ล้างช่องว่างด้วย TRIM

ข้อมูลที่คัดลอกจากเว็บไซต์ ไฟล์ PDF หรือระบบอื่น ๆ มักมาพร้อมกับ ช่องว่างเกิน คุณอาจพบช่องว่างก่อนชื่อ ช่องว่างสองตัวระหว่างคำ หรือช่องว่างด้านท้ายที่มองไม่เห็นด้วยซ้ำ

ช่องว่างที่มองไม่เห็นเหล่านี้ทำให้การค้นหา การเรียงลำดับ และการจับคู่ทำงานผิดพลาด ฟังก์ชัน TRIM จะช่วยทำความสะอาดช่องว่างเหล่านี้ เพื่อให้ข้อความของคุณทำงานได้อย่างคาดเดาได้

TRIM จะลบช่องว่างออกจากข้อความตามกฎง่าย ๆ ดังนี้:

• ลบช่องว่างทั้งหมดจาก จุดเริ่มต้น และ จุดสิ้นสุด
• ลดชุดช่องว่างใด ๆ ที่อยู่ ระหว่างคำ ให้เหลือช่องว่างเพียงหนึ่งตัว

ดังนั้น TRIM(" Hello world ") จะคืนค่าเป็น Hello world ที่มีช่องว่างตรงกลางเพียงหนึ่งตัวและไม่มีช่องว่างที่ขอบ

ในทางปฏิบัติ คุณจะระบุเซลล์ที่มีข้อมูลไม่เป็นระเบียบให้ TRIM หาก A2 เก็บค่า   จอห์น สมิธ   ที่มีช่องว่างเกิน สูตรนี้จะคืนค่าเวอร์ชันที่เรียบร้อย:

ผลลัพธ์คือ จอห์น สมิธ โดยไม่มีช่องว่างด้านหน้าหรือด้านท้าย ใส่สูตรไว้ในคอลัมน์ใหม่ จากนั้นคัดลอกและวางค่าเหล่านั้นทับข้อมูลเดิม หากคุณต้องการเก็บข้อมูลที่ทำความสะอาดแล้ว

ข้อกังวลที่พบบ่อยคือ TRIM จะลบช่องว่าง ทั้งหมด หรือไม่ คำตอบคือไม่ ฟังก์ชันนี้จะรักษาช่องว่างเดี่ยวระหว่างคำไว้ เพราะช่องว่างเหล่านั้นมีความหมาย

TRIM("New York") จะคืนค่าเป็น นิวยอร์ก — ช่องว่างสามตัวจะถูกรวมเป็นหนึ่งตัว ประโยคและชื่อของคุณจึงยังอ่านได้ง่าย โดยจะลบเฉพาะช่องว่างส่วนเกิน

ช่องว่างด้านท้ายมองไม่เห็นแต่มีอยู่จริง ข้อความ แอปเปิล และ แอปเปิล  ที่มีช่องว่างด้านท้าย ดูเหมือนกันทุกประการ แต่สเปรดชีตจะถือว่าเป็นค่า คนละค่า

สิ่งนี้ทำให้การค้นหาล้มเหลวและทำให้ข้อมูลซ้ำหลุดรอดไปได้ การใช้ TRIM กับทั้งสองคอลัมน์ก่อนเปรียบเทียบจะช่วยลบความไม่ตรงกันที่ซ่อนอยู่นี้

คุณสามารถยืนยันได้ว่าเซลล์มีช่องว่างเกิน โดยเปรียบเทียบความยาวก่อนและหลังใช้ TRIM

หาก LEN(A2) มากกว่า LEN(TRIM(A2)) แสดงว่าเซลล์นั้นมีช่องว่างที่ TRIM จะลบออก สูตรนี้จะคืนค่าจำนวนอักขระช่องว่างเกินที่ซ่อนอยู่ในเซลล์

วิธีแก้ไขที่ใช้บ่อยคือครอบค่าที่ใช้ค้นหาด้วย TRIM เพื่อไม่ให้ช่องว่างเกินทำให้ไม่พบข้อมูลที่ตรงกัน

