การลากจุดจับเติมข้อมูล

เมื่อเขียนสูตรแล้ว คุณแทบไม่ต้องการพิมพ์สูตรนั้นซ้ำในทุกแถว จุดจับเติมข้อมูลช่วยให้คุณคัดลอกสูตรไปยังหลายเซลล์ได้ภายในไม่กี่วินาที

เลือกเซลล์หนึ่งเซลล์แล้วดูที่มุมขวาล่างของเซลล์ คุณจะเห็นสี่เหลี่ยมสีเขียวขนาดเล็ก สี่เหลี่ยมนั้นคือจุดจับเติมข้อมูล เมื่อเลื่อนตัวชี้เมาส์ไปเหนือจุดจับ ตัวชี้จะเปลี่ยนจากเครื่องหมายบวกสีขาวหนาเป็นเครื่องหมายบวกสีดำบาง

การลากเครื่องหมายบวกสีดำนั้นจะคัดลอกสูตรไปยังจุดที่คุณลากไป

ลองนึกถึงแผ่นงานคำสั่งซื้ออย่างง่าย คอลัมน์ A มีจำนวนสินค้า และคอลัมน์ B มีราคาต่อหน่วย คุณต้องการให้คอลัมน์ C แสดงยอดรวมของแต่ละแถว

• A2 = 3, B2 = 10
• A3 = 5, B3 = 4
• A4 = 2, B4 = 25

ใน C2 คุณจะเขียนสูตรเพื่อคูณจำนวนสินค้ากับราคา คุณต้องการพิมพ์สูตรนี้ครั้งเดียว แล้วเติมสูตรลงไปจนถึง C3 และ C4

คลิกเซลล์ C2 แล้วพิมพ์ =A2*B2 จากนั้นกดปุ่มยืนยัน เซลล์จะแสดงค่า 30 (3 คูณ 10)

สูตรเดียวนี้คือแม่แบบของคุณ จุดจับเติมข้อมูลจะคัดลอกรูปแบบของสูตรลงไปตามคอลัมน์ ไม่ใช่เพียงคัดลอกเลข 30 นี่คือแนวคิดสำคัญ: คุณกำลังคัดลอกวิธีคำนวณ ไม่ใช่ผลลัพธ์

คลิก C2 อีกครั้งเพื่อเลือกเซลล์ เลื่อนเมาส์ไปยังสี่เหลี่ยมเล็ก ๆ ที่มุมขวาล่างจนตัวชี้กลายเป็นเครื่องหมายบวกสีดำบาง

จากนั้น คลิกค้างไว้ แล้วลากตรงลงไปยัง C4 จากนั้นปล่อยปุ่มเมาส์

Excel และ Google Sheets จะเติมสูตรที่คัดลอกลงใน C3 และ C4 ทันที C3 จะมีค่า 20 และ C4 จะมีค่า 50 คุณเขียนสูตรเดียวและได้คำตอบที่ถูกต้องสามค่า

การลากเหมาะสำหรับไม่กี่แถว แต่จะยุ่งยากหากมีหลายร้อยแถว ยังมีวิธีที่เร็วกว่านั้น

เลือก C2 แล้ว ดับเบิลคลิกจุดจับเติมข้อมูล สูตรจะถูกเติมลงมาโดยอัตโนมัติ และหยุดตรงจุดที่ข้อมูลในคอลัมน์ข้างเคียง (คอลัมน์ A หรือ B) สิ้นสุด

นี่เป็นวิธีหลักสำหรับรายการยาว ไม่ต้องเลื่อน ไม่ต้องลากให้แม่นยำ สเปรดชีตจะตรวจหาจุดสิ้นสุดของข้อมูลและเติมสูตรไปจนถึงจุดนั้นพอดี

จุดจับเติมข้อมูลใช้ในแนวนอนได้เช่นกัน สมมติว่าแถวที่ 1 มีงบประมาณรายเดือนใน B1, C1, D1 และคุณต้องการคูณแต่ละค่าด้วย 1.1 ในแถวที่ 2

พิมพ์สูตรใน B2 แล้วลากจุดจับเติมข้อมูลไปทางขวาผ่าน C2 และ D2

แต่ละเซลล์จะได้รับสำเนาของสูตร โดยอ้างอิงคอลัมน์ที่อยู่เหนือเซลล์นั้นโดยตรง การเติมไปทางขวาจะเลื่อนตัวอักษรคอลัมน์ ส่วนการเติมลงด้านล่างจะเลื่อนหมายเลขแถว

จุดจับเติมข้อมูลเป็นเพียงทางลัดที่ใช้งานง่าย คุณจะได้ผลลัพธ์เหมือนกันด้วยการคัดลอกและวาง

