หาผลรวมระเบียนด้วย DSUM

DSUM จะบวกตัวเลขในคอลัมน์หนึ่งของตาราง แต่เฉพาะแถวที่ตรงกับช่วงเกณฑ์เท่านั้น ลองนึกภาพว่าเป็น SUMIFS ที่อ่านเงื่อนไขจากกลุ่มเซลล์ แทนที่จะอ่านจากภายในสูตร

ฟังก์ชันนี้มีประโยชน์มากเมื่อมีเงื่อนไขหลายรายการ หรือต้องการให้ผู้ใช้เปลี่ยนตัวกรองด้วยการแก้ไขเซลล์แทนการเขียนสูตรใหม่

รูปแบบคือ:

DSUM(database, field, criteria)

• ฐานข้อมูล - ตารางทั้งหมดรวมถึงหัวตาราง เช่น A1:C13
• เขตข้อมูล - คอลัมน์ที่จะหาผลรวม โดยระบุเป็นชื่อหัวตารางในเครื่องหมายคำพูด เช่น "Amount" หรือระบุเป็นหมายเลขคอลัมน์
• เกณฑ์ - ช่วงเกณฑ์ที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้

สมมติว่าข้อมูลยอดขายอยู่ใน A1:C13 โดยมีหัวตารางเป็น Region, Rep, Amount ให้ใส่ Region ใน E1 และใส่ East ใน E2

สูตรด้านล่างจะหาผลรวมของคอลัมน์ Amount สำหรับทุกแถว East หากแถว East มียอดเป็น 1200, 800 และ 500 ผลลัพธ์จะเป็น 2500 เปลี่ยน E2 เป็น West แล้วผลรวมจะคำนวณใหม่ทันที โดยไม่ต้องแก้ไขสูตร

อาร์กิวเมนต์เขตข้อมูลจะกำหนดว่าจะหาผลรวมของคอลัมน์ใด คุณสามารถเขียนได้สองแบบ:

• ตามชื่อ: "Amount" - อ่านเข้าใจง่ายและไม่ได้รับผลกระทบจากการสลับลำดับคอลัมน์
• ตามตำแหน่ง: 3 - คอลัมน์ที่สามของช่วงฐานข้อมูล

โดยทั่วไปการใช้ชื่อหัวตารางจะปลอดภัยกว่า เพราะการแทรกคอลัมน์จะไม่ทำให้การอ้างอิงผิดพลาด เพียงตรวจสอบให้การสะกดเหมือนกับหัวตารางในตารางทุกประการ

คุณสามารถหาผลรวมตามกฎตัวเลขได้ ใส่ Amount ใน E1 และใส่ >1000 ใน E2 จากนั้น DSUM จะบวกเฉพาะยอดที่มากกว่า 1000

วิธีนี้เหมาะสำหรับคำถามอย่างเช่น 'ยอดรวมของคำสั่งซื้อขนาดใหญ่ทั้งหมดเป็นเท่าใด' การเปรียบเทียบอยู่ในเซลล์ ผู้จัดการจึงปรับเกณฑ์ได้โดยไม่ต้องแก้ไขสูตร

หากต้องการหาผลรวมของคำสั่งซื้อ East ที่มียอดมากกว่า 1000 ให้สร้างช่วงเกณฑ์สองคอลัมน์ วางหัวตาราง Region และ Amount ใน E1:F1 แล้ววาง East และ >1000 ใน E2:F2

เนื่องจากเงื่อนไขทั้งสองอยู่ในแถวเดียวกัน จึงเชื่อมด้วย AND DSUM จะบวก Amount เฉพาะแถวที่เป็น East และมียอดมากกว่า 1000

หากต้องการหาผลรวมของทั้ง East และ West ให้วางค่าไว้คนละแถว ใส่ Region ใน E1 ใส่ East ใน E2 และใส่ West ใน E3

แยกคนละแถวหมายถึง OR ดังนั้น DSUM จะบวก Amount ของทุกแถวที่เป็น East หรือ West อย่าลืมขยายอาร์กิวเมนต์เกณฑ์ให้เป็น E1:E3 เพื่อให้ครอบคลุมแถวเงื่อนไขทั้งสองแถว

