Corrección de errores comunes al copiar

La mayoría de los errores al copiar tienen una causa común: una referencia se desplazó cuando debía permanecer fija, o permaneció fija cuando debía desplazarse.

Como las referencias relativas se desplazan al rellenar, una fórmula que apunta a una única celda compartida, como una tasa impositiva o un encabezado, se alejará de esa celda en cada fila nueva. El resultado son números incorrectos o errores.

En esta lección se muestran los errores más habituales y cómo corregirlos.

Suponga que E1 contiene una tasa impositiva de 0.08 y que escribe =C2*E1 en D2; después, rellene hacia abajo. Observe lo que ocurre:

• D2 = =C2*E1 (correcto)
• D3 = =C3*E2 (¡E2 está vacía!)
• D4 = =C4*E3 (sigue vacía)

La referencia E se alejó de la tasa. Las filas posteriores a la fila 2 multiplican por cero y muestran 0 en todas partes.

Congele la celda compartida para que no pueda desplazarse. Cambie la fórmula a =C2*$E$1 antes de rellenar.

Los signos de dólar bloquean tanto la columna E como la fila 1. Ahora, al rellenar hacia abajo:

• D3 = =C3*$E$1
• D4 = =C4*$E$1

Cada fila multiplica por la tasa correcta. C sigue desplazándose; $E$1 permanece en su sitio.

Si copia una fórmula a una posición en la que sus referencias se saldrían del límite de la hoja, aparece #REF!.

Por ejemplo, una fórmula como =A2-B2 colocada en la columna A y arrastrada hacia la izquierda no tiene ninguna celda válida a la que apuntar, por lo que devuelve #REF!. El error significa que una referencia ya no existe.

La solución es pegar la fórmula en una posición en la que sus referencias permanezcan dentro de la cuadrícula, o reescribirla para que apunte a celdas válidas.

Una fórmula de división copiada puede encontrarse con celdas vacías y dividir por cero, mostrando #DIV/0!.

Suponga que =B2/C2 se rellena hacia abajo en una columna en la que algunas celdas C están vacías. Dividir por una celda vacía provoca el error.

Incluya la fórmula en IFERROR para mostrar un espacio en blanco o cero en su lugar: =IFERROR(B2/C2,0). La división sigue ejecutándose cuando es posible y los errores se ocultan cuando no lo es.

Un descuido clásico consiste en arrastrar el controlador de relleno demasiado lejos y sobrescribir celdas que necesitaba, o pegar una fórmula sobre valores escritos manualmente.

La solución inmediata es Ctrl+Z (Cmd+Z) para deshacer. Las hojas de cálculo conservan un historial de deshacer amplio, por lo que puede retroceder varios rellenos accidentales.

Después de deshacer, vuelva a realizar el relleno con más cuidado y detenga el arrastre en la última fila correcta.

Al arrastrar el controlador de relleno se copia el formato junto con la fórmula. Esto puede extender bordes, colores o estilos de moneda a lugares donde no los quería.

Para copiar solo la fórmula, use el botón Opciones de autorrelleno después de arrastrar y elija Rellenar sin formato. Al pegar, use Pegado especial y seleccione únicamente Fórmulas para conservar intacto el aspecto del destino.

Su primer paso cuando algo parece incorrecto siempre es el mismo: haga clic en la celda problemática y lea la barra de fórmulas.

Compruebe si cada referencia apunta al lugar previsto. Si una constante que debería ser $E$1 aparece como E5, falta un bloqueo. Una referencia que muestra #REF! indica que se eliminó el destino. La barra de fórmulas convierte un número incorrecto y misterioso en una corrección evidente.

Para auditar una hoja completa de una sola vez, active la vista Mostrar fórmulas. En Excel, pulse Ctrl+` (la tecla del acento grave); en Google Sheets, seleccione Ver y después Mostrar fórmulas.

Cada celda muestra su fórmula en lugar del resultado, por lo que puede revisar una columna y detectar al instante la fila cuyas referencias se desplazaron. Pulse de nuevo el atajo para volver a la vista normal.

La mejor solución es evitar el error por completo. Antes de arrastrar, examine cada referencia y decida: ¿debe desplazarse con cada fila o permanecer fija?

Añada signos de dólar a todo lo que deba permanecer fijo, como una tasa individual, un total de encabezado o una tabla de búsqueda. Una forma rápida de añadirlos es hacer clic dentro de una referencia y pulsar F4, que alterna entre las opciones de bloqueo. Bloquee primero y rellene después.

Suponga que una columna de comisiones muestra 0 en todas las filas salvo en la primera. Hace clic en la fila 5 y la barra de fórmulas muestra =C5*E4, pero la tasa está en E1.

El diagnóstico es claro: E1 nunca se bloqueó, por lo que se desplazó hasta E4. Corrija la fórmula original a =C2*$E$1 y vuelva a rellenar la columna. Ahora todas las filas muestran el resultado correcto. Un solo signo de dólar reparó toda la columna.

Compruebe sus habilidades para diagnosticar y corregir errores de copia.

Ahora puede corregir las fórmulas que se rompen al copiarlas:

• Una constante que se desplaza se corrige bloqueándola con signos de dólar, como en $E$1.
• #REF! significa que una referencia se salió de la cuadrícula; #DIV/0! significa que se dividió por una celda vacía, algo que puede controlarse con IFERROR.
• Ctrl+Z deshace un relleno incorrecto; Rellenar sin formato mantiene limpios los estilos.
• Realice el diagnóstico con la barra de fórmulas o la vista Mostrar fórmulas, y bloquee las referencias antes de rellenar.

Ha completado la lección Copiar fórmulas correctamente.