Slik justeres referanser når De kopierer

Når De kopierer en formel nedover, endres bare radnumrene. Kolonnebokstavene blir stående.

Med utgangspunkt i =A2+B2:

• Én rad ned blir =A3+B3
• To rader ned blir =A4+B4
• Tre rader ned blir =A5+B5

Kolonnene A og B flytter seg aldri, fordi De ikke flytter sidelengs.

Når De kopierer en formel sidelengs, endres kolonnebokstavene, mens radnumrene forblir uendret.

Anta at B2 inneholder =B1*2. Kopier den mot høyre til C2 og D2:

• C2 blir =C1*2
• D2 blir =D1*2

Raden forblir 1 fordi De bare flyttet sidelengs, ikke nedover. Flytter De i begge retninger samtidig, forskyves begge delene sammen.

En nyttig mental modell er at en relativ referanse lagrer en forskyvning fra formelcellen.

Hvis C2 inneholder =A2, er forskyvningen «to kolonner til venstre, samme rad». Kopierer De formelen til C5, brukes forskyvningen på nytt fra den nye plasseringen: to kolonner til venstre for C5 på samme rad, altså A5.

Pilen mellom formelen og målet beholder alltid samme lengde og retning.

Se for Dem en faktura med 1 000 rader. Hver rad trenger antall multiplisert med pris. Uten relative referanser måtte De ha skrevet 1 000 forskjellige formler for hånd.

Med relative referanser skriver De =A2*B2 én gang og fyller nedover. Hver rad peker automatisk på sitt eget antall og sin egen pris. Én formel, tusen riktige svar og ingen skrivefeil.

Relative referanser gjør en tidkrevende oppgave om til ett enkelt dobbeltklikk.

Dette kan De kontrollere selv. Når De har fylt, klikker De på en av de kopierte cellene og ser på formellinjen øverst.

Kopier =A2+B2 ned fem rader, og klikk deretter på den siste cellen. Formellinjen viser =A7+B7, ikke =A2+B2. Hver celle inneholder sin egen justerte versjon.

Ved å klikke seg gjennom kolonnen og lese formellinjen får De best forståelse for hvordan kopiering fungerer.

Relativ justering er vanligvis det De ønsker, men ikke alltid. Anta at hver rad skal multipliseres med én bestemt skattesats i cellen E1.

Hvis De skriver =C2*E1 og fyller nedover, forskyves E1 til E2, E3, E4 og så videre, slik at referansen ender i tomme celler. Resultatet blir feil.

De vil at C2 skal flyttes nedover, mens E1 skal forbli låst. Det krever en absolutt referanse, som omtales i neste kurs.

Her er en liten forsmak på løsningen. Når De setter et dollartegn foran en del av en referanse, låses den slik at den ikke kan forskyves.

Skriv =C2*$E$1 og fyll nedover. Nå forskyves C2 til C3, C4 og så videre, mens $E$1 forblir låst til skattesatsen hver gang.

Snart lærer De denne teknikken med dollartegn grundig. Foreløpig er det nok å vite at den finnes.

Alt dette fungerer på samme måte i Microsoft Excel og Google Sheets. Begge bruker relative referanser som standard, begge forskyver rader når De fyller nedover, og begge forskyver kolonner når De fyller sidelengs.

Syntaksen for låsing med dollartegn er også den samme i begge. Ferdighetene De bygger opp ved å kopiere formler i den ene appen, kan brukes direkte i den andre.

Hvis en utfylt kolonne viser feil tall, skyldes det nesten alltid en referanse som ble forskjøvet da den skulle ha stått stille.

Klikk på en celle som ikke fungerer, og les formellinjen. Spør: peker denne dit jeg forventer? Hvis en referanse som skulle vært fast, har flyttet seg, har De funnet feilen, og et dollartegn er løsningen.

De forstår nå mekanismen bak utfylling:

• Referanser er relative som standard og lagres som en forskyvning fra formelcellen.
• Utfylling nedover forskyver radnumre, mens utfylling sidelengs forskyver kolonnebokstaver.
• Denne automatiske justeringen gjør at én formel kan brukes i tusenvis av rader.
• Når en referanse må stå fast, låser et dollartegn den. Dette lærer De i neste kurs.

Les formellinjen når en utfylt kolonne ser feil ut.