드롭다운 목록 만들기

드롭다운 목록을 사용하면 셀에 작은 화살표가 표시되고, 이 화살표를 눌러 허용된 선택지 메뉴를 열 수 있습니다. 사용자는 직접 입력하는 대신 선택하면 됩니다.

데이터 유효성 검사 중 가장 사용하기 편한 방식입니다.

• 오타가 없습니다 — 선택지가 미리 승인되어 있습니다.
• 열 전체에서 표기가 일관됩니다.
• 상태나 지역처럼 반복되는 값을 더 빠르게 입력할 수 있습니다.

실제로 드롭다운은 목록 유형의 유효성 검사 규칙에 불과합니다.

가장 간단한 드롭다운은 규칙에 값을 직접 입력하는 방식입니다. Excel의 데이터 유효성 검사 대화 상자에서 허용: 목록을 선택하고 원본 상자에 다음을 입력합니다.

Yes,No,Maybe

항목은 쉼표로 구분합니다. Google Sheets에서는 드롭다운을 선택하고 각 선택지를 입력합니다.

• 항목이 적고 거의 변경되지 않는 목록에 적합합니다.
• 단점: 목록을 수정하려면 규칙을 다시 열어야 합니다.

목록이 길거나 자주 바뀐다면 셀 범위를 원본으로 지정합니다. 선택지를 한 열에 입력합니다. 예를 들어 F2:F6에 입력한 다음 유효성 검사의 원본을 다음과 같이 설정합니다.

=$F$2:$F$6

이제 F열의 셀을 수정하면 드롭다운이 즉시 업데이트됩니다.

• 원본이 고정되도록 절대 참조를 사용합니다.
• 원한다면 선택지 셀을 깔끔한 조회용 탭에 배치합니다.

여기서 명명된 범위와 유효성 검사를 함께 사용하면 매우 편리합니다. 선택지 범위의 이름을 RegionList로 지정한 다음 유효성 검사의 원본을 다음과 같이 간단히 설정합니다.

=RegionList

이제 드롭다운의 의미가 명확해지고 관리하기도 쉬워집니다. 규칙을 검토하는 사람도 이해하기 어려운 주소 대신 의미 있는 이름을 볼 수 있습니다.

• Excel과 Google Sheets에서 동일한 방식으로 작동합니다.
• 이름과 드롭다운이 항상 동기화됩니다.

작업 추적표를 생각해 보겠습니다. 도우미 탭의 A1:A4에 상태를 다음과 같이 입력합니다. 열림, 진행 중, 차단됨, 완료. 이 범위의 이름을 StatusList로 지정합니다.

상태 열을 선택하고 데이터 유효성 검사를 연 다음 목록을 선택하고 원본을 =StatusList로 설정합니다.

이제 모든 상태 셀에서 동일하고 깔끔한 네 가지 선택지를 제공합니다. 각 상태를 세는 보고서와 COUNTIF 수식에서 철자가 잘못된 입력을 놓치는 일이 없습니다.

원본 목록에 새 선택지를 추가하면 =$F$2:$F$6과 같은 고정 범위에는 이 선택지가 포함되지 않습니다. 다음 두 가지 방법으로 드롭다운이 계속 늘어나게 할 수 있습니다.

• 원본을 Excel 표로 변환하고 열의 이름을 지정합니다 — 표는 자동으로 확장됩니다.
• 또는 최신 Excel에서 =A2#과 같은 스필 함수를 사용하여 동적 명명된 범위를 정의합니다.

Google Sheets에서는 F2:F와 같이 전체 열을 원본으로 지정하면 앞으로 추가되는 항목도 포함됩니다.

종속 드롭다운은 다른 셀의 값에 따라 서로 다른 선택지를 표시합니다. 한 셀에서 국가를 선택하면 도시 드롭다운에는 해당 국가의 도시만 표시됩니다.

Excel에서 사용하는 전통적인 방법은 각 하위 목록의 이름을 범주와 동일하게 지정한 다음 원본에 INDIRECT를 사용하는 것입니다.

=INDIRECT(A2)

A2에 France가 들어 있고 France라는 명명된 범위에 해당 국가의 도시가 나열되어 있다면 드롭다운이 그에 맞게 바뀝니다. 고급 기법이지만 강력합니다.

기본적으로 목록 규칙을 사용해도 사용자는 값을 직접 입력할 수 있습니다. 이를 제어하는 방법은 다음과 같습니다.

• Excel에서 오류 경고를 중지로 설정하면 목록에 없는 값을 모두 거부합니다.
• 경고를 허용하면 사용자가 드롭다운 선택을 무시할 수 있습니다.
• Google Sheets에서는 입력 거부를 선택하여 목록을 엄격하게 적용합니다.

깔끔한 보고서를 만들려면 목록에 있는 값만 입력할 수 있도록 엄격한 옵션을 선택하세요.

작은 화살표는 셀을 선택했을 때만 표시되며, Excel에서 셀 안 드롭다운을 선택했거나 Sheets에서 드롭다운 스타일을 켠 경우에만 나타납니다.

• 화살표가 보이지 않으면 규칙을 다시 열고 셀 안 드롭다운 옵션을 활성화합니다.
• Sheets에서는 화살표 칩과 일반 유효성 검사 중에서 선택할 수 있습니다.

이 설정은 표시 방식만 제어하며, 허용된 값에 대한 기본 규칙은 어느 쪽을 선택해도 동일하게 유지됩니다.

드롭다운이 =RegionList에 의해 구동되므로 유지 관리가 쉽습니다.

• 명명된 범위의 셀에서 지역을 추가하거나 삭제합니다.
• 범위 크기가 바뀌었다면 이름 관리자에서 명명된 범위를 업데이트합니다. 표를 사용하면 이 작업을 생략할 수 있습니다.
• 나중에 목록을 수정하더라도 기존 셀의 값은 그대로 유지됩니다.

하나의 명명된 원본이 이를 참조하는 모든 드롭다운에 값을 제공합니다 — 한 번만 변경하면 모든 곳이 업데이트됩니다.

드롭다운은 조회 수식과 함께 사용할 때 더욱 유용합니다. A2의 드롭다운에서 지역을 선택한 다음 해당 지역의 매출을 조회해 보겠습니다.

=XLOOKUP(A2,RegionList,SalesList)

드롭다운이 A2에 항상 유효한 지역이 입력되도록 보장하므로 조회 수식이 오타 때문에 실패하지 않습니다.

• 드롭다운이 입력을 제어합니다.
• 조회 수식이 선택에 따라 결과를 표시합니다.

이 조합은 수식으로 구동되는 대화형 보고서의 핵심입니다.

선택지를 위한 명명된 범위 RegionList를 만들었습니다. 이를 사용해 드롭다운을 만들려면 데이터 유효성 검사의 목록 원본을 무엇으로 설정해야 할까요?

데이터를 깔끔하게 유지하는 드롭다운 목록을 만드는 방법을 배웠습니다.

• 직접 입력한 항목, 셀 범위 또는 명명된 범위를 사용하는 목록 유효성 검사 규칙을 사용합니다.
• 가독성과 편리한 관리를 위해 =RegionList로 드롭다운을 구동합니다.
• 표나 전체 열을 원본으로 사용하여 목록이 늘어나도록 만듭니다.
• 중지 오류 경고를 사용하여 목록에 있는 값만 입력되도록 강제합니다.

명명된 범위와 데이터 유효성 검사 과정을 완료했습니다 — 이제 수식이 더 명확해지고 입력을 통제하여 안정적으로 관리할 수 있습니다.