KPI 卡片与条件突出显示

KPI 卡片是一个醒目的核心数字，用来告诉读者他们最需要知道的一件事：总收入、今日订单数或平均订单金额。仪表板通常会在开头排列一行这样的卡片。

一个优秀的卡片由三个部分组成：清晰的标签、公式生成的大数字，以及通常用于表示与上一期间相比变化的小型对比指标。

在本课中，您将使用聚合公式创建 KPI 数值，添加期间对比，并使用条件逻辑突出需要关注的数值。

从核心指标开始。销售工作表中的总收入就是对金额列使用 SUM。

将其放入卡片的数值单元格：

要计算订单数量，请对始终有值的列使用 COUNTA，例如订单 ID 列。卡片标签是位于数值上方的普通文本单元格，用来说明该数字的含义。每张卡片只保留一个数字，以便读者立即理解。

许多 KPI 都是比率。平均订单金额等于总收入除以订单数量。您可以用两个聚合值构建它。

一种简洁的方法是直接使用 AVERAGE：

如果您更愿意自行计算，也可以用总计卡片除以计数卡片。无论采用哪种方式，这张卡片都会显示典型的销售金额，并在数据发生变化时自动更新。

将 KPI 与目标放在一起，更有助于理解其含义。假设您的月收入目标位于单元格 B1 中。计算当前值高于或低于目标的程度。

偏差为当前值减去目标值：

您也可以使用 =SUM(Sales!C2:C500)/B1 将其表示为目标的百分比。显示 1.12 表示您达到了目标的 112%。比较可以将原始数字转化为易于理解的结果。

读者通常很希望看到发展势头。计算相对于上一期间的百分比变化。假设本期总计位于 D2，上期总计位于 D3。

增长公式为：

如果本期为 120、上期为 100，结果就是 0.2，表示增长了 20%。将单元格设置为百分比格式。类似这样的微小上升或下降指标，能让普通卡片一眼呈现趋势。

您可以使用 IF 通过文字或符号显示方向。读取变化单元格并选择一个标签。

这会返回带百分比的上升或下降标记：

当 E1 中的变化为正数时，您会看到上升提示；否则会看到下降提示。将文本与格式化后的数字拼接起来，可以在无需图表的情况下让卡片保持紧凑且易于阅读。

条件格式会根据规则更改单元格的颜色，让重要数值更加醒目。选择 KPI 单元格，打开“条件格式”，然后添加由公式驱动的规则。

要用红色标记低于目标的卡片，请使用类似以下的公式规则：

规则结果为 TRUE 的单元格会应用您选择的格式。这样，当销售额未达目标时，仪表板会变红；当销售额超过目标时，仪表板会变绿，而无需任何人仔细查看数字。

有时您希望将标记以文本形式直接显示在单元格中，而不仅仅是改变颜色。使用带比较运算符的 IF 可以生成状态词。

要标注相对于目标的表现：

达到目标时会显示“进展顺利”，未达目标时会显示“落后”。这样的状态列很适合与条件格式配合使用，为文字着色，从而同时提供视觉信号和文字信号。

实际的 KPI 往往不只有两种状态，而是分为良好、警告和严重。IFS 函数按顺序检查条件并返回第一个匹配项，比嵌套 IF 更易于阅读。

要将表现分为三个等级：

IFS 会从上到下进行测试，因此应将最严格的条件放在最前面。为每个等级配上颜色规则，您的卡片就能一眼传达运行状况。

除了单个规则外，色阶还可以沿渐变色为一组数字着色，无需公式就能突出最高值和最低值。它们非常适合用于显示各区域总额或每日数据的列。

选择区域，打开“条件格式”，然后选择一种色阶，例如从绿色到红色。

• 最大值显示为绿色，最小值显示为红色，中间值则呈现渐变效果。
• 数据发生变化时，色阶会自动重新计算。

色阶与 KPI 卡片搭配得非常好：卡片提供核心指标，应用色阶的列则显示每个数值在整体分布中的位置。

将卡片整齐排列在仪表板顶部。每张卡片都是一个小区块：包含标签单元格、数值公式，以及下方的比较值或状态。

• 卡片 1：总收入，=SUM(Sales!C2:C500)，以及目标偏差。
• 卡片 2：订单数，=COUNTA(Sales!A2:A500)。
• 卡片 3：平均订单金额，=AVERAGE(Sales!C2:C500)，以及增长百分比。

条件格式会为比较单元格着色。读者还未滚动查看详细内容，就能通过这一行获得即时摘要。

您已构建仪表板的核心指标层：

• SUM、COUNTA 和 AVERAGE 等聚合公式生成了醒目的 KPI 数字。
• 偏差和增长公式添加了相对于目标和上一期间的比较信息。
• IF 和 IFS 将数字转换为“进展顺利”、“需关注”和“严重”等状态词。
• 使用公式规则的条件格式会自动为单元格着色，从而标记重要内容。

结合前面课程中的汇总表、公式透视表和交互式下拉列表，您现在可以构建完整的实时公式驱动仪表板。