Ordenar resultados con SORT

Antes, ordenar significaba seleccionar los datos y hacer clic en un botón cada vez que cambiaban. La función SORT lo hace mediante una fórmula, por lo que el orden se actualiza automáticamente cuando cambian los datos de origen.

SORT es una función de matriz dinámica: la escribe una sola vez en una celda y los resultados se desbordan hacia abajo (y hacia los lados), en las celdas siguientes. Ya no tendrá que volver a ordenar manualmente.

SORT admite hasta cuatro argumentos:

• array: el rango o la matriz que desea ordenar
• sort_index: la columna (o fila) por la que desea ordenar, empezando a contar desde 1
• sort_order: 1 para ascendente, -1 para descendente
• by_col: TRUE para ordenar columnas de izquierda a derecha, FALSE (el valor predeterminado) para ordenar filas de arriba abajo

Solo el primer argumento es obligatorio. Si omite los demás, SORT ordena la primera columna en orden ascendente.

Imagine que las cifras de ventas están en A2:A8. Para enumerarlas de menor a mayor, indique a SORT ese rango y acepte todos los valores predeterminados.

La fórmula desborda los valores ordenados en una columna vacía. Si cambia un número de A2:A8, la lista desbordada vuelve a ordenarse al instante. Sin botones ni menús.

Para invertir el orden, establezca sort_order en -1. El primer argumento no cambia; solo tiene que añadir el indicador de orden descendente.

Es perfecto para clasificaciones o listas de ingresos más altos, donde los valores mayores deben aparecer arriba.

SORT no se limita a una sola columna. Pase un rango con varias columnas y se desbordará la tabla completa, ordenada y con cada fila intacta.

Suponga que A2:C20 contiene Nombre, Región y Ventas. Para ordenar toda la tabla, use el rango como matriz.

Al ordenar una tabla, sort_index indica a SORT qué columna debe usar para ordenar. Cuenta las columnas dentro de la matriz, no las de la hoja de cálculo.

Para la tabla Nombre/Región/Ventas de A2:C20, ordene por Ventas (la tercera columna), de mayor a menor. La fila completa se desplaza junto con su valor de ventas.

Si los datos se extienden horizontalmente en una fila en lugar de verticalmente en una columna, establezca el cuarto argumento, by_col, en TRUE.

SORT reorganiza entonces las columnas de izquierda a derecha en lugar de las filas de arriba abajo. Es poco frecuente, pero resulta útil para datos dispuestos horizontalmente.

Como SORT genera muchos resultados a partir de una celda, las celdas situadas debajo y al lado deben estar vacías. Si algo bloquea el paso, obtendrá un error #SPILL!.

Escriba la fórmula en un área abierta y deje que la matriz se coloque sin obstáculos. Elimine cualquier valor suelto que bloquee el rango de desbordamiento.

Google Sheets tiene la misma función SORT con los mismos argumentos, por lo que sus fórmulas son compatibles. Sheets también ofrece un menú antiguo de ordenar rango y un comportamiento heredado ligeramente diferente, pero la forma de fórmula coincide con la de Excel.

Una observación: en Sheets puede combinar varias claves de ordenación añadiendo pares de índice y orden adicionales, por ejemplo, para ordenar primero por Región y después por Ventas.

SORT resulta especialmente útil cuando se combina con otras matrices dinámicas. Filtre primero los datos y después ordene el resultado, todo en una sola fórmula.

Aquí conservamos solo las filas de la región Este con FILTER y después las ordenamos por la tercera columna en orden descendente. El resultado es una lista filtrada, ordenada y limpia que se actualiza por sí sola.

La verdadera ventaja de SORT es que está actualizada en tiempo real. Añada una fila nueva al rango de origen (o use una referencia a una columna completa) y el resultado ordenado la incluirá al instante en la posición correcta.

Esto hace que SORT sea ideal para informes y paneles que se actualizan cuando llegan datos nuevos, sin necesidad de volver a ordenar manualmente.

Quiere ordenar la tabla de A2:C20 por la tercera columna, de mayor a menor. ¿Qué fórmula es correcta?

Ha aprendido que SORT ordena los datos mediante una fórmula que se desborda automáticamente:

• =SORT(array) ordena la primera columna en orden ascendente
• sort_index indica por qué columna se debe ordenar
• sort_order usa 1 para ascendente y -1 para descendente
• by_col con el valor TRUE ordena columnas en lugar de filas

Deje espacio para el desbordamiento y combine SORT con FILTER para crear listas ordenadas, filtradas y que se actualizan por sí solas.