Calculer des moyennes et extraire des valeurs avec DAVERAGE et DGET

Cette leçon présente les deux dernières fonctions de base de données :

• DAVERAGE : la moyenne d'un champ numérique pour les enregistrements correspondants.
• DGET : récupère une valeur unique depuis l'unique ligne qui correspond à vos critères.

Les deux réutilisent le modèle (database, field, criteria) que vous connaissez déjà ; vous apprenez donc surtout ce qu'elles renvoient, et non une nouvelle syntaxe.

DAVERAGE(database, field, criteria) calcule la moyenne de la colonne du champ pour les lignes qui correspondent à la plage de critères.

• base de données : le tableau complet avec ses en-têtes.
• champ : une colonne numérique dont calculer la moyenne.
• critères : le bloc contenant les règles de correspondance.

Elle fonctionne comme AVERAGEIFS, mais lit les conditions dans des cellules.

Avec des données de ventes dans A1:C13 et les en-têtes Region, Rep et Amount, placez Region dans E1 et East dans E2.

La formule renvoie la moyenne des montants pour les lignes de l'Est. Si les commandes de l'Est s'élèvent à 1200, 800 et 1000, la moyenne est de 1000. Remplacez E2 par West et la moyenne s'actualise automatiquement.

DAVERAGE accepte l'ensemble des possibilités offertes par les critères. Pour calculer la moyenne des grosses commandes de l'Est uniquement, créez une plage de critères à deux colonnes : les en-têtes Region et Amount, puis East et >1000 en dessous.

Les conditions placées sur la même ligne signifient AND ; la fonction calcule donc la moyenne des montants des lignes de l'Est supérieures à 1000. Les champs vides sont ignorés : seules les valeurs numériques entrent dans le calcul de la moyenne.

Contrairement à DSUM, qui renvoie 0, DAVERAGE renvoie une erreur #DIV/0! lorsqu'aucune ligne ne correspond, car il est impossible de calculer la moyenne de zéro valeur.

Pour éviter ce problème, vérifiez d'abord le nombre de correspondances ou utilisez IFERROR afin d'afficher un message compréhensible à la place d'un code d'erreur.

DGET est différente : elle renvoie une valeur unique du champ de l'unique ligne qui correspond à vos critères.

Utilisez-la comme outil de recherche. Si vous disposez d'une clé unique, par exemple un identifiant de commande, DGET récupère un champ de cet enregistrement précis. Sa puissance comme son risque viennent du fait qu'elle exige exactement une correspondance.

Supposons que votre tableau contienne des représentants uniques et que vous souhaitiez obtenir le montant du représentant « Sara ». Placez Rep dans E1 et Sara dans E2.

DGET trouve l'unique ligne de Sara et renvoie son montant. Comme elle peut utiliser plusieurs colonnes de critères à la fois, DGET gère les recherches multicritères qu'un simple VLOOKUP ne peut pas effectuer.

DGET exige une correspondance avec exactement une ligne :

• Si aucune ligne ne correspond, elle renvoie #VALUE!.
• Si plus d'une ligne correspond, elle renvoie #NUM!.

Ces erreurs sont en réalité utiles : elles vous avertissent que votre clé est absente ou n'est pas unique. Affinez les critères jusqu'à ce qu'un seul enregistrement soit admissible.

Pour garantir une correspondance unique, ajoutez davantage de conditions. Vous souhaitez obtenir le montant de Sara dans la région Est ? Utilisez une plage de critères à deux colonnes : les en-têtes Rep et Region, puis Sara et East en dessous.

La logique AND réduit les résultats à une seule ligne, et DGET renvoie son montant. C'est ainsi que DGET devient un outil clair de recherche multicritère.

Comme DGET génère une erreur lorsqu'il n'y a aucune correspondance ou lorsqu'il y en a plusieurs, encapsulez-la pour obtenir une expérience plus fluide. IFERROR transforme l'une ou l'autre erreur en message lisible.

Si vous souhaitez précisément signaler un doublon différemment d'une absence, vous pouvez d'abord vérifier le nombre avec DCOUNTA et adapter le message en conséquence.

Voici un guide rapide pour choisir l'outil approprié :

• Vous avez besoin du total des lignes correspondantes ? Utilisez DSUM.
• Vous avez besoin du nombre de lignes correspondantes ? Utilisez DCOUNT ou DCOUNTA.
• Vous avez besoin de la moyenne des lignes correspondantes ? Utilisez DAVERAGE.
• Vous avez besoin d'une valeur provenant d'une seule ligne correspondante ? Utilisez DGET.

Les quatre fonctions partagent une même plage de critères ; vous pouvez donc créer un rapport qui additionne, compte, calcule des moyennes et effectue des recherches, le tout piloté par le même ensemble de cellules de conditions.

Vos critères DGET correspondent à trois lignes du tableau. Que renvoie DGET ?

Vous avez terminé l'étude de la famille des fonctions D :

• DAVERAGE calcule la moyenne d'un champ numérique pour les lignes correspondantes ; l'absence de correspondances renvoie #DIV/0!.
• DGET renvoie une valeur provenant d'une seule ligne correspondante ; aucune correspondance renvoie #VALUE! et plusieurs correspondances renvoient #NUM!.
• Les deux fonctions partagent le modèle (database, field, criteria) ainsi que les règles AND/OR des plages de critères.
• Encapsulez-les dans IFERROR pour obtenir un résultat propre et professionnel.

Avec DSUM et DCOUNT, vous pouvez désormais produire des rapports complets fondés sur des critères, directement à partir d'un tableau structuré.