleci ve hücreyi bir ve işaretiyle birleştirin.

Ve işareti, ">" metnini D1'in içindeki değere ekleyerek ">100" ölçütünü anında oluşturur.

Aralık ve toplam aralığı aynı yüksekliğe sahip olmalı ve aynı satırda başlamalıdır. Bölge adları A2:A10 aralığındaysa tutarlar B3:B11'de değil, B2:B10 aralığında olmalıdır.

Hizaları bozulduğunda elektronik tablo yanlış bölgeyi yanlış tutarla eşleştirir ve toplamınız sessizce yanlış olur. Her iki aralığın da tam olarak aynı satırları kapsadığını her zaman iki kez kontrol edin.

A sütununda kategorilerin, B sütununda ise maliyetlerin bulunduğu bir gider sayfası düşünün. Seyahat, Gıda ve Ofis toplamlarını gösteren küçük bir özet tablosu oluşturmak istiyorsunuz.

Her kategori etiketini D2, D3 ve D4 hücrelerine yerleştirin, ardından etiket hücresine başvuran tek bir SUMIF yazın. Formülü aşağı doldurduğunuzda her satır kendi kategorisinin toplamını verir. Tek bir formül kalıbıyla üç ara toplamı anında elde edersiniz.

Son örnekte A:A ve B:B sütunların tamamının kullanıldığına dikkat edin. Satır eklenmeye devam ettiğinde bu kullanım pratiktir; çünkü aralığı hiçbir zaman genişletmeniz gerekmez.

Yalnızca başlık satırındaki metnin ölçütlerinizle yanlışlıkla eşleşmediğinden ve her iki sütunun hizalı olduğundan emin olun. Çok büyük sayfalarda A2:A1000 gibi dar bir aralık biraz daha hızlı hesaplanabilir.

Artık SUMIF ile sayıları koşullu olarak toplamayı biliyorsunuz. Önemli noktalar:

• Sıra aralık, ölçüt, toplam aralığı şeklindedir.
• Metin ölçütleri tırnak işareti gerektirir ve eşleştirme büyük/küçük harfi dikkate almaz.
• ">100" gibi işleçler tırnakların içinde yer alır; bir işleci hücreyle & kullanarak birleştirin.
• Aralık ile toplam aralığını aynı satırlarla hizalı tutun.

Sırada, eşleşen satırları COUNTIF ile sayacaksınız.