Créer des listes déroulantes

Une liste déroulante ajoute à une cellule une petite flèche qui affiche un menu de choix autorisés. Les utilisateurs choisissent au lieu de saisir.

C’est la forme la plus conviviale de validation des données :

• Aucune faute de frappe — les choix sont approuvés à l’avance.
• Une orthographe cohérente dans toute la colonne.
• Une saisie plus rapide pour les valeurs répétées comme les statuts ou les régions.

En coulisses, une liste déroulante n’est qu’une règle de validation de type Liste.

La liste déroulante la plus simple utilise des valeurs saisies directement dans la règle. Dans la boîte de dialogue Validation des données d’Excel, choisissez Autoriser : Liste et saisissez dans la zone Source :

Yes,No,Maybe

Séparez les éléments par des virgules. Dans Google Sheets, choisissez Liste déroulante et saisissez chaque option.

• Idéal pour les listes très courtes et rarement modifiées.
• Inconvénient : pour modifier la liste, vous devez rouvrir la règle.

Pour des listes plus longues ou susceptibles de changer, faites pointer la source vers une plage de cellules. Saisissez vos options dans une colonne, par exemple F2:F6, puis définissez la Source de validation sur :

=$F$2:$F$6

La modification des cellules de la colonne F met alors instantanément à jour la liste déroulante.

• Utilisez des références absolues afin que la source reste fixe.
• Si vous le souhaitez, gardez les cellules d’options dans un onglet de recherche bien organisé.

C’est ici que les plages nommées et la validation s’associent à merveille. Nommez la plage contenant vos options RegionList, puis définissez simplement la Source de validation comme suit :

=RegionList

La liste déroulante est ainsi lisible et facile à gérer. Toute personne qui consulte la règle voit un nom significatif plutôt qu’une adresse incompréhensible.

• Fonctionne de la même manière dans Excel et Google Sheets.
• Le nom et la liste déroulante restent synchronisés.

Imaginez un outil de suivi des tâches. Dans un onglet auxiliaire, répertoriez les statuts dans A1:A4 : Ouvert, En cours, Bloqué, Terminé. Nommez cette plage StatusList.

Sélectionnez votre colonne Statut, ouvrez Validation des données, choisissez Liste et définissez la Source sur =StatusList.

Chaque cellule de statut propose alors les mêmes quatre choix clairs. Les rapports et les formules COUNTIF qui comptent chaque statut ne manqueront jamais une saisie mal orthographiée.

Si vous ajoutez une nouvelle option à votre liste source, une plage fixe comme =$F$2:$F$6 ne l’inclura pas. Deux solutions permettent de faire évoluer la liste déroulante :

• Convertissez la source en Tableau Excel et nommez la colonne — les tableaux s’agrandissent automatiquement.
• Ou définissez une plage nommée dynamique à l’aide d’une fonction de propagation telle que =A2# dans les versions récentes d’Excel.

Dans Google Sheets, faire pointer la source vers une colonne entière comme F2:F prend en compte les ajouts futurs.

Une liste déroulante dépendante affiche des choix différents selon le contenu d’une autre cellule. Choisissez un pays dans une cellule, et la liste déroulante des villes n’affiche que celles de ce pays.

L’astuce classique d’Excel consiste à nommer chaque sous-liste pour qu’elle corresponde à une catégorie, puis à utiliser INDIRECT dans la source :

=INDIRECT(A2)

Si A2 contient France et qu’une plage nommée France répertorie ses villes, la liste déroulante s’adapte. Cette technique est avancée, mais puissante.

Par défaut, une règle Liste permet tout de même aux utilisateurs de saisir manuellement des valeurs. Vous contrôlez ce comportement :

• Dans Excel, l’Alerte d’erreur définie sur Arrêt rejette toute valeur absente de la liste.
• Si vous autorisez l’Avertissement, les utilisateurs peuvent passer outre la liste déroulante.
• Dans Google Sheets, choisissez Rejeter la saisie pour imposer strictement la liste.

Pour obtenir des rapports propres, choisissez l’option stricte afin que seules les valeurs répertoriées puissent être saisies.

La petite flèche n’apparaît que lorsque la cellule est sélectionnée, et seulement si l’option Liste déroulante dans la cellule est cochée (Excel) ou si le style de liste déroulante est activé (Sheets).

• Si vous ne voyez aucune flèche, rouvrez la règle et activez l’option de liste déroulante dans la cellule.
• Sheets vous permet de choisir entre une pastille en forme de flèche et une validation simple.

Ce réglage ne contrôle que l’affichage ; la règle sous-jacente des valeurs autorisées reste identique dans les deux cas.

Comme la liste déroulante est alimentée par =RegionList, sa gestion est simple :

• Ajoutez ou supprimez des régions dans les cellules de la plage nommée.
• Si la taille de la plage a changé, mettez à jour la plage nommée dans le Gestionnaire de noms (ou utilisez un tableau pour éviter cette opération).
• Les cellules existantes conservent leurs valeurs, même si vous modifiez ensuite la liste.

Une seule source nommée alimente chaque liste déroulante qui y fait référence — une seule modification suffit pour tout mettre à jour.

Les listes déroulantes deviennent encore plus utiles lorsqu’elles sont associées à des formules de recherche. Choisissez une région dans la liste déroulante de A2, puis recherchez ses ventes :

=XLOOKUP(A2,RegionList,SalesList)

Comme la liste déroulante garantit que A2 contient toujours une région valide, la recherche n’échoue jamais à cause d’une faute de frappe.

• La liste déroulante contrôle la saisie.
• La recherche réagit au choix.

Cette association est au cœur des rapports interactifs pilotés par des formules.

Vous avez créé une plage nommée RegionList pour vos options. Quelle doit être la source Liste de la validation des données pour créer une liste déroulante à partir de celle-ci ?

Vous avez appris à créer des listes déroulantes qui préservent la propreté des données :

• Utilisez une règle de validation Liste avec des éléments saisis, une plage de cellules ou une plage nommée.
• Alimentez une liste déroulante avec =RegionList pour améliorer la lisibilité et faciliter la gestion.
• Faites évoluer les listes grâce aux tableaux ou aux sources couvrant des colonnes entières.
• Utilisez des alertes d’erreur Arrêt pour imposer uniquement les valeurs répertoriées.

Vous avez terminé les plages nommées et la validation des données — vous disposez désormais de formules plus claires et de saisies contrôlées et fiables.