Räkna dagar mellan datum

En vanlig överraskning är att resultatcellen ibland visar ett datum i stället för ett tal efter att datum har subtraherats, till exempel 1/17/1900.

Det beror på att cellen har ärvt ett datumformat. Beräkningen är korrekt; det är bara visningen som är fel. Åtgärda det genom att ändra cellens format till Tal med noll decimaler.

När cellen har formaterats som ett tal visas det tydliga antalet dagar som förväntat.

Vanlig subtraktion räknar mellanrummen mellan dagar, inte dagarna själva. Från den 1 juni till den 18 juni ger subtraktionen 17, men det finns faktiskt 18 kalenderdagar om båda ändpunkterna räknas med.

Om både startdagen och slutdagen ska räknas med i er situation lägger ni till 1 till resultatet.

Formeln =B2-A2+1 ger alltså antalet dagar inklusive båda ändpunkterna. Avgör vilket av dessa sätt som behövs i rapporten.

För att räkna hela månader eller år är subtraktion opraktiskt. Funktionen DATEDIF är avsedd för detta. Den tar tre argument: startdatum, slutdatum och en enhetskod inom citattecken.

Enhetskoden styr vad som räknas:

• "D" räknar dagar
• "M" räknar hela månader
• "Y" räknar hela år

Obs! DATEDIF är en dold äldre funktion. Den fungerar, men visas inte i Excels autokomplettering.

Använd enheten "M" för att räkna hela månader mellan två datum. Ofullständiga månader ignoreras.

Om A2 är den 15 januari och B2 är den 10 april returnerar =DATEDIF(A2, B2, "M") värdet 2, eftersom endast två hela månader har gått. Den tredje månaden är ännu inte fullständig den 10:e.

Detta är precis hur abonnemangstid eller avtalslängd vanligtvis mäts.

Enheten "Y" ger hela år, vilket är det korrekta sättet att beräkna ålder.

Om A2 innehåller ett födelsedatum och ni jämför det med dagens datum får ni personens ålder i hela år. Funktionen returnerar korrekt det lägre talet tills födelsedagen faktiskt har passerat under det aktuella året.

På så sätt undviker ni avrundningsfel som uppstår när skillnaden i dagar divideras med 365.

DATEDIF har ytterligare enhetskoder som delar upp ett tidsintervall i olika delar:

• "YM" = återstående månader efter att hela år har räknats
• "MD" = återstående dagar efter att hela månader har räknats
• "YD" = återstående dagar efter att hela år har räknats

Med dessa kan ni formulera en tidsperiod som 2 år, 3 månader, 5 dagar genom att kombinera tre DATEDIF-anrop.

Vanlig subtraktion räknar alla kalenderdagar, inklusive helger. Om ni bara vill räkna arbetsdagar använder ni NETWORKDAYS.

Funktionen räknar vardagar mellan två datum och låter er ange en lista med helgdagar som ska hoppas över. =NETWORKDAYS(A2, B2) returnerar alltså antalet dagar från måndag till fredag, och ett valfritt tredje argument anger ett område med helgdagar.

Detta är rätt verktyg för leveransuppskattningar och SLA-tidslinjer.

Anta att förfallodatumet för en faktura finns i A2 och att ni vill visa hur många dagar den är försenad jämfört med idag, men visa 0 om förfallodatumet ännu inte har passerat.

Subtrahera förfallodatumet från dagens datum och kapsla sedan in resultatet i MAX tillsammans med 0, så att en faktura som ännu inte förfallit aldrig visar ett negativt tal.

Den här enda formeln ger ett tydligt och rimligt antal försenade dagar i en kravrapport.

När ni har ett antal dagar kan ni omvandla det till andra enheter. Om ni vill uttrycka ett tidsintervall i hela veckor dividerar ni dagsskillnaden med 7 och avrundar nedåt med INT.

=INT((B2-A2)/7) visar alltså hur många hela veckor som ryms mellan de två datumen. En skillnad på 17 dagar blir 2 veckor.

Samma princip fungerar för alla enheter: dividera antalet dagar och avrunda på det sätt som rapporten kräver.

Ni har lärt er flera sätt att mäta tidsintervall:

• =B2-A2 ger skillnaden i dagar, där det senare datumet ska stå först. Lägg till 1 om båda ändpunkterna ska räknas med.
• Formatera om resultatcellen till Tal om den visar ett datum.
• DATEDIF(start, end, "D"/"M"/"Y") räknar hela dagar, månader eller år och passar bra för ålder och anställnings- eller abonnemangstid.
• NETWORKDAYS räknar arbetsdagar och kan hoppa över helgdagar.
• Kapsla in beräkningen i MAX(0, ...) för att undvika negativa antal försenade dagar.

Ni har slutfört kursen Datum- och tidsfunktioner.