Telle dager mellom datoer

En vanlig overraskelse er at svaret etter subtraksjon av datoer noen ganger vises som en dato i stedet for et tall, for eksempel 17.01.1900.

Det skjer fordi cellen har arvet et datoformat. Beregningen er riktig; det er bare visningen som er feil. Du løser dette ved å endre celleformatet til Tall med null desimaler.

Når cellen er formatert som et tall, ser du det tydelige antallet dager du forventet.

Vanlig subtraksjon teller mellomrommet mellom dagene, ikke dagene i seg selv. Fra 1. juni til 18. juni gir subtraksjon 17, men det er faktisk 18 kalenderdager hvis du teller med begge datoene.

Hvis situasjonen krever at både start- og sluttdagen skal tas med, legger du 1 til resultatet.

=B2-A2+1 gir altså det inklusive antallet. Avgjør hvilket av de to tallene rapporten trenger.

Når du skal telle hele måneder eller år, er subtraksjon tungvint. Funksjonen DATEDIF er laget for dette. Den tar tre argumenter: startdato, sluttdato og enhetskode i anførselstegn.

Enhetskoden bestemmer hva som telles:

• "D" teller dager
• "M" teller hele måneder
• "Y" teller hele år

Merk: DATEDIF er en skjult eldre funksjon. Den fungerer, men vises ikke i autofullføringen i Excel.

Bruk enheten "M" for å telle hele måneder mellom to datoer. Delvise måneder ignoreres.

Hvis A2 er 15. januar og B2 er 10. april, returnerer =DATEDIF(A2, B2, "M") 2, fordi bare to hele måneder har gått. Den tredje måneden er ikke fullført den 10.

Dette er nøyaktig slik varigheten av abonnementer eller kontrakter vanligvis måles.

Enheten "Y" gir hele år, som er den riktige måten å beregne alder på.

Hvis A2 inneholder en fødselsdato, gir sammenligning med dagens dato personens alder i hele år. Funksjonen returnerer riktig det laveste tallet frem til fødselsdagen faktisk har passert i inneværende år.

Dermed unngår du avrundingsfeilene du får ved å dele forskjellen i antall dager på 365.

DATEDIF har ekstra enhetskoder for å dele et tidsrom opp i deler:

• "YM" = resterende måneder etter at hele år er telt
• "MD" = resterende dager etter at hele måneder er telt
• "YD" = resterende dager etter at hele år er telt

Disse gjør det mulig å angi en varighet som 2 år, 3 måneder, 5 dager ved å kombinere tre DATEDIF-kall.

Vanlig subtraksjon teller alle kalenderdager, inkludert helger. For å telle bare arbeidsdager bruker du NETWORKDAYS.

Funksjonen teller ukedager mellom to datoer og lar deg oppgi en liste over helligdager som skal hoppes over. =NETWORKDAYS(A2, B2) returnerer altså antallet dager fra mandag til fredag, og et valgfritt tredje argument peker på et område med helligdager.

Dette er riktig verktøy for leveringsestimater og SLA-tidslinjer.

Anta at en fakturas forfallsdato står i A2, og at du vil vise hvor mange dager fakturaen er forfalt sammenlignet med dagens dato, men vise 0 hvis forfallsdatoen ikke har passert ennå.

Trekk forfallsdatoen fra dagens dato, og pakk deretter resultatet inn i MAX sammen med 0, slik at en faktura som ikke har forfalt ennå aldri viser et negativt tall.

Denne ene formelen gir et tydelig og fornuftig antall forfalte dager i en rapport over utestående krav.

Når du har et dagtall, kan du konvertere det til andre enheter. Hvis du vil uttrykke et tidsrom i hele uker, deler du forskjellen i antall dager på 7 og runder ned med INT.

=INT((B2-A2)/7) forteller deg altså hvor mange hele uker det er plass til mellom de to datoene. Et mellomrom på 17 dager blir 2 uker.

Den samme ideen fungerer for alle enheter: del dagtallet og rund på den måten rapporten krever.

Du har lært flere måter å måle tidsrom på:

• =B2-A2 gir forskjellen i antall dager. Plasser den senere datoen først, og legg til 1 for inklusiv telling.
• Formater resultatcellen på nytt som Tall hvis den viser en dato.
• DATEDIF(start, end, "D"/"M"/"Y") teller hele dager, måneder eller år og er nyttig for alder og varighet.
• NETWORKDAYS teller arbeidsdager og kan hoppe over helligdager.
• Bruk MAX(0, ...) for å unngå negative tall for forfalte dager.

Du har fullført kurset om dato- og klokkeslettfunksjoner.