ทั้งสองฟังก์ชันสามารถหาผลรวมพร้อมเงื่อนไขได้ แต่มีความแตกต่างกัน:

• SUMIFS เก็บเกณฑ์ไว้ภายในสูตร เหมาะสำหรับการหาผลรวมเฉพาะครั้ง
• DSUM อ่านเกณฑ์จากเซลล์ เหมาะสำหรับแดชบอร์ดที่ผู้ใช้ปรับตัวกรอง หรือเหมาะกับตรรกะ AND/OR ที่ซับซ้อนซึ่ง SUMIFS จัดการได้ไม่สะดวก

หากคุณพบว่าต้องซ้อน SUMIFS หลายชั้นเพื่อจัดการตรรกะ OR การใช้ DSUM กับช่วงเกณฑ์หลายแถวมักจะอ่านเข้าใจง่ายกว่า

อาร์กิวเมนต์ ฐานข้อมูล ต้องมี แถวหัวตาราง รวมอยู่ด้วย หากส่งเฉพาะแถวข้อมูล (A2:C13) โดยไม่มีหัวตาราง DSUM จะไม่สามารถจับคู่ชื่อฟิลด์กับคอลัมน์ได้ และจะแสดงข้อผิดพลาด

นอกจากนี้ ควรกำหนดช่วงให้กระชับและครอบคลุมเฉพาะข้อมูลจริงของคุณ การรวมแถวว่างที่หลงเหลืออยู่ด้านล่างไม่เป็นปัญหาสำหรับการหาผลรวม แต่อาจทำให้ฟังก์ชัน D อื่น ๆ สับสนได้ ดังนั้นไม่ว่าจะกรณีใด การกำหนดช่วงให้พอดีจึงเป็นแนวปฏิบัติที่ดี

หากไม่มีแถวใดตรงตามเกณฑ์ DSUM จะคืนค่า 0 โดยไม่ทำให้เกิดข้อผิดพลาด ซึ่งโดยทั่วไปก็ไม่เป็นปัญหา แต่เลขศูนย์อาจดูเหมือนผลรวมจริงได้

ให้ใช้ร่วมกับ DCOUNT เพื่อตรวจสอบว่ามีระเบียนใดตรงตามเกณฑ์จริงหรือไม่ หรือครอบผลลัพธ์ด้วยการตรวจสอบ เพื่อให้เลขศูนย์จากกรณีไม่พบรายการอ่านแตกต่างจากผลรวมที่เป็นศูนย์

จุดเด่นที่แท้จริงของ DSUM คือการโต้ตอบ ให้ใส่รายการแบบเลื่อนลงในเซลล์ค่าของเกณฑ์ E2 โดยแสดงรายการภูมิภาคทั้งหมด จากนั้นกำหนดให้ DSUM ใช้ช่วง E1:E2

ตอนนี้เซลล์เดียวจะควบคุมผลรวมทั้งหมด เลือกตะวันออก แล้วตัวเลขจะแสดงยอดขายของตะวันออก เลือกเหนือ แล้วตัวเลขจะเปลี่ยนเป็นยอดขายของเหนือ คุณสามารถวางเซลล์ DSUM หลายเซลล์ เซลล์ละหนึ่งตัวชี้วัด โดยให้ทุกเซลล์อ่านรายการแบบเลื่อนลงเดียวกัน เพื่อเปลี่ยนตารางธรรมดาให้เป็นแผงสรุปที่ตอบสนองได้ โดยไม่ต้องแก้ไขสูตรเลย

DSUM รวมค่าของหนึ่งคอลัมน์สำหรับแถวที่ตรงตามช่วงเกณฑ์:

• ไวยากรณ์: DSUM(database, field, criteria)
• ต้องรวม แถวหัวตาราง ไว้ในอาร์กิวเมนต์ฐานข้อมูล
• ฟิลด์ อาจเป็นชื่อหัวตารางในเครื่องหมายอัญประกาศหรือหมายเลขคอลัมน์
• เกณฑ์ในแถวเดียวกัน = AND ส่วนเกณฑ์คนละแถว = OR
• กรณีไม่พบรายการจะคืนค่า 0 ไม่ใช่ข้อผิดพลาด

ถัดไป เราจะนับระเบียนที่ตรงตามเกณฑ์ด้วย DCOUNT