Selección de casos con SWITCH

Cuando compara un valor con una lista de posibilidades exactas, los IF anidados se vuelven repetitivos. Tiene que escribir una y otra vez la misma referencia de celda.

La función SWITCH resuelve este problema. Indique el valor una sola vez y, después, enumere cada coincidencia posible junto con el resultado que debe producir. Se lee como una tabla de búsqueda clara escrita dentro de una sola fórmula.

La estructura es: SWITCH(expression, value1, result1, value2, result2, ..., default).

• expression es el elemento que está evaluando, normalmente una celda.
• Después, empareje cada value posible con su result.
• Un default opcional al final captura cualquier valor que no haya coincidido.

Los valores aparecen en pares, aunque se permite un valor predeterminado aislado al final.

Imagine que en la celda A2 tiene un número de día del 1 al 7 y desea obtener el nombre del día de la semana. SWITCH asigna cada número a una etiqueta.

SWITCH compara la expresión con cada valor mediante igualdad exacta, por lo que 1 solo coincide con 1, nunca con algo «cercano a 1».

¿Qué ocurre si la celda A2 contiene un valor que nunca enumeró, como 8 o un error tipográfico? Sin un valor predeterminado, SWITCH devuelve el error #N/A.

Añada un argumento final sin ningún valor de coincidencia delante. SWITCH interpreta un argumento aislado al final como el valor predeterminado que debe usar cuando no hay ninguna coincidencia.

Esta es la regla más importante: SWITCH solo comprueba la igualdad exacta. No puede realizar pruebas de «mayor que» ni de «entre».

Por eso, SWITCH es perfecto para códigos, identificadores, estados y nombres de categorías. Es la opción incorrecta para calificar según intervalos de puntuación. Para los intervalos, todavía necesita IF anidados o IFS con pruebas de comparación.

Compare la misma lógica de las dos formas. Con un IF anidado, repite A2 tres veces:

=IF(A2="N","North",IF(A2="S","South",IF(A2="E","East","West")))

Con SWITCH, indica A2 una sola vez y el resto queda organizado en pares. Hay menos paréntesis, menos repeticiones y resulta mucho más fácil de leer o editar posteriormente.

Al igual que en IF, los resultados de SWITCH pueden ser números o incluso cálculos, no solo etiquetas de texto.

En este caso, un código de envío determina una tarifa fija. El código STD devuelve 5, EXP devuelve 15 y cualquier otro valor usa la tarifa predeterminada de 25.

Hay una forma de hacer que SWITCH gestione intervalos después de todo. Establezca la expresión en TRUE y convierta cada valor en una comparación completa. SWITCH devuelve el resultado de la primera comparación que sea igual a TRUE.

Esto imita una prueba de intervalos con IF anidados, pero conserva la estructura ordenada de SWITCH. Recuerde ordenar las comparaciones de mayor a menor.

Un código de estado en A2 debe convertirse en un mensaje claro para el usuario y una acción de seguimiento. Asignaremos cuatro códigos y proporcionaremos una alternativa de seguridad:

• 1 significa «New order»
• 2 significa «Shipped»
• 3 significa «Delivered»
• 4 significa «Cancelled»
• cualquier otro valor significa «Check record»

SWITCH está disponible en Excel 2019, Excel para Microsoft 365 y Google Sheets. No está disponible en versiones muy antiguas, como Excel 2013 o anteriores.

Si alguna vez abre un libro en una versión antigua, SWITCH puede aparecer como #NAME?. En ese caso, vuelva a utilizar IF anidados, que funcionan en todas partes.

Saque el máximo partido de SWITCH con estas pautas:

• Úselo para coincidencias exactas: códigos, estados y categorías.
• Añada siempre un default para evitar sorpresas con #N/A.
• Mantenga alineados los pares de valores y resultados para que sean fáciles de revisar.
• Para la lógica de intervalos, use el truco SWITCH(TRUE, ...) o siga usando IFS.

Compruebe cuánto ha entendido sobre cómo SWITCH compara los valores.

Ha aprendido a asignar un valor a varios resultados con SWITCH. Ideas clave:

• La sintaxis es SWITCH(expression, value1, result1, ..., default).
• Coincide mediante igualdad exacta, por lo que es perfecta para códigos y estados.
• Incluya siempre un valor predeterminado para evitar #N/A.
• Use SWITCH(TRUE, comparison, result, ...) cuando necesite lógica de intervalos.