Suma por criterios con SUMIF

Un SUM normal suma todos los números de un rango. Sin embargo, a menudo solo quiere sumar algunos. Imagine una hoja de ventas en la que la columna A contiene la región y la columna B el importe. No quiere el total de todas las ventas, sino únicamente el total de la región East.

Esto es una suma condicional, y la función creada para ello es SUMIF. Suma los números solo cuando se cumple una condición coincidente y omite el resto automáticamente.

SUMIF acepta tres elementos en este orden:

• range las celdas que se comprobarán con la condición
• criteria la condición que se busca
• sum_range las celdas que realmente se sumarán

Por tanto, la hoja revisa range, encuentra las filas que cumplen criteria y suma las celdas correspondientes de sum_range.

Suponga que los nombres de las regiones están en A2:A10 y los importes de las ventas en B2:B10. Para obtener solo el total de las ventas de East, compruebe si la columna A contiene la palabra East y sume los importes correspondientes de la columna B.

La hoja comprueba cada celda de región. Cuando encuentra East, toma el importe de esa fila y lo añade al total acumulado. Las demás regiones se ignoran.

Cuando la condición es una palabra, escríbala entre comillas dobles: "East". Sin comillas, la hoja pensaría que East es un nombre o una etiqueta y probablemente devolvería cero.

La coincidencia no distingue entre mayúsculas y minúsculas, por lo que "east" y "East" coinciden con las mismas filas. Solo debe asegurarse de que la ortografía coincida exactamente con los datos, sin espacios sobrantes.

Escribir la condición manualmente está bien, pero es más ordenado colocarla en una celda. Si D1 contiene la palabra East, haga referencia a D1 en lugar de escribir el texto.

Ahora puede cambiar la región en D1 y el total se actualizará al instante. Esto hace que la fórmula sea reutilizable y convierte una celda en un sencillo interruptor de control para su informe.

Las condiciones no tienen que ser texto. Para sumar todos los importes exactamente iguales a 500, solo tiene que usar el número como condición.

Cuando la columna que se comprueba y la columna que se suma son la misma, incluso puede omitir el tercer argumento. Aquí la columna B se comprueba y se suma a la vez, por lo que solo se añaden las filas en las que B vale 500.

SUMIF puede hacer más que buscar coincidencias exactas. Incluya un operador de comparación entre las comillas para sumar rangos de números:

• ">100" mayor que 100
• "<=50" 50 o menos
• "<>0" distinto de cero

Esta fórmula suma todas las ventas superiores a 100. El operador y el número se encuentran dentro de un mismo par de comillas.

¿Qué ocurre si el umbral está en una celda, por ejemplo, si D1 contiene 100, y quiere obtener los importes superiores a ese valor? No puede escribir ">D1", porque se convertiría en el texto literal D1. En su lugar, una el operador y la celda con un ampersand.

El ampersand une el texto ">" con el valor de D1 y crea sobre la marcha la condición ">100".

range y sum_range deben tener la misma altura y comenzar en la misma fila. Si los nombres de las regiones están en A2:A10, los importes deben estar en B2:B10, no en B3:B11.

Cuando no están alineados, la hoja relaciona la región equivocada con el importe equivocado y el total resulta incorrecto sin ninguna advertencia. Compruebe siempre que ambos rangos cubran exactamente las mismas filas.

Imagine una hoja de gastos con las categorías en la columna A y los costes en la columna B. Quiere crear una pequeña tabla de resumen que muestre el total de Travel, Food y Office.

Coloque cada etiqueta de categoría en las celdas D2, D3 y D4, y escriba una función SUMIF que haga referencia a la celda de la etiqueta. Rellénela hacia abajo y cada fila calculará el total de su propia categoría. Un patrón de fórmula y tres subtotales instantáneos.

Observe que el último ejemplo usaba A:A y B:B, es decir, columnas completas. Esto resulta práctico cuando se siguen añadiendo filas, porque nunca tendrá que ampliar el rango.

Solo debe asegurarse de que el texto de la fila de encabezado no coincida accidentalmente con sus condiciones y de que ambas columnas estén alineadas. En hojas muy grandes, un rango más limitado, como A2:A1000, puede calcularse un poco más rápido.

Ahora sabe cómo sumar números condicionalmente con SUMIF. Estas son las ideas clave:

• El orden es range, criteria, sum_range.
• Las condiciones de texto necesitan comillas y las coincidencias no distinguen entre mayúsculas y minúsculas.
• Los operadores como ">100" se escriben entre comillas; una el operador a una celda con &.
• Mantenga range y sum_range alineados en las mismas filas.

A continuación, contará las filas coincidentes con COUNTIF.