Cómo se ajustan las referencias al copiar

Cuando escribe =A2 en una fórmula, la hoja de cálculo no recuerda realmente «la celda A2». Recuerda una dirección y una distancia, como «la celda que está dos columnas a mi izquierda».

Esto se denomina referencia relativa. Como la referencia se describe en relación con la posición de la propia fórmula, se ajusta cada vez que copia la fórmula en un lugar nuevo. Este único comportamiento es la razón por la que rellenar funciona tan bien.

Configure dos columnas de números:

• A2 = 100, B2 = 50
• A3 = 200, B3 = 80

En C2, escriba =A2+B2. Se muestra 150. Ahora copie C2 hacia abajo hasta C3. El resultado es 280, porque la fórmula se convirtió en =A3+B3.

No editó nada. Las referencias siguieron la fórmula una fila hacia abajo.

Cuando copia una fórmula hacia abajo, solo cambian los números de fila. Las letras de columna permanecen en su sitio.

Partiendo de =A2+B2:

• Una fila hacia abajo se convierte en =A3+B3
• Dos filas hacia abajo se convierte en =A4+B4
• Tres filas hacia abajo se convierte en =A5+B5

Las columnas A y B nunca se mueven porque no se está desplazando hacia los lados.

Copiar una fórmula hacia un lado cambia las letras de columna y mantiene los números de fila.

Suponga que B2 contiene =B1*2. Cópiela hacia la derecha, hasta C2 y D2:

• C2 se convierte en =C1*2
• D2 se convierte en =D1*2

La fila sigue siendo 1 porque solo se desplazó hacia un lado, no hacia abajo. Si se desplaza en ambas direcciones a la vez, ambas partes cambian conjuntamente.

Un modelo mental útil: una referencia relativa almacena un desplazamiento desde la celda de la fórmula.

Si C2 contiene =A2, el desplazamiento es «dos columnas a la izquierda, misma fila». Copie esa fórmula en C5 y el desplazamiento se vuelve a aplicar desde la nueva ubicación: dos columnas a la izquierda de C5, en la misma fila, que es A5.

La flecha entre la fórmula y su destino siempre conserva la misma longitud y dirección.

Imagine una factura de 1.000 filas. Cada fila necesita multiplicar la cantidad por el precio. Sin referencias relativas, tendría que escribir a mano 1.000 fórmulas diferentes.

Con ellas, escribe =A2*B2 una vez y rellena hacia abajo. Cada fila apunta automáticamente a su propia cantidad y precio. Una fórmula, mil resultados correctos y cero errores tipográficos.

Las referencias relativas convierten una tarea tediosa en un solo doble clic.

Puede comprobarlo por sí mismo. Después de rellenar, haga clic en cualquiera de las celdas copiadas y mire la barra de fórmulas situada en la parte superior.

Copie =A2+B2 cinco filas hacia abajo y, después, haga clic en la última. La barra de fórmulas muestra =A7+B7, no =A2+B2. Cada celda contiene su propia versión ajustada.

Hacer clic en las celdas de la columna y leer la barra de fórmulas es la mejor manera de desarrollar una intuición sobre cómo funciona la copia.

El ajuste relativo suele ser lo que necesita, pero no siempre. Suponga que cada fila debe multiplicarse por un único tipo impositivo situado en la celda E1.

Si escribe =C2*E1 y rellena hacia abajo, la parte E1 se desplaza a E2, E3, E4 y así sucesivamente, hasta quedar en celdas vacías. El resultado deja de funcionar.

Quiere que C2 se desplace hacia abajo, pero que E1 permanezca bloqueada. Para ello necesita una referencia absoluta, que se explica en el próximo curso.

A continuación tiene un adelanto de la solución. Al poner un signo de dólar delante de una parte de una referencia, esa parte queda bloqueada y no puede cambiar.

Escriba =C2*$E$1 y rellene hacia abajo. Ahora C2 se desplaza a C3, C4 y así sucesivamente, mientras que $E$1 permanece fija en el tipo impositivo cada vez.

Pronto dominará este truco del signo de dólar. Por ahora, solo necesita saber que existe.

Todo lo explicado aquí funciona de la misma forma en Microsoft Excel y Google Sheets. Ambas usan referencias relativas de forma predeterminada, ambas cambian las filas al rellenar hacia abajo y ambas cambian las columnas al rellenar hacia un lado.

La sintaxis de bloqueo con signos de dólar también es la misma en ambas. Las habilidades que desarrolle al copiar fórmulas en una aplicación se pueden aplicar directamente en la otra.

Si una columna rellenada muestra números incorrectos, casi siempre se debe a una referencia que cambió cuando debía permanecer fija.

Haga clic en una celda que no funcione correctamente y lea la barra de fórmulas. Pregúntese: ¿apunta al lugar esperado? Si una referencia que debía estar fija se ha desplazado, ha encontrado el error y un signo de dólar es la solución.

Compruebe si entiende cómo cambian las referencias.

Ahora comprende el mecanismo que hace posible rellenar:

• Las referencias son relativas de forma predeterminada y se almacenan como un desplazamiento desde la celda de la fórmula.
• Al rellenar hacia abajo, cambian los números de fila; al rellenar hacia un lado, cambian las letras de columna.
• Este ajuste automático permite que una sola fórmula funcione para miles de filas.
• Cuando una referencia debe permanecer fija, un signo de dólar la bloquea; esto lo aprenderá en el próximo curso.

Lea la barra de fórmulas siempre que una columna rellenada parezca incorrecta.