Læg sammen efter kriterier med SUMIF

Antag, at regionsnavnene står i A2:A10, og salgsbeløbene står i B2:B10. Hvis du kun vil have totalen for salg i Øst, skal du teste kolonne A for ordet Øst og lægge de tilsvarende beløb fra kolonne B sammen.

Regnearket kontrollerer hver celle med en region. Hver gang der står Øst, henter det beløbet fra den pågældende række og lægger det til den løbende total. Andre regioner ignoreres.

Når din betingelse er et ord, skal du sætte det i dobbelte anførselstegn: "East". Uden anførselstegn vil regnearket tro, at East er et navn eller en etiket, og sandsynligvis returnere nul.

Der skelnes ikke mellem store og små bogstaver ved match, så "east" og "East" matcher de samme rækker. Sørg blot for, at stavningen passer præcist med dataene, og at der ikke er overflødige mellemrum.

Det er fint at skrive betingelsen manuelt, men det er mere overskueligt at placere den i en celle. Hvis D1 indeholder ordet Øst, skal du referere til D1 i stedet for at skrive teksten.

Nu kan du ændre regionen i D1, og din total opdateres med det samme. Det gør formlen genanvendelig og gør én celle til en enkel kontrolkontakt for din rapport.

Betingelser behøver ikke være tekst. Hvis du vil lægge alle beløb, der præcis er lig med 500, sammen, skal du blot bruge tallet som betingelse.

Når testkolonnen og sumkolonnen er den samme, kan du endda udelade det tredje argument. Her testes og summeres kolonne B, så kun rækkerne, hvor B er 500, lægges sammen.

SUMIF kan mere end at finde præcise match. Sæt en sammenligningsoperator i anførselstegnene for at lægge områder med tal sammen:

• ">100" større end 100
• "<=50" 50 eller mindre
• "<>0" forskellig fra nul

Denne formel lægger alle salg over 100 sammen. Operatoren og tallet står begge inden for det samme sæt anførselstegn.

Hvad nu, hvis grænseværdien står i en celle, f.eks. hvis D1 indeholder 100, og du vil have beløb, der er større end dette? Du kan ikke skrive ">D1", for så bliver D1 til den bogstavelige tekst D1. Sæt i stedet operatoren og cellen sammen med et og-tegn.

Og-tegnet føjer teksten ">" sammen med værdien i D1 og opbygger betingelsen ">100" undervejs.

range og sum_range bør have samme højde og begynde på samme række. Hvis regionsnavnene står i A2:A10, skal beløbene stå i B2:B10 og ikke i B3:B11.

Når de ikke er på linje, kobler regnearket den forkerte region sammen med det forkerte beløb, så din total bliver forkert uden at det nødvendigvis opdages. Kontrollér altid, at begge områder dækker præcis de samme rækker.

Forestil dig et udgiftsark med kategorier i kolonne A og omkostninger i kolonne B. Du vil have en lille oversigtstabel, der viser totalen for Rejser, Mad og Kontor.

Indtast hver kategorietiket i cellerne D2, D3 og D4, og skriv derefter én SUMIF, der refererer til etiketcellen. Udfyld den nedad, så hver række beregner totalen for sin egen kategori. Ét formelmønster giver tre øjeblikkelige subtotaler.

Bemærk, at det sidste eksempel brugte A:A og B:B, altså hele kolonner. Det er praktisk, når der hele tiden tilføjes rækker, fordi du aldrig behøver at udvide området.

Sørg blot for, at teksten i overskriftsrækken ikke ved et uheld matcher dine betingelser, og hold begge kolonner på linje. I meget store ark kan et afgrænset område som A2:A1000 beregnes en smule hurtigere.

Du ved nu, hvordan du lægger tal sammen på betingelse med SUMIF. De vigtigste pointer er:

• Rækkefølgen er range, criteria, sum_range.
• Tekstbetingelser kræver anførselstegn, og der skelnes ikke mellem store og små bogstaver ved match.
• Operatorer som ">100" står i anførselstegnene. Sæt en operator sammen med en celle med &.
• Sørg for, at range og sum_range dækker de samme rækker.

Derefter skal du tælle matchende rækker med COUNTIF.