Somando por critérios com SUMIF

Um SUM comum adiciona todos os números de um intervalo. Mas muitas vezes você quer adicionar apenas alguns deles. Imagine uma planilha de vendas em que a coluna A contém a região e a coluna B contém o valor. Você não quer o total de todas as vendas; quer apenas o total da região Leste.

Isso é uma soma condicional, e a função criada para essa finalidade é SUMIF. Ela adiciona números somente quando uma condição correspondente é atendida, ignorando o restante automaticamente.

SUMIF recebe três partes, nesta ordem:

• intervalo as células a serem avaliadas em relação à sua condição
• critério a condição que deve ser localizada
• intervalo de soma as células que serão realmente somadas

Assim, a planilha percorre o intervalo, encontra as linhas que atendem ao critério e totaliza as células correspondentes do intervalo de soma.

Suponha que os nomes das regiões estejam em A2:A10 e os valores das vendas estejam em B2:B10. Para totalizar apenas as vendas do Leste, verifique se a coluna A contém a palavra Leste e some os valores correspondentes da coluna B.

A planilha verifica cada célula de região. Onde encontrar Leste, ela pega o valor daquela linha e o adiciona ao total acumulado. As outras regiões são ignoradas.

Quando sua condição é uma palavra, coloque-a entre aspas duplas: "East". Sem aspas, a planilha pensaria que Leste é um nome ou rótulo e provavelmente retornaria zero.

A correspondência não diferencia maiúsculas de minúsculas, portanto "east" e "East" correspondem às mesmas linhas. Apenas certifique-se de que a grafia corresponda exatamente aos dados, sem espaços extras.

Digitar a condição manualmente é aceitável, mas é mais organizado colocá-la em uma célula. Se D1 contiver a palavra Leste, faça referência a D1 em vez de escrever o texto.

Agora você pode alterar a região em D1, e seu total será atualizado instantaneamente. Isso torna a fórmula reutilizável e transforma uma célula em um simples controle para o seu relatório.

Os critérios não precisam ser texto. Para totalizar todos os valores exatamente iguais a 500, basta usar o número como condição.

Quando a coluna avaliada e a coluna somada são a mesma, você pode até omitir o terceiro argumento. Aqui, a coluna B é avaliada e somada, portanto apenas as linhas em que B é 500 são adicionadas.

SUMIF pode fazer mais do que correspondências exatas. Coloque um operador de comparação entre as aspas para somar intervalos de números:

• ">100" maior que 100
• "<=50" 50 ou menos
• "<>0" diferente de zero

Esta fórmula totaliza todas as vendas maiores que 100. O operador e o número ficam juntos dentro de um único par de aspas.

E se o limite estiver em uma célula, por exemplo, D1 contiver 100, e você quiser valores maiores que ele? Você não pode escrever ">D1", pois isso se tornaria o texto literal D1. Em vez disso, una o operador e a célula com um e comercial.

O e comercial cola o texto ">" ao valor dentro de D1, criando o critério ">100" dinamicamente.

O intervalo e o intervalo de soma devem ter a mesma altura e começar na mesma linha. Se os nomes das regiões estiverem em A2:A10, os valores deverão estar em B2:B10, não em B3:B11.

Quando estão desalinhados, a planilha associa a região errada ao valor errado, e seu total fica incorreto sem aviso. Sempre verifique cuidadosamente se os dois intervalos abrangem exatamente as mesmas linhas.

Imagine uma planilha de despesas com categorias na coluna A e custos na coluna B. Você quer uma pequena tabela de resumo que mostre o total de Viagem, Alimentação e Escritório.

Coloque cada rótulo de categoria nas células D2, D3 e D4, depois escreva uma fórmula SUMIF que faça referência à célula do rótulo. Preencha-a para baixo, e cada linha totalizará sua própria categoria. Um padrão de fórmula, três subtotais instantâneos.

Observe que o último exemplo usou A:A e B:B, que representam colunas inteiras. Isso é útil quando novas linhas continuam sendo adicionadas, pois você nunca precisa ampliar o intervalo.

Apenas certifique-se de que o texto da linha de cabeçalho não corresponda acidentalmente aos seus critérios e mantenha as duas colunas alinhadas. Em planilhas muito grandes, um intervalo restrito, como A2:A1000, pode ser calculado um pouco mais rapidamente.

Agora você sabe como adicionar números condicionalmente com SUMIF. Principais conclusões:

• A ordem é intervalo, critério, intervalo de soma.
• Os critérios de texto precisam de aspas, e a correspondência ignora maiúsculas e minúsculas.
• Operadores como ">100" ficam entre aspas; una um operador a uma célula com &.
• Mantenha o intervalo e o intervalo de soma alinhados nas mesmas linhas.

A seguir, você contará as linhas correspondentes com COUNTIF.