Tarjetas de KPI y resaltados condicionales

Una tarjeta KPI es una única cifra destacada que indica al lector lo que más necesita saber: ingresos totales, pedidos de hoy o valor medio del pedido. Los paneles suelen comenzar con una fila de estas tarjetas.

Una buena tarjeta combina tres elementos: una etiqueta clara, la cifra principal procedente de una fórmula y, a menudo, una pequeña comparación, como la variación respecto al periodo anterior.

En esta lección creará cifras KPI con fórmulas de agregación, añadirá comparaciones entre periodos y usará lógica condicional para resaltar los valores que requieren atención.

Comience con la métrica principal. Los ingresos totales de una hoja Sales son simplemente una SUM de la columna de importes.

Coloque esto en la celda de valor de la tarjeta:

Para contar pedidos, use COUNTA en una columna que siempre tenga un valor, como un ID de pedido. La etiqueta de la tarjeta, una celda de texto sin formato situada encima, indica qué significa la cifra. Mantenga una sola cifra por tarjeta para que se entienda al instante.

Muchos KPI son proporciones. El valor medio del pedido divide los ingresos totales entre el número de pedidos. Constrúyalo a partir de dos agregaciones.

Una forma compacta consiste en usar AVERAGE directamente:

Si lo prefiere, puede obtenerlo dividiendo la tarjeta del total entre la tarjeta del recuento. En ambos casos, esta tarjeta muestra ahora el tamaño habitual de una venta y se actualiza cada vez que cambian los datos.

Un KPI resulta más útil junto a un objetivo. Suponga que su objetivo de ingresos mensuales está en la celda B1. Calcule cuánto se encuentra por encima o por debajo del objetivo.

La variación es el valor actual menos el objetivo:

También puede expresarla como porcentaje del objetivo con =SUM(Sales!C2:C500)/B1. Mostrar 1.12 indica al lector que ha alcanzado el 112 por ciento del objetivo. La comparación convierte una cifra aislada en una historia.

A los lectores les gusta ver la evolución. Calcule el cambio porcentual respecto al periodo anterior. Suponga que el total de este periodo está en D2 y el del periodo anterior, en D3.

La fórmula de crecimiento es:

Si este periodo es 120 y el anterior fue 100, obtendrá 0,2, lo que significa un crecimiento del 20 por ciento. Formatee la celda como porcentaje. Un pequeño indicador de subida o bajada como este convierte una tarjeta estática en una tendencia visible de un vistazo.

Puede mostrar la dirección con palabras o símbolos mediante IF. Lea la celda del cambio y elija una etiqueta.

Esto devuelve un indicador de subida o bajada junto con el porcentaje:

Cuando el cambio de E1 es positivo, se muestra un indicador ascendente; de lo contrario, uno descendente. Unir texto y una cifra formateada mantiene la tarjeta compacta y legible sin necesidad de un gráfico.

El formato condicional cambia el color de una celda según una regla, de modo que los valores importantes destacan. Seleccione las celdas de sus KPI, abra Formato condicional y añada una regla basada en una fórmula.

Para señalar en rojo cualquier tarjeta que esté por debajo del objetivo, use una regla de fórmula como:

Las celdas cuya regla sea VERDADERA reciben el formato que elija. Así es como un panel se vuelve rojo cuando las ventas no alcanzan el objetivo y verde cuando lo superan, sin que nadie tenga que leer las cifras detenidamente.

A veces querrá mostrar el indicador como texto en la propia celda, no solo mediante un color. IF con operadores de comparación crea una palabra de estado.

Para etiquetar el rendimiento respecto al objetivo:

Esto muestra En buen camino cuando alcanza el objetivo y Por detrás cuando no lo alcanza. Una columna de estado como esta combina bien con un formato condicional que coloree la palabra, proporcionando una señal visual y otra escrita.

Los KPI reales suelen tener más de dos estados: bueno, advertencia y crítico. La función IFS comprueba las condiciones en orden y devuelve la primera coincidencia, por lo que resulta más clara que varias funciones IF anidadas.

Para clasificar el rendimiento en tres niveles:

IFS comprueba las condiciones de arriba abajo, así que coloque primero la condición más estricta. Combine cada nivel con una regla de color y sus tarjetas comunicarán el estado de un vistazo.

Además de las reglas individuales, las escalas de color aplican un degradado a un rango de números para que los valores más altos y más bajos destaquen sin necesidad de ninguna fórmula. Son ideales para una columna de totales regionales o cifras diarias.

Seleccione el rango, abra Formato condicional y elija una escala de color, como de verde a rojo.

• Los valores más altos se muestran en verde, los más bajos en rojo y los intermedios adoptan tonos entre ambos.
• La escala se recalcula automáticamente cuando cambian los datos.

Las escalas de color combinan muy bien con las tarjetas KPI: las tarjetas muestran la cifra principal y la columna con escala indica la posición de cada valor dentro del conjunto.

Coloque las tarjetas en una fila ordenada en la parte superior del panel. Cada tarjeta es un pequeño bloque formado por una celda de etiqueta, una fórmula de valor y una comparación o estado debajo.

• Tarjeta 1: Ingresos totales, =SUM(Sales!C2:C500), con una variación respecto al objetivo.
• Tarjeta 2: Pedidos, =COUNTA(Sales!A2:A500).
• Tarjeta 3: Valor medio del pedido, =AVERAGE(Sales!C2:C500), con un porcentaje de crecimiento.

El formato condicional colorea las celdas de comparación. La fila ofrece un resumen instantáneo antes de que el lector se desplace hasta los detalles.

Ponga a prueba su comprensión de cómo crear un indicador de estado de varios niveles.

Ha creado la capa principal del panel:

• Las fórmulas de agregación, como SUM, COUNTA y AVERAGE, produjeron las cifras principales de los KPI.
• Las fórmulas de variación y crecimiento añadieron contexto comparativo frente a un objetivo y a un periodo anterior.
• IF e IFS convirtieron las cifras en palabras de estado como En buen camino, Vigilar y Crítico.
• El formato condicional con reglas de fórmula coloreó las celdas automáticamente para señalar lo importante.

Junto con las tablas de resumen, las tablas dinámicas basadas en fórmulas y las listas desplegables interactivas de las lecciones anteriores, ahora puede crear un panel completo, dinámico y basado en fórmulas.