นับตามเกณฑ์ด้วย COUNTIF

SUMIF ใช้รวมตัวเลขที่ตรงตามเงื่อนไข แต่บางครั้งคุณไม่ได้สนใจยอดรวม เพียงต้องการทราบว่าแถวมีกี่แถวที่ตรงตามเงื่อนไข เช่น มียอดขายในภูมิภาคตะวันออกกี่รายการ หรือมีคะแนนสูงกว่า 90 กี่รายการ

นี่คือหน้าที่ของ COUNTIF ฟังก์ชันนี้จะตรวจดูช่วงข้อมูลและนับทุกเซลล์ที่ตรงตามเงื่อนไขของคุณ โดยไม่รวมรายการอื่น

COUNTIF เรียบง่ายกว่า SUMIF เพราะต้องใช้เพียงสองส่วน:

• ช่วงข้อมูล เซลล์ที่จะตรวจดู
• เงื่อนไข เงื่อนไขที่ใช้ตรวจสอบเซลล์แต่ละเซลล์

ไม่มีช่วงผลรวมแยกต่างหาก เพราะ COUNTIF จะนับเซลล์ที่ตรงตามเงื่อนไขภายในช่วงเดียวกับที่ใช้ตรวจสอบ

สมมติว่าระบุภูมิภาคไว้ใน A2:A10 หากต้องการทราบว่ามีกี่แถวที่เป็นตะวันออก ให้ตรวจสอบช่วงดังกล่าวโดยใส่คำว่า ตะวันออก ไว้ในเครื่องหมายอัญประกาศ

สเปรดชีตจะอ่านแต่ละเซลล์และเพิ่มยอดนับทีละหนึ่งทุกครั้งที่พบคำว่า ตะวันออก เช่นเดียวกับ SUMIF การจับคู่ข้อความไม่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่

การระบุคำตายตัวก็ใช้ได้ แต่การอ้างอิงเซลล์จะทำให้สูตรยืดหยุ่นมากขึ้น หาก D1 มีชื่อภูมิภาคอยู่ ให้ใช้ D1 เป็นเกณฑ์ในการนับค่าที่ตรงกัน

เมื่อเปลี่ยน D1 เป็นตะวันตก จำนวนที่นับได้จะอัปเดตทันที วิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งเมื่อใช้ร่วมกับ SUMIF ในคอลัมน์ถัดไป เพื่อแสดงทั้งยอดรวมและจำนวนรายการของภูมิภาคเดียวกัน

COUNTIF ใช้กับตัวเลขได้เช่นกัน หากต้องการนับว่ามีคะแนนกี่ค่าใน B2:B10 ที่เท่ากับ 100 พอดี ให้ใช้ตัวเลขนั้นเป็นเกณฑ์

ไม่จำเป็นต้องใส่เครื่องหมายอัญประกาศรอบตัวเลขธรรมดา แม้จะใส่ก็ยังใช้ได้ เซลล์แต่ละเซลล์ที่มีค่าเท่ากับ 100 จะเพิ่มผลลัพธ์ขึ้นหนึ่ง

ความสามารถที่แท้จริงจะแสดงออกมาเมื่อใช้ตัวดำเนินการเปรียบเทียบภายในเครื่องหมายอัญประกาศ หากต้องการนับคะแนนที่มากกว่า 90:

• ">90" มากกว่า 90
• "<60" น้อยกว่า 60
• ">=70" ตั้งแต่ 70 ขึ้นไป

สูตรนี้จะบอกว่ามีรายการกี่รายการที่ผ่านเกณฑ์ 90 เหมาะสำหรับนับจำนวนผู้ผ่านหรือไม่ผ่าน

หากต้องการเปรียบเทียบกับค่าที่เก็บไว้ในเซลล์ ให้เชื่อมตัวดำเนินการกับเซลล์ด้วยเครื่องหมายแอมเพอร์แซนด์ เช่นเดียวกับ SUMIF หาก D1 มีคะแนนตัดอยู่ ให้ใช้เพื่อนับทุกค่าที่มากกว่าหรือเท่ากับคะแนนนั้น

