Sumowanie rekordów za pomocą DSUM

DSUM sumuje liczby w jednej kolumnie tabeli, ale tylko w wierszach spełniających kryteria z zakresu kryteriów. Można myśleć o niej jak o funkcji SUMIFS, która odczytuje warunki z bloku komórek zamiast z wnętrza formuły.

Jest szczególnie przydatna, gdy występuje wiele warunków lub gdy użytkownicy mają zmieniać filtry przez edytowanie komórek, a nie przez przepisywanie formuł.

Postać funkcji jest następująca:

DSUM(database, field, criteria)

• database — cała tabela wraz z nagłówkami, np. A1:C13.
• field — kolumna, którą należy zsumować, podana jako nazwa nagłówka w cudzysłowie, np. "Amount", albo jako numer kolumny.
• criteria — wcześniej utworzony zakres kryteriów.

Załóżmy, że w zakresie A1:C13 znajdują się dane sprzedażowe z nagłówkami Region, Rep, Amount. W E1 wpisz Region, a w E2 wpisz East.

Poniższa formuła sumuje kolumnę Amount dla każdego wiersza dotyczącego regionu East. Jeśli wartości w wierszach East wynoszą 1200, 800 i 500, wynikiem jest 2500. Zmień E2 na West, a suma natychmiast zostanie przeliczona — bez edytowania formuły.

Argument field określa, która kolumna zostanie zsumowana. Można zapisać go na dwa sposoby:

• Według nazwy: "Amount" — rozwiązanie czytelne i odporne na zmianę kolejności kolumn.
• Według pozycji: 3 — trzecia kolumna zakresu bazy danych.

Użycie nazwy nagłówka jest zwykle bezpieczniejsze, ponieważ wstawienie kolumny nie spowoduje błędu. Należy tylko zachować identyczną pisownię jak w nagłówku tabeli.

Można sumować wartości na podstawie reguły liczbowej. W E1 umieść Amount, a w E2 >1000. DSUM doda teraz tylko kwoty większe niż 1000.

Jest to przydatne w przypadku pytań takich jak: „jaka jest łączna wartość wszystkich dużych zamówień?”. Porównanie znajduje się w komórce, więc kierownik może zmienić próg bez modyfikowania formuły.

Aby zsumować zamówienia z regionu East o wartości przekraczającej 1000, utwórz dwukolumnowy zakres kryteriów. W zakresie E1:F1 umieść nagłówki Region i Amount, a w zakresie E2:F2 wartości East i >1000.

Ponieważ oba warunki znajdują się w tym samym wierszu, są połączone za pomocą AND. DSUM zsumuje Amount tylko dla wierszy dotyczących regionu East i mających wartość większą niż 1000.

Aby zsumować regiony East i West, umieść wartości w osobnych wierszach. W E1 wpisz Region, w E2 East, a w E3 West.

Osobne wiersze oznaczają OR, więc DSUM doda Amount dla każdego wiersza dotyczącego regionu East lub West. Pamiętaj, aby rozszerzyć argument criteria do zakresu E1:E3, tak aby obejmował oba wiersze warunków.

Obie funkcje umożliwiają sumowanie z warunkami, ale różnią się sposobem działania:

• SUMIFS przechowuje kryteria w formule — świetnie sprawdza się w przypadku jednorazowych podsumowań.
• DSUM odczytuje kryteria z komórek — świetnie sprawdza się na pulpitach nawigacyjnych, na których użytkownicy zmieniają filtry, oraz przy złożonej logice AND/OR, z którą SUMIFS radzi sobie mniej wygodnie.

Jeśli musisz zagnieżdżać wiele funkcji SUMIFS, aby obsłużyć logikę OR, DSUM z wielowierszowym zakresem kryteriów jest często czytelniejszym rozwiązaniem.

Argument bazy danych musi zawierać wiersz nagłówków. Jeśli przekażesz tylko wiersze danych (A2:C13) bez nagłówków, DSUM nie będzie w stanie przypisać nazwy pola do kolumny i zwróci błąd.

Zakres powinien też obejmować wyłącznie rzeczywiste dane. Dołączenie kilku pustych wierszy poniżej nie stanowi problemu w przypadku sum, ale może wprowadzać w błąd inne funkcje D, dlatego warto tego unikać.

Jeśli żaden wiersz nie spełnia kryteriów, DSUM po prostu zwraca 0 — nie zgłasza błędu. Zwykle jest to odpowiednie zachowanie, ale zero może wyglądać jak rzeczywista suma.

Połącz tę funkcję z DCOUNT, aby sprawdzić, czy rzeczywiście dopasowano jakieś rekordy, albo opakuj wynik dodatkowym sprawdzeniem, tak aby zero oznaczające brak dopasowań było odróżnialne od sumy równej zero.

Największą zaletą DSUM jest interaktywność. Umieść listę rozwijaną w komórce wartości kryterium E2, zawierającą każdy region, a następnie wskaż w DSUM zakres E1:E2.

Teraz jedna komórka steruje sumą: wybierz East, aby wyświetlić sprzedaż w regionie East, albo North, aby przełączyć ją na sprzedaż w regionie North. Można umieścić kilka komórek z DSUM — po jednej dla każdej miary — korzystających z tej samej listy rozwijanej. W ten sposób płaska tabela zmienia się w dynamiczny panel podsumowania bez konieczności edytowania formuł.

Utworzono formułę =DSUM(A1:C13, "Amount", E1:E2), w której w E1 znajduje się Region, a w E2 — East. Co zwróci ta formuła?

DSUM sumuje jedną kolumnę dla wierszy spełniających kryteria z zakresu kryteriów:

• Składnia: DSUM(database, field, criteria).
• Argument database musi zawierać wiersz nagłówków.
• Argument field może być nazwą nagłówka w cudzysłowie albo numerem kolumny.
• Kryteria w tym samym wierszu oznaczają AND, a kryteria w osobnych wierszach — OR.
• Brak dopasowań zwraca 0, a nie błąd.

Następnie policzymy dopasowane rekordy za pomocą DCOUNT.