Correggere gli errori comuni di copia

La maggior parte degli errori di copia ha una causa comune: un riferimento si è spostato quando avrebbe dovuto restare fisso, oppure è rimasto fisso quando avrebbe dovuto spostarsi.

Poiché i riferimenti relativi si spostano durante il riempimento, una formula che punta a una singola cella condivisa, come un'aliquota fiscale o un'intestazione, si allontanerà da quella cella a ogni nuova riga. Il risultato sono numeri errati o errori.

Questa lezione mostra gli errori più comuni e come correggerli.

Supponga che E1 contenga un'aliquota fiscale pari a 0.08 e che in D2 inserisca =C2*E1, quindi riempia verso il basso. Osservi cosa accade:

• D2 = =C2*E1 (corretto)
• D3 = =C3*E2 (E2 è vuota!)
• D4 = =C4*E3 (ancora vuota)

Il riferimento a E si è allontanato dall'aliquota. Le righe sotto la riga 2 moltiplicano per zero, mostrando 0 ovunque.

Blocchi la cella condivisa affinché non possa spostarsi. Modifichi la formula in =C2*$E$1 prima di riempire.

I simboli del dollaro bloccano sia la colonna E sia la riga 1. Ora, quando riempie verso il basso:

• D3 = =C3*$E$1
• D4 = =C4*$E$1

Ogni riga moltiplica per l'aliquota corretta. C continua a spostarsi; $E$1 resta al suo posto.

Se copia una formula in una posizione in cui i relativi riferimenti uscirebbero dai limiti del foglio, ottiene #REF!.

Per esempio, una formula come =A2-B2 inserita nella colonna A e trascinata verso sinistra non ha più una cella valida a cui puntare, quindi restituisce #REF!. L'errore significa «un riferimento non esiste più».

La soluzione consiste nell'incollare la formula in una posizione in cui i riferimenti rimangano nella griglia oppure nel riscriverla affinché punti a celle valide.

Una formula di divisione copiata può incontrare celle vuote e dividere per zero, mostrando #DIV/0!.

Supponga di riempire verso il basso =B2/C2 in una colonna in cui alcune celle C sono vuote. La divisione per una cella vuota attiva l'errore.

Racchiuda la formula in IFERROR per mostrare invece una cella vuota o uno zero: =IFERROR(B2/C2,0). La divisione viene comunque eseguita dove possibile e gli errori vengono nascosti dove non è possibile.

Un errore classico consiste nel trascinare il quadratino di riempimento troppo lontano e sovrascrivere celle necessarie, oppure nell'incollare una formula sopra valori inseriti manualmente.

La soluzione immediata è Ctrl+Z (Cmd+Z) per annullare. I fogli di calcolo conservano una cronologia degli annullamenti molto ampia, quindi può tornare indietro attraverso diversi riempimenti accidentali.

Dopo aver annullato, ripeta il riempimento con maggiore attenzione e interrompa il trascinamento nell'ultima riga corretta.

Trascinando il quadratino di riempimento si copia la formattazione insieme alla formula. In questo modo è possibile estendere bordi, colori o formati valuta in celle in cui non erano desiderati.

Per copiare solo la formula, usi il pulsante Opzioni riempimento automatico dopo il trascinamento e scelga Riempi senza formattazione. Durante un'operazione di incolla, usi Incolla speciale e selezioni solo Formule per lasciare invariato l'aspetto della destinazione.

Quando qualcosa sembra errato, la prima cosa da fare è sempre la stessa: faccia clic sulla cella problematica e legga la barra della formula.

Si chieda se ogni riferimento punta alla posizione prevista. Se una costante che dovrebbe essere $E$1 appare come E5, significa che manca un blocco. Un riferimento che mostra #REF! indica che la destinazione è stata eliminata. La barra della formula trasforma un numero apparentemente inspiegabile in una correzione evidente.

Per controllare un intero foglio in una sola volta, attivi la visualizzazione Mostra formule. In Excel prema Ctrl+` (il tasto dell'accento grave); in Google Sheets scelga Visualizza, quindi Mostra formule.

Ogni cella mostra la propria formula invece del risultato, così può esaminare una colonna e individuare immediatamente l'unica riga i cui riferimenti si sono spostati. Prema di nuovo la scorciatoia per tornare alla visualizzazione normale.

La soluzione migliore è evitare del tutto il problema. Prima di trascinare, esamini ogni riferimento e decida: deve spostarsi con ogni riga oppure deve restare fisso?

Aggiunga i simboli del dollaro a tutto ciò che deve restare fisso, come una singola aliquota, un totale di intestazione o una tabella di ricerca. Un modo rapido per aggiungerli consiste nel fare clic all'interno di un riferimento e premere F4, che alterna le diverse opzioni di blocco. Blocchi prima, riempia dopo.

Supponga che una colonna delle commissioni mostri 0 in ogni riga tranne la prima. Fa clic sulla riga 5 e nella barra della formula visualizza =C5*E4, ma l'aliquota si trova in E1.

La diagnosi è chiara: E1 non è mai stato bloccato, quindi si è spostato fino a E4. Corregga la formula originale in =C2*$E$1, quindi riempia nuovamente la colonna. Ora ogni riga mostra il valore corretto. Un solo simbolo del dollaro ha corretto l'intera colonna.

Metta alla prova le Sue capacità di risolvere i problemi di copia.

Ora sa come correggere le formule che si interrompono quando vengono copiate:

• Una costante che si sposta si corregge bloccandola con i simboli del dollaro, ad esempio $E$1.
• #REF! significa che un riferimento è uscito dalla griglia; #DIV/0! significa che si è diviso per una cella vuota e si può gestire con IFERROR.
• Ctrl+Z annulla un riempimento errato; Riempi senza formattazione mantiene puliti gli stili.
• Diagnostichi i problemi con la barra della formula o con la visualizzazione Mostra formule, e blocchi i riferimenti prima di riempire.

Ha completato la lezione Copiare correttamente le formule.