Slik søker VLOOKUP i en tabell

Forestill Dem en liten produkttabell i cellene A1:C4:

• Rad 1, overskrifter: Kode, Navn, Pris
• Rad 2: A100, Apple, 0.50
• Rad 3: B200, Banana, 0.30
• Rad 4: C300, Cherry, 1.20

Den første kolonnen (Kode) er kolonnen VLOOKUP søker i. De andre kolonnene inneholder data som kan returneres. Vi skal slå opp et produkt ved hjelp av koden og hente frem prisen.

For å finne prisen for koden B200 søker vi i kolonne 1 etter B200 og returnerer kolonne 3 (Pris):

Lest høyt: slå opp verdien "B200" i tabellen A1:C4, og returner verdien fra den 3. kolonnen når den blir funnet, ved å bruke et eksakt samsvar (FALSE).

Resultatet er 0.30. VLOOKUP fant B200 i rad 3 og leste bort til den tredje kolonnen.

col_index_num telles fra venstre kant av table_array, ikke fra kolonne A i arket.

I området A1:C4 nummereres kolonnene slik:

• Kolonne 1 = Kode (søkekolonnen)
• Kolonne 2 = Navn
• Kolonne 3 = Pris

Bruk altså indeks 2 for å returnere Navn og indeks 3 for Pris. Indeks 1 returnerer ganske enkelt verdien De søkte etter.

Det er sjelden å hardkode "B200". Vanligvis finnes verdien De vil slå opp, i en annen celle. Anta at noen skriver inn en kode i E2. Pek VLOOKUP til den cellen i stedet for en fast tekst.

Nå oppdateres resultatet automatisk hver gang E2 endres. Slik gjør oppslag det mulig å lage fakturaer, dashbord og søkefelt.

VLOOKUP har én streng regel: den kan bare søke i den venstre kolonnen i table_array. Den kan ikke søke i kolonne 2 og gå tilbake til kolonne 1.

Derfor må kolonnen De vil søke i, være den første kolonnen i området. Hvis kodene står i kolonne B, starter De table_array i kolonne B, for eksempel B1:D4.

Denne begrensningen til venstre kolonne er den vanligste årsaken til frustrasjon med VLOOKUP, og en senere leksjon viser hvordan De kan omgå den.

De kan ta med eller utelate overskriftsraden i table_array. Begge deler fungerer:

• A1:C4 tar med overskrifter (Kode, Navn, Pris)
• A2:C4 utelater overskrifter

Med et eksakt treff (FALSE) fører ikke overskriftene til feil svar, fordi de ikke vil samsvare med en produktkode. Mange tar dem med fordi området blir enklere å lese. Husk bare at kolonneindeksen fortsatt telles fra venstre i området De valgte.

La oss si at De lager en faktura. Produktkoden står i A10, og De vil hente navnet og prisen fra tabellen.

Navn i B10:

Pris i C10:

Én tabell kan fylle mange celler. Når De skriver inn en kode én gang, fylles resten ut, og det er den praktiske styrken ved VLOOKUP.

Har De lagt merke til dollartegnene i $A$1:$C$4? Når De kopierer en VLOOKUP nedover i en kolonne, vil De at oppslagsverdien skal flytte seg (A10, A11, A12...), mens tabellen skal stå fast.

Absolutte referanser med dollartegn låser tabellen på plass. Uten dem ville kopiering nedover flytte tabellen bort fra dataene og føre til feil. Lås table_array, og la lookup_value være relativ.

Datatabellen ligger ofte på et annet ark. For å referere til et område på et ark som heter Products, setter De arknavnet og et utropstegn foran området.

Hvis et arknavn inneholder mellomrom, setter De det i enkle anførselstegn, som i 'Price List'!A:C. Oppslaget fungerer på nøyaktig samme måte, men leser fra et annet ark.

Nå kjenner De kjernen i VLOOKUP:

• Den søker nedover i den første kolonnen i table_array
• Den tar fire argumenter: lookup_value, table_array, col_index_num og range_lookup
• col_index_num telles fra venstre kant av området
• Bruk FALSE for et eksakt treff i de fleste tilfeller
• Lås tabellen med $ slik at den blir stående når De kopierer nedover

I neste leksjon skal De se nærmere på forskjellen mellom eksakte og omtrentlige treff.