Zrozumienie typów błędów

Arkusze kalkulacyjne wyświetlają wartości błędów, gdy formuła nie może dokończyć działania. Zamiast zgadywać, komórka wyświetla krótki kod, taki jak #DIV/0! lub #N/A, który dokładnie wskazuje, co poszło nie tak.

Błędy nie są usterkami programu. To jasne sygnały, że formuła otrzymała zadanie niemożliwe do wykonania, na przykład dzielenie przez zero albo wyszukanie wartości, która nie istnieje.

Nauczenie się odczytywania tych kodów to pierwszy krok do ich naprawienia. W tej lekcji poznają Państwo najczęstsze typy błędów i dowiedzą się, co każdy z nich oznacza.

Błąd #DIV/0! oznacza, że formuła próbowała podzielić liczbę przez zero lub pustą komórkę. Dzielenie przez zero nie ma rozwiązania matematycznego, więc arkusz odmawia podania zmyślonego wyniku.

Często dzieje się tak w przypadku średnich lub proporcji, gdy mianownik nie został jeszcze uzupełniony. Przykładem może być obliczanie kosztu jednostkowego, gdy liczba jednostek jest nadal pusta.

Zwykle wystarczy sprawdzić, czy dzielnik ma wartość zero, zanim wykona się dzielenie. Później poznają Państwo funkcję IFERROR, która służy do tego celu.

Wyobraźmy sobie, że komórka B2 zawiera całkowitą sprzedaż, a komórka C2 — liczbę zamówień. Aby znaleźć średnią wartość zamówienia, należy podzielić jedną wartość przez drugą.

Jeśli C2 jest pusta lub zawiera zero, wynikiem będzie #DIV/0!, ponieważ nie można rozdzielić sprzedaży na zero zamówień.

Gdy tylko w komórce C2 pojawi się rzeczywista liczba, błąd zniknie i wyświetli się średnia. Błąd po prostu czekał na prawidłowe dane wejściowe.

Błąd #N/A oznacza niedostępność. Pojawia się, gdy funkcja wyszukiwania, taka jak VLOOKUP lub XLOOKUP, nie może znaleźć wyszukiwanej wartości.

To najczęstszy błąd w rzeczywistych skoroszytach, ponieważ wyszukiwanie wymaga idealnej zgodności między wpisaną wartością a wartością przechowywaną w tabeli.

Końcowa spacja, inna pisownia lub brakujący wiersz powodują błąd #N/A. Oznacza on, że wyszukiwanie zostało zakończone, ale niczego nie znaleziono.

Choć #N/A może wyglądać niepokojąco, w rzeczywistości jest pomocny. Pokazuje różnicę między rzeczywistym zerem a brakiem dopasowania.

Gdyby wyszukiwanie zwróciło pustą wartość lub zero, można by uznać, że dane istnieją, ale są puste. #N/A jasno wskazuje, że danego elementu w ogóle nie znaleziono.

Później poznają Państwo funkcję IFNA — narzędzie zaprojektowane do obsługi dokładnie tego błędu, przy jednoczesnym pozostawieniu innych problemów widocznych.

Błąd #VALUE! oznacza, że formuła otrzymała niewłaściwy typ danych. Zwykle pojawia się przy próbie wykonania działań matematycznych na tekście.

Dodanie liczby do słowa albo odjęcie daty zapisanej jako tekst może na przykład wywołać błąd #VALUE!. Arkusz oczekiwał liczby, ale otrzymał wartość, z którą nie może wykonać obliczeń.

Częstymi przyczynami tego błędu są ukryte spacje lub tekst, który wygląda jak liczba, ale jest przechowywany jako tekst.

Załóżmy, że komórka A2 zawiera tekst "5kg" i próbują Państwo wykonać działanie =A2*2. Ponieważ "5kg" jest tekstem, a nie poprawną liczbą, formuła zwraca błąd #VALUE!.

To samo dzieje się, gdy kolumna, która powinna zawierać liczby, w rzeczywistości zawiera tekst zaimportowany z innego systemu.

Rozwiązaniem jest najpierw oczyszczenie danych, często za pomocą funkcji takich jak VALUE, TRIM lub SUBSTITUTE, aby komórka zawierała prawdziwą wartość liczbową przed wykonaniem obliczeń.

Błąd #REF! oznacza, że formuła wskazuje na odwołanie do komórki, które już nie istnieje. Słowo REF jest skrótem od reference, czyli odwołania.

Zwykle pojawia się po usunięciu wiersza lub kolumny, od których zależała formuła. Formuła traci swój cel i nie może odzyskać adresu.

W przeciwieństwie do błędu #N/A, który oznacza, że nie znaleziono wartości, błąd #REF! oznacza, że sama lokalizacja już nie istnieje. Aby go naprawić, należy ponownie wskazać w formule prawidłową komórkę.

Wyobraźmy sobie formułę =C2+D2. Jeśli usuną Państwo kolumnę D, formule zabraknie czegoś do dodania i zmieni się ona na =C2+#REF!.

Dlatego usunięcie kolumn w rozbudowanym skoroszycie może jednocześnie uszkodzić wiele formuł. Każde uszkodzone odwołanie wyświetla ten sam kod #REF!.

Aby tego uniknąć, lepiej ukrywać kolumny niż je usuwać albo przed ich usunięciem sprawdzić, które formuły od nich zależą.

Rodzinę błędów uzupełnia jeszcze kilka innych typów:

• #NAME? oznacza, że arkusz kalkulacyjny nie rozpoznaje nazwy funkcji ani nazwanego zakresu, często z powodu literówki, takiej jak =SUMM(A1:A5).
• #NUM! oznacza, że liczba jest nieprawidłowa lub zbyt duża, na przykład przy obliczaniu pierwiastka kwadratowego z liczby ujemnej.
• #NULL! oznacza, że użyto spacji między zakresami, które się nie przecinają.

Każdy kod wskazuje konkretną przyczynę, dlatego jego uważne odczytanie pozwala zaoszczędzić czas.

Kluczową umiejętnością jest traktowanie każdego błędu jako komunikatu diagnostycznego, a nie porażki. Należy zastanowić się, co mówi dany kod:

• #DIV/0! dzielenie przez zero
• #N/A wyszukiwanie nie znalazło wyniku
• #VALUE! nieprawidłowy typ danych
• #REF! usunięte odwołanie

Gdy potrafią już Państwo nazwać przyczynę, wybór właściwego rozwiązania staje się prosty. W dalszej części kursu poznają Państwo te rozwiązania.

Sprawdźmy, czego nauczyli się Państwo o typach błędów.

Znają już Państwo główne błędy arkusza kalkulacyjnego i ich znaczenie:

• #DIV/0! dzielenie przez zero lub pustą komórkę
• #N/A wyszukiwanie nie znalazło wartości
• #VALUE! formuła otrzymała dane nieprawidłowego typu
• #REF! usunięto wskazaną komórkę lub kolumnę
• #NAME? nazwa funkcji lub zakres zawiera literówkę

Odczytanie kodu wskazuje przyczynę. Następnie poznają Państwo funkcję IFERROR, która pozwala zastępować te błędy przejrzystymi i przyjaznymi wynikami.