KPI Kartları ve Koşullu Vurgular

KPI kartı, okuyucuya en çok bilmesi gereken tek şeyi söyleyen tek bir başlıca sayıdır: toplam gelir, bugünkü siparişler veya ortalama sipariş değeri. Gösterge panelleri genellikle bu kartlardan oluşan bir satırla açılır.

İyi bir kart üç bölümü birleştirir: açık bir etiket, bir formülden gelen büyük sayı ve çoğu zaman önceki döneme göre değişim gibi küçük bir karşılaştırma.

Bu derste toplama formülleriyle KPI sayıları oluşturacak, dönemler arası karşılaştırmalar ekleyecek ve ilgilenilmesi gereken değerleri vurgulamak için koşullu mantık kullanacaksınız.

Temel ölçümle başlayın. Sales sayfasındaki toplam gelir, tutar sütununa uygulanan bir SUM işleminden ibarettir.

Bunu kartın değer hücresine yerleştirin:

Sipariş sayısı için, sipariş kimliği gibi her zaman değer içeren bir sütunda COUNTA kullanın. Kart etiketi, üzerindeki düz metin hücresi, sayının ne anlama geldiğini adlandırır. Her kartı tek bir sayıyla sınırlayın; böylece anlamı anında kavranır.

Birçok KPI orandır. Ortalama sipariş değeri, toplam gelirin sipariş sayısına bölünmesiyle elde edilir. Bunu iki toplama işleminden oluşturun.

Doğrudan AVERAGE kullanmak pratik bir yoldur:

İsterseniz toplam kartınızı sayım kartınıza bölerek de değeri türetebilirsiniz. Her iki durumda da bu kart, tipik satış tutarını gösterir ve veriler değiştiğinde güncellenir.

Bir KPI, bir hedefin yanında daha anlamlıdır. Aylık gelir hedefinizin B1 hücresinde bulunduğunu varsayalım. Hedefin ne kadar üstünde veya altında olduğunuzu hesaplayın.

Fark, mevcut değer eksi hedeftir:

Bunu =SUM(Sales!C2:C500)/B1 ile hedefin yüzdesi olarak da ifade edebilirsiniz. 1,12 göstermek, okuyucuya hedefin yüzde 112'sine ulaştığınızı söyler. Karşılaştırma, ham sayıyı anlamlı bir öyküye dönüştürür.

Okuyucular ivmeyi görmeyi sever. Önceki döneme göre yüzde değişimi hesaplayın. Bu dönemin toplamının D2'de, önceki dönemin toplamının ise D3'te olduğunu varsayalım.

Büyüme formülü şöyledir:

Bu dönem 120, önceki dönem 100 ise 0,2 elde edersiniz; bu da yüzde 20 büyüme anlamına gelir. Hücreyi yüzde olarak biçimlendirin. Bunun gibi küçük bir yukarı veya aşağı göstergesi, düz bir kartı bir bakışta eğilime dönüştürür.

IF kullanarak yönü sözcüklerle veya simgelerle gösterebilirsiniz. Değişim hücresini okuyup bir etiket seçin.

Bu, yüzdeyle birlikte yukarı veya aşağı göstergesi döndürür:

E1'deki değişim pozitif olduğunda yukarı yönlü bir not, aksi hâlde aşağı yönlü bir not görürsünüz. Metni ve biçimlendirilmiş sayıyı birleştirmek, grafik gerektirmeden kartı kompakt ve okunabilir tutar.

Koşullu biçimlendirme, bir hücrenin rengini bir kurala göre değiştirerek önemli değerlerin öne çıkmasını sağlar. KPI hücrelerinizi seçin, Koşullu Biçimlendirme'yi açın ve formülle yönlendirilen bir kural ekleyin.

Hedefin altındaki kartları kırmızıyla işaretlemek için şu tür bir formül kuralı kullanın:

Kuralın TRUE olduğu hücreler seçtiğiniz biçimi alır. Gösterge panelinin, kimse sayıları dikkatle okumadan satışlar hedefi kaçırdığında kırmızıya, hedefi aştığında yeşile dönmesini bu şekilde sağlarsınız.

Bazen işareti yalnızca renkle değil, doğrudan hücrenin içinde metin olarak görmek istersiniz. Karşılaştırma işleçleriyle birlikte IF kullanmak bir durum sözcüğü oluşturur.

Hedefe göre performansı etiketlemek için:

Hedefe ulaştığınızda On Track, geride kaldığınızda Behind gösterilir. Bunun gibi bir durum sütunu, sözcüğü renklendiren koşullu biçimlendirmeyle iyi uyum sağlar; böylece hem görsel hem de yazılı bir işaret elde edersiniz.

Gerçek KPI'larda genellikle ikiden fazla durum bulunur: iyi, uyarı, kritik. IFS işlevi koşulları sırayla denetler ve ilk eşleşmeyi döndürür; bu, iç içe IF'lerden daha anlaşılırdır.

Performansı üç düzeye ayırmak için:

IFS yukarıdan aşağıya doğru denetler; bu nedenle en katı koşulu ilk sıraya koyun. Her düzeyi bir renk kuralıyla eşleştirdiğinizde kartlar durumu tek bakışta anlatır.

Tek tek kuralların ötesinde renk ölçekleri, bir sayı aralığını renk geçişi boyunca gölgelendirir; böylece en yüksek ve en düşük değerler herhangi bir formül olmadan öne çıkar. Bunlar, bölgesel toplamlar veya günlük değerlerden oluşan bir sütun için idealdir.

Aralığı seçin, Koşullu Biçimlendirme'yi açın ve yeşilden kırmızıya gibi bir renk ölçeği seçin.

• En büyük değerler yeşil, en küçük değerler kırmızı görünür; ortadaki değerler bu iki renk arasında geçiş oluşturur.
• Veriler değiştikçe ölçek otomatik olarak yeniden hesaplanır.

Renk ölçekleri KPI kartlarıyla mükemmel uyum sağlar: kartlar başlıca bilgiyi verir, ölçeklendirilmiş sütun ise her değerin aralıktaki yerini gösterir.

Kartlarınızı gösterge panelinin üst kısmında düzenli bir satır hâlinde yerleştirin. Her kart küçük bir bloktan oluşur: etiket hücresi, değer formülü ve altında bir karşılaştırma veya durum.

• 1. Kart: Toplam Gelir, =SUM(Sales!C2:C500) ve hedef farkı.
• 2. Kart: Siparişler, =COUNTA(Sales!A2:A500).
• 3. Kart: Ort. Sipariş Değeri, =AVERAGE(Sales!C2:C500) ve büyüme yüzdesi.

Koşullu biçimlendirme, karşılaştırma hücrelerini renklendirir. Bu satır, okuyucu ayrıntılara geçmeden önce anında bir özet sunar.

Gösterge panelinin başlıca bilgi katmanını oluşturdunuz:

• SUM, COUNTA ve AVERAGE gibi toplama formülleri büyük KPI sayılarını üretti.
• Fark ve büyüme formülleri, hedefe ve önceki döneme göre karşılaştırma bağlamı ekledi.
• IF ve IFS, sayıları On Track, Watch ve Critical gibi durum sözcüklerine dönüştürdü.
• Koşullu biçimlendirme, formül kurallarıyla hücreleri otomatik olarak renklendirerek önemli noktaları işaretledi.

Önceki derslerdeki özet tablolar, formül özet tabloları ve etkileşimli açılır listelerle birleştirildiğinde artık eksiksiz, canlı ve formüllerle yönlendirilen bir gösterge paneli oluşturabilirsiniz.