So durchsucht VLOOKUP eine Tabelle

VLOOKUP steht für Vertical Lookup, also vertikale Suche. Die Funktion durchsucht die erste Spalte einer Tabelle von oben nach unten nach einem angegebenen Wert und gibt anschließend einen Wert aus derselben Zeile in einer anderen Spalte zurück.

Stellen Sie sich ein Telefonbuch vor: Sie suchen einen Namen und lesen dann die Telefonnummer daneben ab. Genau das erledigt VLOOKUP für Ihre Tabelle.

Das V erinnert Sie daran, dass die Suche vertikal erfolgt, also nach unten in einer Spalte. In den nächsten Abschnitten lernen Sie die vier Bestandteile kennen und wenden sie auf eine echte Preistabelle an.

VLOOKUP benötigt vier durch Kommas getrennte Angaben:

• lookup_value - wonach Sie suchen
• table_array - der Zellbereich mit Ihren Daten
• col_index_num - aus welcher Spalte der Wert zurückgegeben werden soll
• [range_lookup] - TRUE für eine ungefähre, FALSE für eine genaue Übereinstimmung

Die eckigen Klammern bedeuten, dass das letzte Argument optional ist. Sie sollten es jedoch fast immer festlegen. So sieht die Formel grundsätzlich aus:

Stellen Sie sich eine kleine Produkttabelle in den Zellen A1:C4 vor:

• Überschriften in Zeile 1: Code, Name, Preis
• Zeile 2: A100, Apple, 0.50
• Zeile 3: B200, Banana, 0.30
• Zeile 4: C300, Cherry, 1.20

In der ersten Spalte (Code) sucht VLOOKUP. Die anderen Spalten enthalten Daten, die Sie zurückgeben können. Wir suchen ein Produkt anhand seines Codes und geben den zugehörigen Preis zurück.

Um den Preis des Codes B200 zu ermitteln, suchen wir in Spalte 1 nach B200 und geben Spalte 3 (Preis) zurück:

Ausgesprochen bedeutet die Formel: Suchen Sie den Wert "B200" in der Tabelle A1:C4. Wenn er gefunden wird, geben Sie den Wert aus der 3. Spalte zurück und verwenden Sie eine genaue Übereinstimmung (FALSE).

Das Ergebnis ist 0.30. VLOOKUP hat B200 in Zeile 3 gefunden und anschließend den Wert aus der dritten Spalte übernommen.

col_index_num wird vom linken Rand Ihres table_array aus gezählt, nicht von Spalte A des Tabellenblatts.

In unserem Bereich A1:C4 sind die Spalten folgendermaßen nummeriert:

• Spalte 1 = Code (die Suchspalte)
• Spalte 2 = Name
• Spalte 3 = Preis

Um den Namen zurückzugeben, verwenden Sie den Index 2; für den Preis verwenden Sie den Index 3. Index 1 gibt einfach den gesuchten Wert zurück.

Das Festcodieren von "B200" ist selten. Normalerweise befindet sich der gewünschte Wert in einer anderen Zelle. Angenommen, jemand gibt einen Code in E2 ein. Verweisen Sie bei VLOOKUP auf diese Zelle statt auf einen festen Text.

Immer wenn sich E2 ändert, wird das Ergebnis automatisch aktualisiert. So kommen Nachschlagefunktionen in Rechnungen, Dashboards und Suchfeldern zum Einsatz.

VLOOKUP hat eine strikte Regel: Es kann nur die am weitesten links stehende Spalte von table_array durchsuchen. Es kann nicht Spalte 2 durchsuchen und anschließend auf Spalte 1 zurückgreifen.

Deshalb muss die Spalte, die Sie durchsuchen möchten, die erste Spalte Ihres Bereichs sein. Wenn sich Ihre Codes in Spalte B befinden, beginnen Sie table_array bei Spalte B, zum Beispiel mit B1:D4.

Diese Einschränkung auf die linke Spalte ist die häufigste Ursache für Frust mit VLOOKUP. In einer späteren Lektion erfahren Sie, wie Sie sie umgehen können.

Sie können die Kopfzeile in table_array einbeziehen oder ausschließen. Beides funktioniert:

• A1:C4 schließt die Kopfzeilen ein (Code, Name, Price)
• A2:C4 schließt die Kopfzeilen aus

Bei einer exakten Übereinstimmung (FALSE) führen Kopfzeilen nicht zu falschen Ergebnissen, da sie nicht mit einem Produktcode übereinstimmen. Viele beziehen sie ein, weil der Bereich dadurch übersichtlicher ist. Denken Sie nur daran, dass der Spaltenindex weiterhin von links ausgehend ab dem Anfang des gewählten Bereichs gezählt wird.

Angenommen, Sie erstellen eine Rechnung. Der Produktcode steht in A10, und Sie möchten den zugehörigen Namen und Preis aus der Tabelle übernehmen.

Name in B10:

Preis in C10:

Eine Tabelle kann viele Zellen versorgen. Wenn Sie einen Code einmal eingeben, werden die übrigen Angaben ausgefüllt – genau darin liegt die alltägliche Stärke von VLOOKUP.

Ist Ihnen das Zeichen $ in $A$1:$C$4 aufgefallen? Wenn Sie ein VLOOKUP in einer Spalte nach unten kopieren, soll sich der Nachschlagewert ändern (A10, A11, A12 ...), die Tabelle jedoch unverändert bleiben.

Absolute Bezüge mit Dollarzeichen fixieren die Tabelle. Ohne sie würde das Kopieren nach unten den Tabellenbereich von Ihren Daten wegverschieben und Fehler erzeugen. Fixieren Sie table_array, und lassen Sie lookup_value relativ.

Ihre Datentabelle befindet sich häufig auf einem anderen Tabellenblatt. Um auf einen Bereich in einem Blatt namens Products zu verweisen, setzen Sie den Blattnamen und ein Ausrufezeichen vor den Bereich.

Wenn ein Blattname Leerzeichen enthält, setzen Sie ihn in einfache Anführungszeichen, zum Beispiel 'Price List'!A:C. Der Nachschlagevorgang funktioniert genauso, er liest die Daten lediglich aus einem anderen Tabellenblatt.

Testen Sie Ihr Verständnis dafür, wie VLOOKUP sucht.

Sie kennen nun die Grundlagen von VLOOKUP:

• Es durchsucht die erste Spalte nach unten in Ihrem table_array
• Es verwendet vier Argumente: lookup_value, table_array, col_index_num und range_lookup
• col_index_num wird ab dem linken Rand des Bereichs gezählt
• Verwenden Sie in den meisten Fällen FALSE für eine exakte Übereinstimmung
• Fixieren Sie die Tabelle mit $, damit sie beim Kopieren nach unten unverändert bleibt

Als Nächstes sehen Sie sich den Unterschied zwischen exakter und ungefährer Übereinstimmung genauer an.