& จะเชื่อม ">=" เข้ากับค่าภายใน D1 ทำให้เกิดเงื่อนไขที่เปลี่ยนแปลงตามข้อมูล เช่น ">=70"

หากต้องการนับเซลล์ที่ไม่ใช่ค่าที่กำหนด ให้ใช้ตัวดำเนินการไม่เท่ากัน <> สูตรนี้จะนับทุกภูมิภาคที่ไม่ใช่ตะวันออก

นอกจากนี้ยังนับเซลล์ที่ไม่ว่างด้วย "<>" เพียงอย่างเดียวได้ โดยจะตรงกับเซลล์ใดก็ตามที่มีข้อมูลอยู่ วิธีนี้เป็นวิธีรวดเร็วในการดูว่ามีรายการที่กรอกข้อมูลแล้วกี่รายการ

รูปแบบที่ใช้บ่อยมีสองแบบ:

• "" นับเซลล์ที่ว่างเปล่าจริง ๆ
• "<>" นับเซลล์ที่มีสิ่งใดก็ตามอยู่ภายใน

วิธีนี้มีประโยชน์สำหรับติดตามความคืบหน้า เช่น ตรวจว่ามีงานกี่รายการที่ยังไม่มีสถานะ โปรดทราบว่าเซลล์ที่มีช่องว่างจะดูเหมือนว่าง แต่จริง ๆ แล้วไม่ว่าง ดังนั้นควรทำความสะอาดข้อมูลหากจำนวนที่นับได้ดูไม่ถูกต้อง

COUNTIF มีประโยชน์มากเมื่อสร้างสรุปความถี่ ให้ใส่ภูมิภาคที่ไม่ซ้ำกันแต่ละรายการไว้ในเซลล์ D2, D3 และ D4 จากนั้นเขียน COUNTIF หนึ่งสูตรโดยอ้างอิงเซลล์ป้ายกำกับ แล้วลากสูตรลงมา

แต่ละแถวจะแสดงว่าภูมิภาคนั้นปรากฏกี่ครั้ง ให้ใส่ SUM ไว้ใต้จำนวนที่นับ และผลรวมควรเท่ากับจำนวนแถวข้อมูล วิธีนี้เป็นการตรวจสอบความสมเหตุสมผลอย่างรวดเร็วว่าข้อมูลไม่มีรายการใดตกหล่น

อีกวิธีที่ชาญฉลาดคือการค้นหารายการซ้ำ หากนับว่าค่าที่อยู่ใน A2 ปรากฏในทั้งคอลัมน์กี่ครั้ง แล้วได้ค่ามากกว่าหนึ่ง แสดงว่าเป็นรายการซ้ำ

ให้นำไปครอบด้วย IF เพื่อทำเครื่องหมายรายการเหล่านั้น: ผลลัพธ์ที่มากกว่า 1 หมายความว่ารายการดังกล่าวปรากฏซ้ำ วิธีนี้เป็นเทคนิคยอดนิยมสำหรับทำความสะอาดรายการก่อนวิเคราะห์

ขณะนี้คุณสามารถนับแถวที่ตรงตามเงื่อนไขด้วย COUNTIF ได้แล้ว โปรดจำไว้ว่า:

• รูปแบบคือ ช่วง, เกณฑ์ โดยไม่มีช่วงผลรวม
• ใช้เครื่องหมายอัญประกาศครอบข้อความและเกณฑ์ที่มีตัวดำเนินการ เช่น ">90"
• เชื่อมตัวดำเนินการกับเซลล์ด้วย & เช่น ">="&D1
• ใช้สร้างตารางความถี่และทำเครื่องหมายรายการซ้ำ

ถัดไปจะเรียนรู้การหาค่าเฉลี่ยเฉพาะค่าที่ตรงกันด้วย AVERAGEIF