Sådan justeres referencer, når du kopierer

Når du kopierer en formel nedad, ændres kun rækkenumrene. Kolonnebogstaverne bliver stående.

Med udgangspunkt i =A2+B2:

• Én række ned bliver til =A3+B3
• To rækker ned bliver til =A4+B4
• Tre rækker ned bliver til =A5+B5

Kolonnerne A og B flytter sig aldrig, fordi du ikke flytter dig vandret.

Kopiering af en formel sidelæns ændrer kolonnebogstaverne og lader rækkenumrene være uændrede.

Antag, at B2 indeholder =B1*2. Kopiér den til højre ind i C2 og D2:

• C2 bliver til =C1*2
• D2 bliver til =D1*2

Rækken forbliver 1, fordi du kun flyttede på tværs og ikke nedad. Flytter du i begge retninger på én gang, forskydes begge dele sammen.

En nyttig mental model er, at en relativ reference gemmer en forskydning fra formelcellen.

Hvis C2 indeholder =A2, er forskydningen "to kolonner til venstre, samme række". Kopiér den formel til C5, og forskydningen anvendes igen fra den nye placering: to kolonner til venstre for C5 i samme række, hvilket er A5.

Pilen mellem formlen og dens mål har altid samme længde og retning.

Forestil dig en faktura med 1.000 rækker. Hver række skal bruge antal gange pris. Uden relative referencer skulle du skrive 1.000 forskellige formler i hånden.

Med relative referencer skriver du =A2*B2 én gang og udfylder nedad. Hver række peger automatisk på sit eget antal og sin egen pris. Én formel, tusind korrekte svar og ingen slåfejl.

Relative referencer forvandler en besværlig opgave til et enkelt dobbeltklik.

Du kan selv efterprøve det. Når du har udfyldt, skal du klikke på en af de kopierede celler og se på formellinjen øverst.

Kopiér =A2+B2 fem rækker ned, og klik derefter på den sidste celle. Formellinjen viser =A7+B7, ikke =A2+B2. Hver celle indeholder sin egen justerede version.

Hvis du klikker dig ned gennem kolonnen og læser formellinjen, er det den bedste måde at opbygge en intuitiv forståelse af, hvordan kopiering fungerer.

Relativ justering er som regel det, du har brug for, men ikke altid. Forestil dig, at hver række skal ganges med en enkelt skattesats, der står i celle E1.

Hvis du skriver =C2*E1 og udfylder nedad, forskydes E1-delen til E2, E3, E4 og så videre, så den ender på tomme celler. Resultatet går i stykker.

Du vil have C2 til at glide ned, men E1 skal forblive låst. Det kræver en absolut reference, som gennemgås i næste kursus.

Her er en forsmag på løsningen. Hvis du sætter et dollartegn foran en del af en reference, låser du den, så den ikke kan forskydes.

Skriv =C2*$E$1, og udfyld nedad. Nu forskydes C2 til C3, C4 og så videre, mens $E$1 forbliver fast på skattesatsen hver gang.

Du lærer snart at bruge dette dollartegnstrick. Indtil da skal du bare vide, at det findes.

Alt her fungerer på samme måde i Microsoft Excel og Google Sheets. Begge bruger relative referencer som standard, begge forskyder rækker, når du udfylder nedad, og begge forskyder kolonner, når du udfylder på tværs.

Syntaksen med dollartegn til låsning er også den samme i begge programmer. De færdigheder, du opbygger ved at kopiere formler i det ene program, kan bruges direkte i det andet.

Hvis en udfyldt kolonne viser forkerte tal, skyldes det næsten altid en reference, der blev forskudt, selvom den skulle være blevet stående.

Klik på en celle, der ikke opfører sig korrekt, og læs formellinjen. Spørg dig selv: Peger den på det forventede sted? Hvis en reference, der skulle være fast, er forskudt, har du fundet fejlen, og et dollartegn er løsningen.

Nu forstår du motoren bag udfyldning:

• Referencer er som standard relative og gemmes som en forskydning fra formelcellen.
• Udfyldning nedad forskyder rækkenumre, mens udfyldning på tværs forskyder kolonnebogstaver.
• Denne automatiske justering gør, at én formel kan bruges til tusindvis af rækker.
• Når en reference skal blive på sin plads, låser et dollartegn den. Det lærer du om i næste kursus.

Læs formellinjen, når en udfyldt kolonne ser forkert ud.