Sommare i record con DSUM

DSUM somma i numeri di una colonna di una tabella, ma solo nelle righe che corrispondono a un intervallo criteri. È simile a SUMIFS, ma legge le condizioni da un blocco di celle invece che dall'interno della formula.

È particolarmente utile quando sono presenti molte condizioni o quando si vuole consentire agli utenti di modificare i filtri intervenendo sulle celle, senza riscrivere le formule.

Il modello è:

DSUM(database, field, criteria)

• database - la tabella completa, comprese le intestazioni, ad esempio A1:C13.
• field - la colonna da sommare, indicata con il nome dell'intestazione tra virgolette, come "Amount", oppure con il numero della colonna.
• criteria - l'intervallo dei criteri creato in precedenza.

Immagini di avere i dati delle vendite nell'intervallo A1:C13, con le intestazioni Region, Rep e Amount. Inserisca Region in E1 e East in E2.

La formula seguente somma la colonna Amount per ogni riga relativa a East. Se i valori delle righe East sono 1200, 800 e 500, il risultato è 2500. Modificando E2 in West, il totale viene ricalcolato immediatamente, senza dover modificare la formula.

L'argomento field determina quale colonna viene sommata. È possibile indicarlo in due modi:

• Per nome: "Amount" - chiaro e non influenzato dal riordinamento delle colonne.
• Per posizione: 3 - la terza colonna dell'intervallo del database.

Usare il nome dell'intestazione è generalmente più sicuro, perché l'inserimento di una colonna non lo renderà errato. È sufficiente mantenere la grafia identica a quella dell'intestazione della tabella.

È possibile calcolare un totale in base a una regola numerica. Inserisca Amount in E1 e >1000 in E2. DSUM sommerà ora solo gli importi superiori a 1000.

È utile per domande come «qual è il totale di tutti gli ordini di importo elevato?». Il confronto si trova in una cella, quindi un responsabile può modificare la soglia senza intervenire sulla formula.

Per sommare gli ordini East superiori a 1000, crei un intervallo dei criteri a due colonne. Inserisca le intestazioni Region e Amount nell'intervallo E1:F1, quindi East e >1000 nell'intervallo E2:F2.

Poiché entrambe le condizioni si trovano sulla stessa riga, vengono unite con AND. DSUM somma Amount solo per le righe che sono East e hanno un valore superiore a 1000.

Per sommare sia East sia West, inserisca i valori su righe separate. Inserisca Region in E1, East in E2 e West in E3.

Le righe separate indicano OR, quindi DSUM somma Amount per qualsiasi riga che sia East o West. Si ricordi di estendere l'argomento criteria a E1:E3, in modo da includere entrambe le righe delle condizioni.

Entrambe consentono di sommare con condizioni, ma presentano alcune differenze:

• SUMIFS mantiene i criteri all'interno della formula: è ideale per totali occasionali.
• DSUM legge i criteri dalle celle: è ideale per dashboard in cui gli utenti modificano i filtri o per logiche AND/OR complesse che SUMIFS gestisce in modo poco agevole.

Se si ritrova a nidificare molte funzioni SUMIFS per gestire la logica OR, DSUM con un intervallo dei criteri su più righe è spesso più chiaro.

L'argomento database deve includere la riga di intestazione. Se si passano solo le righe di dati (A2:C13) senza le intestazioni, DSUM non può associare il nome del campo a una colonna e restituisce un errore.

È inoltre opportuno mantenere l'intervallo circoscritto ai dati effettivi. Includere righe vuote aggiuntive sotto i dati non crea problemi per le somme, ma può confondere altre funzioni D; perciò è buona abitudine farlo in ogni caso.

Se nessuna riga soddisfa i criteri, DSUM restituisce semplicemente 0 - non genera un errore. Di solito questo va bene, ma uno zero può sembrare un totale reale.

Lo si può associare a DCOUNT per sapere se qualche record corrisponde effettivamente, oppure racchiudere il risultato in un controllo, in modo che uno zero dovuto all'assenza di corrispondenze si distingua da un totale pari a zero.

Il vero vantaggio di DSUM è l'interattività. Inserisca in E2, la cella del valore dei criteri, un menu a discesa contenente ogni regione, quindi imposti DSUM sull'intervallo E1:E2.

A questo punto una sola cella determina il totale: selezionando East viene mostrato il fatturato di East; selezionando North viene mostrato quello di North. È possibile disporre più celle DSUM - una per ogni metrica - che leggono tutte lo stesso menu a discesa, trasformando una tabella statica in un pannello riepilogativo reattivo senza modificare alcuna formula.

DSUM somma una colonna per le righe che corrispondono a un intervallo di criteri:

• Sintassi: DSUM(database, field, criteria).
• Includere la riga di intestazione nell'argomento database.
• Il campo può essere il nome di un'intestazione tra virgolette oppure un numero di colonna.
• Criteri sulla stessa riga = AND; criteri su righe diverse = OR.
• Se non ci sono corrispondenze, viene restituito 0, non un errore.

Ora si passerà al conteggio dei record corrispondenti con DCOUNT.