• คลิก C2 แล้วกด Ctrl+C (กด Cmd+C บน Mac)
• เลือก C3:C4
• กด Ctrl+V (กด Cmd+V)

สูตรจะถูกคัดลอกและปรับตามแต่ละแถวเหมือนกับการลากทุกประการ เลือกใช้วิธีที่คุณถนัดได้เลย

คุณยังสามารถเติมข้อมูลได้โดยไม่ต้องแตะเมาส์ เลือกเซลล์ที่มีสูตรพร้อมกับเซลล์ว่างด้านล่างทั้งหมดในการเลือกครั้งเดียว ตัวอย่างเช่น ไฮไลต์ C2:C4 โดยให้ C2 มีสูตรอยู่

จากนั้นกด Ctrl+D เพื่อเติมลงด้านล่าง หรือกด Ctrl+R เพื่อเติมไปทางขวา

ปุ่มลัดเหล่านี้จะคัดลอกสูตรจากมุมซ้ายบนไปยังส่วนที่เหลือของการเลือก พร้อมปรับการอ้างอิงไปด้วย

เมื่อคุณเติมข้อมูล สเปรดชีตจะคัดลอก โครงสร้าง ของสูตร ไม่ใช่ข้อความตามตัวอักษรของสูตร สูตร =A2*B2 มีความหมายจริง ๆ ว่า "คูณเซลล์สองเซลล์ที่อยู่ทางซ้ายของฉันพอดี"

เมื่อลากสูตรลงหนึ่งแถว ความหมายดังกล่าวจะกลายเป็น =A3*B3 ความสัมพันธ์ยังคงเดิม แต่ที่อยู่จะเลื่อนให้ตรงกับตำแหน่งใหม่

การเลื่อนโดยอัตโนมัตินี้ทำให้จุดจับเติมข้อมูลมีประสิทธิภาพมาก และเป็นหัวข้อของบทเรียนถัดไป

สมมติว่าคอลัมน์ B มียอดขายรายวัน และคุณต้องการให้คอลัมน์ C แสดงยอดรวมสะสม ใน C2 ให้กำหนดค่าเท่ากับยอดขายของวันแรก จากนั้นใน C3 ให้บวกยอดขายของวันนั้นเข้ากับยอดรวมด้านบน

เขียนสูตรใน C3 แล้วเติมลงด้านล่างด้วยการดับเบิลคลิก แต่ละแถวจะบวกวันใหม่เข้ากับยอดรวมก่อนหน้าไปเรื่อย ๆ สร้างคอลัมน์ยอดสะสมที่เป็นระเบียบด้วยสูตรเดียวที่เติมไว้

หากคุณหาจุดจับเติมข้อมูลไม่พบ อาจเป็นเพราะฟังก์ชันนี้ถูกปิดไว้ ใน Excel ให้ไปที่ File, Options, Advanced แล้วตรวจสอบว่าได้เลือก เปิดใช้จุดจับเติมข้อมูลและการลากแล้วปล่อยเซลล์ ไว้

ใน Google Sheets จุดจับนี้จะพร้อมใช้งานเสมอ เพียงตรวจสอบว่าได้เลือกเซลล์หรือช่วงไว้เพียงหนึ่งรายการ จุดจับจะแสดงเมื่อเลือกเพียงรายการเดียวเท่านั้น ไม่แสดงเมื่อเลือกเซลล์ที่ไม่ติดกันโดยกด Ctrl ค้างไว้

ทดสอบสิ่งที่คุณเรียนรู้เกี่ยวกับจุดจับเติมข้อมูล

คุณได้เรียนรู้วิธีคัดลอกสูตรอย่างรวดเร็วแล้ว:

• จุดจับเติมข้อมูล คือสี่เหลี่ยมเล็ก ๆ ที่มุมล่างขวาของเซลล์
• ลากจุดจับลงด้านล่างหรือไปตามแนวนอนเพื่อคัดลอกสูตร และดับเบิลคลิกเพื่อเติมข้อมูลอัตโนมัติจนสุดข้อมูลของคุณ
• Ctrl+D ใช้เติมลงด้านล่าง และ Ctrl+R ใช้เติมไปทางขวาด้วยแป้นพิมพ์
• การเติมข้อมูลจะคัดลอกรูปแบบของสูตร ดังนั้นการอ้างอิงจะปรับตามตำแหน่งใหม่แต่ละตำแหน่งโดยอัตโนมัติ

ถัดไปคุณจะเห็นอย่างชัดเจนว่าการอ้างอิงเหล่านั้นปรับอย่างไรเมื่อคุณคัดลอก