ในที่นี้ ระบบจะตัดช่องว่างจากคำค้นหาใน A2 ก่อนที่ VLOOKUP จะค้นหาในตาราง แม้ A2 จะมีช่องว่างด้านท้าย การค้นหาก็จะจับคู่กับค่าที่สะอาดในตารางได้

TRIM จัดการได้เฉพาะอักขระช่องว่างปกติเท่านั้น ข้อความที่ดึงมาจากเว็บบางครั้งมี ช่องว่างไม่ตัดบรรทัด ซึ่งเป็นอักขระที่มองไม่เห็นคนละชนิด และ TRIM จะไม่สนใจอักขระนี้

หากต้องการลบอักขระเหล่านี้ ให้แทนที่ด้วยช่องว่างปกติก่อนโดยใช้ SUBSTITUTE และรหัสอักขระ 160 จากนั้นจึงใช้ TRIM การใช้ทั้งสองฟังก์ชันร่วมกันจะช่วยล้างช่องว่างที่จัดการได้ยากแทบทุกแบบ

ข้อความที่นำเข้าอาจมี อักขระที่พิมพ์ไม่ได้ ซ่อนอยู่ด้วย เช่น การขึ้นบรรทัดใหม่ ฟังก์ชัน CLEAN จะลบอักขระเหล่านั้น ส่วน TRIM จะจัดการช่องว่าง

การใช้ทั้งสองฟังก์ชันร่วมกันจะทำให้ได้ข้อความที่สะอาดหมดจด ให้ใช้ CLEAN ก่อนเพื่อลบอักขระควบคุม จากนั้นใช้ TRIM เพื่อแก้ไขช่องว่างที่เหลืออยู่

TRIM ทำงานในทั้ง เอ็กเซล และ กูเกิล ชีต โดยมีเป้าหมายเหมือนกัน มีข้อสังเกตหนึ่งประการคือ TRIM ในเอ็กเซลจะไม่สนใจช่องว่างไม่ตัดบรรทัด ขณะที่ TRIM ในกูเกิล ชีตจัดการช่องว่างบางส่วนได้ด้วย

เพื่อความปลอดภัยไม่ว่าจะใช้เครื่องมือใด เทคนิคการใช้ SUBSTITUTE ร่วมกับ CHAR(160) เป็นวิธีที่เชื่อถือได้ในการทำความสะอาดข้อความที่วางจากเว็บ

สูตร TRIM จะแสดงข้อความที่สะอาด แต่เซลล์เดิมที่มีข้อมูลไม่เป็นระเบียบยังคงอยู่ หากต้องการแทนที่ข้อมูลเดิมอย่างถาวร ให้คัดลอกเซลล์ที่มีสูตร แล้วใช้ วางแบบพิเศษ → ค่า วางทับคอลัมน์เดิม

การทำเช่นนี้จะแปลงผลลัพธ์ของสูตรให้เป็นข้อความทั่วไปที่คุณเก็บไว้ได้ จากนั้นคุณสามารถลบคอลัมน์ช่วยเหลือได้ ตอนนี้ข้อมูลของคุณจะถูกทำความสะอาดอย่างถาวร ไม่ใช่เพียงแค่แสดงผลให้ดูสะอาดเท่านั้น

ทดสอบความเข้าใจเกี่ยวกับ TRIM

คุณได้เรียนรู้การทำความสะอาดช่องว่างที่ไม่เป็นระเบียบในข้อความ

• TRIM(text) ลบช่องว่างด้านหน้าและด้านท้าย
• ชุดช่องว่างภายในจะถูกรวมให้เหลือช่องว่างเพียงหนึ่งตัว
• ช่องว่างด้านท้ายทำให้การค้นหาและการจับคู่ล้มเหลวโดยไม่แสดงข้อผิดพลาด
• ใช้ LEN ลบด้วย LEN(TRIM()) เพื่อตรวจหาช่องว่างที่ซ่อนอยู่
• ใช้ร่วมกับ CLEAN และ SUBSTITUTE(CHAR(160)) สำหรับข้อความที่วางจากเว็บ

คุณเรียนจบฟังก์ชันข้อความสำหรับการดึง การวัด และการทำความสะอาดแล้ว ถัดไปคุณจะเรียนรู้การเชื่อมและปรับรูปข้อความ