إنشاء قوائم منسدلة

تمنح القائمة المنسدلة الخلية سهمًا صغيرًا يعرض قائمة بالخيارات المسموح بها. ويختار المستخدمون بدلًا من الكتابة.

وهذه أسهل أشكال التحقق من صحة البيانات استخدامًا:

• لا أخطاء مطبعية — فالخيارات معتمدة مسبقًا.
• اتساق التهجئة في العمود بأكمله.
• إدخال أسرع للقيم المتكررة مثل الحالات أو المناطق.

في الخلفية، القائمة المنسدلة ليست سوى قاعدة تحقق من النوع قائمة.

تستخدم أبسط القوائم المنسدلة قيمًا تُكتب مباشرةً في القاعدة. في مربع حوار التحقق من صحة البيانات في Excel، اختر السماح: قائمة، واكتب في مربع المصدر:

Yes,No,Maybe

افصل بين العناصر بفواصل. وفي Google Sheets، اختر قائمة منسدلة وأدخل كل خيار.

• مناسبة للقوائم الصغيرة التي نادرًا ما تتغير.
• العيب: يتطلب تعديل القائمة إعادة فتح القاعدة.

للقوائم الأطول أو المتغيرة، وجّه المصدر إلى نطاق من الخلايا. اكتب خياراتك في عمود، مثلًا في F2:F6، ثم اضبط مصدر التحقق على:

=$F$2:$F$6

والآن يؤدي تعديل الخلايا في العمود F إلى تحديث القائمة المنسدلة فورًا.

• استخدم مراجع مطلقة حتى يظل المصدر ثابتًا.
• يمكنك إبقاء خلايا الخيارات في علامة تبويب بحث مرتبة.

هنا تتكامل النطاقات المسماة والتحقق بشكل رائع. سمِّ نطاق الخيارات RegionList، ثم اضبط مصدر التحقق على:

=RegionList

أصبحت القائمة المنسدلة الآن واضحة وسهلة الصيانة. فأي شخص يراجع القاعدة سيرى اسمًا ذا معنى بدلًا من عنوان غامض.

• تعمل بالطريقة نفسها في Excel وGoogle Sheets.
• يبقى الاسم والقائمة المنسدلة متزامنين.

تخيّل أداة لتتبع المهام. في علامة تبويب مساعدة، أدرج الحالات في النطاق A1:A4: مفتوحة، قيد التقدم، محظورة، مكتملة. ثم سمِّ هذا النطاق StatusList.

حدّد عمود الحالة، وافتح التحقق من صحة البيانات، واختر قائمة، واضبط المصدر على =StatusList.

ستعرض كل خلية حالة الآن الخيارات الأربعة نفسها بوضوح. ولن تفوّت التقارير وصيغ COUNTIF التي تعدّ كل حالة أي إدخال به خطأ إملائي.

إذا أضفت خيارًا جديدًا إلى قائمة المصدر، فلن يتضمنه نطاق ثابت مثل =$F$2:$F$6. ويحافظ حلّان على نمو القائمة المنسدلة:

• حوّل المصدر إلى جدول في Excel وسمِّ العمود؛ إذ تتمدد الجداول تلقائيًا.
• أو عرّف نطاقًا مسمىً ديناميكيًا باستخدام دالة انسكاب مثل =A2# في إصدارات Excel الأحدث.

في Google Sheets، تؤدي الإشارة إلى عمود كامل مثل F2:F إلى تضمين الإضافات المستقبلية.

تعرض القائمة المنسدلة التابعة خيارات مختلفة بناءً على خلية أخرى. اختر بلدًا في خلية، وستعرض قائمة المدن المنسدلة مدن ذلك البلد فقط.

تتمثل الحيلة التقليدية في Excel في تسمية كل قائمة فرعية بما يطابق الفئة، ثم استخدام INDIRECT في المصدر:

=INDIRECT(A2)

إذا كانت A2 تحتوي على France وكان النطاق المسمى France يضم مدنها، فستتكيف القائمة المنسدلة. هذه طريقة متقدمة لكنها قوية.

تسمح قاعدة القائمة للمستخدمين افتراضيًا بكتابة قيم يدويًا. ويمكنك التحكم في ذلك:

• في Excel، يرفض ضبط تنبيه الخطأ على إيقاف أي قيمة غير موجودة في القائمة.
• إذا سمحت بالتحذير، فقد يتجاوز المستخدمون القائمة المنسدلة.
• في Google Sheets، اختر رفض الإدخال لفرض الالتزام بالقائمة بصرامة.

للحصول على تقارير نظيفة، اختر الخيار الصارم حتى لا يُسمح بإدخال سوى القيم المدرجة.

لا يظهر السهم الصغير إلا عند تحديد الخلية، وفقط إذا كان خيار القائمة المنسدلة داخل الخلية محددًا (Excel) أو كان نمط القائمة المنسدلة مفعّلًا (Sheets).

• إذا لم يظهر أي سهم، فأعد فتح القاعدة ومكّن خيار القائمة المنسدلة داخل الخلية.
• يتيح لك Sheets الاختيار بين شارة سهم وتحقق عادي.

يتحكم هذا الإعداد في طريقة العرض فقط؛ وتظل قاعدة القيم المسموح بها الأساسية كما هي في كلتا الحالتين.

بما أن القائمة المنسدلة تعتمد على =RegionList، فصيانتها سهلة:

• أضف المناطق أو أزلها من خلايا النطاق المسمى.
• إذا تغير حجم النطاق، فحدّث النطاق المسمى في مدير الأسماء، أو استخدم جدولًا لتجنب ذلك.
• تحتفظ الخلايا الموجودة بقيمها حتى إذا عدّلت القائمة لاحقًا.

يغذي مصدر واحد مسمى كل قائمة منسدلة تشير إليه — غيّر المصدر مرة واحدة، فتتحدث القوائم في كل مكان.

تصبح القوائم المنسدلة أكثر فائدة عند إقرانها بصيغ البحث. اختر منطقة من قائمة منسدلة في A2، ثم ابحث عن مبيعاتها:

=XLOOKUP(A2,RegionList,SalesList)

بما أن القائمة المنسدلة تضمن أن تحتوي A2 دائمًا على منطقة صالحة، فلن تفشل عملية البحث بسبب خطأ مطبعي.

• تتحكم القائمة المنسدلة في الإدخال.
• تستجيب عملية البحث للاختيار.

يشكل هذا الاقتران جوهر التقارير التفاعلية التي تعتمد على الصيغ.

أنشأت نطاقًا مسمىً هو RegionList لخياراتك. ما مصدر التحقق من صحة البيانات من نوع قائمة الذي يجب استخدامه لإنشاء قائمة منسدلة منه؟

لقد تعلمت إنشاء قوائم منسدلة تحافظ على نظافة البيانات:

• استخدم قاعدة تحقق من نوع قائمة مع عناصر مكتوبة أو نطاق خلايا أو نطاق مسمى.
• أنشئ قائمة منسدلة باستخدام =RegionList لتسهيل القراءة والصيانة.
• اجعل القوائم تنمو باستخدام الجداول أو مصادر الأعمدة الكاملة.
• استخدم تنبيهات الخطأ من نوع إيقاف لفرض إدخال القيم المدرجة فقط.

لقد أكملت درس النطاقات المسماة والتحقق من صحة البيانات — صيغ أوضح وإدخالات مضبوطة وموثوقة.