Kartu KPI dan Sorotan Bersyarat

Kartu KPI adalah satu angka utama yang memberi tahu pembaca satu hal yang paling perlu mereka ketahui: total pendapatan, jumlah pesanan hari ini, atau nilai pesanan rata-rata. Dasbor biasanya diawali dengan deretan kartu seperti ini.

Kartu yang baik terdiri dari tiga bagian: label yang jelas, angka besar dari sebuah rumus, dan sering kali perbandingan kecil seperti perubahan dibandingkan periode sebelumnya.

Dalam pelajaran ini, Anda akan membuat angka KPI dengan rumus agregasi, menambahkan perbandingan antarperiode, dan menggunakan logika bersyarat untuk menyoroti nilai yang memerlukan perhatian.

Mulailah dengan metrik inti. Total pendapatan dari lembar Sales hanyalah SUM pada kolom jumlah.

Letakkan ini di sel nilai kartu:

Untuk menghitung jumlah pesanan, gunakan COUNTA pada kolom yang selalu memiliki nilai, seperti ID pesanan. Label kartu, yaitu sel teks biasa di atasnya, menjelaskan arti angka tersebut. Batasi setiap kartu pada satu angka agar maknanya dapat dipahami seketika.

Banyak KPI berupa rasio. Nilai pesanan rata-rata membagi total pendapatan dengan jumlah pesanan. Buatlah dari dua agregat.

Salah satu cara ringkas adalah menggunakan AVERAGE secara langsung:

Jika Anda lebih suka menghitungnya sendiri, bagi total pada kartu total dengan angka pada kartu hitungan. Bagaimanapun caranya, kartu ini menampilkan ukuran penjualan yang umum dan diperbarui setiap kali data berubah.

KPI akan lebih bermakna jika ditampilkan di samping sasaran. Misalkan target pendapatan bulanan Anda berada di sel B1. Hitung seberapa jauh pencapaian Anda di atas atau di bawah target.

Variansnya adalah nilai saat ini dikurangi target:

Anda juga dapat menyatakannya sebagai persentase target dengan =SUM(Sales!C2:C500)/B1. Nilai 1,12 memberi tahu pembaca bahwa Anda mencapai 112 persen dari sasaran. Perbandingan mengubah angka mentah menjadi sebuah cerita.

Pembaca senang melihat momentum. Hitung persentase perubahan dari periode sebelumnya. Misalkan total periode ini berada di D2 dan total periode sebelumnya berada di D3.

Rumus pertumbuhannya adalah:

Jika nilai periode ini 120 dan periode sebelumnya 100, hasilnya 0,2, yang berarti pertumbuhan 20 persen. Format sel tersebut sebagai persentase. Indikator kecil naik atau turun seperti ini mengubah kartu datar menjadi tren yang dapat dipahami sekilas.

Anda dapat menunjukkan arah dengan kata atau simbol menggunakan IF. Baca sel perubahan dan pilih label.

Rumus ini mengembalikan penanda naik atau turun beserta persentasenya:

Saat perubahan di E1 positif, Anda akan melihat keterangan kenaikan; jika tidak, keterangan penurunan. Menggabungkan teks dan angka yang telah diformat membuat kartu tetap ringkas dan mudah dibaca tanpa memerlukan grafik.

Pemformatan bersyarat mengubah warna sel berdasarkan suatu aturan, sehingga nilai penting lebih mudah terlihat. Pilih sel KPI Anda, buka Pemformatan Bersyarat, lalu tambahkan aturan yang digerakkan oleh rumus.

Untuk menandai setiap kartu yang berada di bawah target dengan warna merah, gunakan aturan rumus seperti:

Sel yang memenuhi aturan tersebut akan bernilai TRUE dan mendapatkan format yang Anda pilih. Dengan cara inilah dasbor berubah menjadi merah saat penjualan tidak mencapai sasaran dan hijau saat melampauinya, tanpa perlu membaca angka dengan saksama.

Terkadang Anda ingin menampilkan penanda sebagai teks di dalam sel itu sendiri, bukan hanya sebagai warna. IF dengan operator perbandingan akan membuat kata status.

Untuk memberi label pada kinerja terhadap target:

Rumus ini menampilkan Sesuai Target saat Anda mencapai sasaran dan Tertinggal saat pencapaian Anda masih kurang. Kolom status seperti ini cocok dipadukan dengan pemformatan bersyarat yang mewarnai kata tersebut, sehingga memberikan sinyal visual dan tertulis.

KPI nyata sering memiliki lebih dari dua status: baik, peringatan, dan kritis. Fungsi IFS memeriksa kondisi secara berurutan dan mengembalikan kecocokan pertama, sehingga lebih mudah dibaca daripada IF bertingkat.

Untuk mengelompokkan kinerja ke dalam tiga tingkat:

IFS menguji dari atas ke bawah, jadi letakkan kondisi yang paling ketat terlebih dahulu. Pasangkan setiap tingkat dengan aturan warna agar kartu Anda menyampaikan kondisi hanya dengan sekali lihat.

Selain aturan tunggal, skala warna memberi bayangan pada rentang angka menggunakan gradasi, sehingga nilai tertinggi dan terendah terlihat jelas tanpa rumus apa pun. Skala ini ideal untuk kolom total per wilayah atau angka harian.

Pilih rentang, buka Pemformatan Bersyarat, lalu pilih skala warna seperti hijau hingga merah.

• Nilai terbesar akan tampak hijau terang, nilai terkecil merah, dan nilai di tengah berbaur di antaranya.
• Skala akan menghitung ulang secara otomatis saat data berubah.

Skala warna sangat cocok dipadukan dengan kartu KPI: kartu memberikan angka utama, sedangkan kolom berskala menunjukkan posisi setiap nilai dalam sebaran.

Susun kartu Anda dalam satu baris yang rapi di bagian atas dasbor. Setiap kartu adalah blok kecil yang terdiri dari sel label, rumus nilai, serta perbandingan atau status di bawahnya.

• Kartu 1: Total Pendapatan, =SUM(Sales!C2:C500), dengan varians terhadap target.
• Kartu 2: Pesanan, =COUNTA(Sales!A2:A500).
• Kartu 3: Nilai Pesanan Rata-Rata, =AVERAGE(Sales!C2:C500), dengan persentase pertumbuhan.

Pemformatan bersyarat mewarnai sel perbandingan. Baris ini memberikan ringkasan seketika sebelum pembaca menggulir ke detail.

Anda telah membuat lapisan utama dasbor:

• Rumus agregasi seperti SUM, COUNTA, dan AVERAGE menghasilkan angka KPI utama.
• Rumus varians dan pertumbuhan menambahkan konteks perbandingan terhadap target dan periode sebelumnya.
• IF dan IFS mengubah angka menjadi kata status seperti Sesuai Target, Perlu Dipantau, dan Kritis.
• Pemformatan bersyarat dengan aturan rumus mewarnai sel secara otomatis untuk menandai hal yang penting.

Jika digabungkan dengan tabel ringkasan, pivot berbasis rumus, dan menu tarik-turun interaktif dari pelajaran sebelumnya, kini Anda dapat membuat dasbor lengkap yang terus diperbarui dan digerakkan oleh rumus.