Cartões de KPI e destaques condicionais

Um cartão de KPI é um único número principal que informa ao leitor aquilo que ele mais precisa saber: receita total, pedidos de hoje, valor médio do pedido. Os painéis geralmente começam com uma linha desses cartões.

Um bom cartão combina três partes: um rótulo claro, o número grande obtido por uma fórmula e, muitas vezes, uma pequena comparação, como a variação em relação ao período anterior.

Nesta lição, você criará números de KPI com fórmulas de agregação, adicionará comparações entre períodos e usará lógica condicional para destacar valores que precisam de atenção.

Comece pela métrica central. A receita total de uma planilha de vendas é simplesmente um SUM na coluna de valores.

Coloque isto na célula de valor do cartão:

Para contar pedidos, use COUNTA em uma coluna que sempre tenha um valor, como um ID de pedido. O rótulo do cartão, uma célula de texto simples acima dele, nomeia o significado do número. Mantenha um único número em cada cartão para que a leitura seja imediata.

Muitos KPIs são proporções. O valor médio do pedido divide a receita total pela contagem de pedidos. Crie-o a partir de duas agregações.

Uma forma compacta usa AVERAGE diretamente:

Se preferir calculá-lo, divida o cartão do total pelo cartão da contagem. De qualquer forma, este cartão agora mostra o valor típico de uma venda e é atualizado sempre que os dados mudam.

Um KPI é mais significativo ao lado de uma meta. Suponha que sua meta de receita mensal esteja na célula B1. Calcule quanto acima ou abaixo da meta você está.

A variação é o valor atual menos a meta:

Você também pode expressá-la como uma porcentagem da meta com =SUM(Sales!C2:C500)/B1. Mostrar 1,12 informa ao leitor que você atingiu 112 por cento da meta. A comparação transforma um número bruto em uma narrativa.

Os leitores adoram ver o ritmo. Calcule a variação percentual em relação a um período anterior. Suponha que o total deste período esteja em D2 e o do período anterior em D3.

A fórmula de crescimento é:

Se este período for 120 e o anterior tiver sido 100, você obterá 0,2, ou seja, 20 por cento de crescimento. Formate a célula como porcentagem. Um pequeno indicador de alta ou baixa como esse transforma um cartão estático em uma tendência visível de relance.

Você pode mostrar a direção com palavras ou símbolos usando IF. Leia a célula de variação e escolha um rótulo.

Isso retorna um marcador de alta ou baixa com a porcentagem:

Quando a variação em E1 for positiva, você verá uma indicação de alta; caso contrário, uma de baixa. Unir texto e um número formatado mantém o cartão compacto e legível sem precisar de um gráfico.

A formatação condicional altera a cor de uma célula com base em uma regra, para que valores importantes se destaquem. Selecione as células de KPI, abra Formatação condicional e adicione uma regra orientada por uma fórmula.

Para sinalizar em vermelho qualquer cartão abaixo da meta, use uma regra de fórmula como:

Células em que a regra é TRUE recebem a formatação escolhida. É assim que um painel fica vermelho quando as vendas não atingem a meta e verde quando a superam, sem que ninguém precise ler os números atentamente.

Às vezes, você quer o sinal como texto na própria célula, não apenas como cor. IF com operadores de comparação cria um termo de estado.

Para rotular o desempenho em relação à meta:

Isso exibe Dentro da meta quando você atinge a meta e Abaixo da meta quando fica aquém. Uma coluna de estado como essa combina bem com a formatação condicional que colore o termo, fornecendo um sinal visual e outro escrito.

Os KPIs reais geralmente têm mais de dois estados: bom, alerta, crítico. A função IFS verifica as condições na ordem e retorna a primeira correspondência, o que é mais claro do que funções IF aninhadas.

Para classificar o desempenho em três faixas:

IFS testa de cima para baixo, portanto coloque a condição mais rigorosa primeiro. Associe cada faixa a uma regra de cor, e seus cartões comunicarão o estado de relance.

Além de regras individuais, escalas de cores sombreiam um intervalo de números ao longo de um gradiente, fazendo com que os valores mais altos e mais baixos se destaquem sem nenhuma fórmula. Elas são ideais para uma coluna de totais regionais ou valores diários.

Selecione o intervalo, abra Formatação condicional e escolha uma escala de cores, como de verde a vermelho.

• Os maiores valores ficam verdes, os menores vermelhos e os intermediários fazem a transição entre as cores.
• A escala é recalculada automaticamente à medida que os dados mudam.

Escalas de cores combinam muito bem com cartões de KPI: os cartões apresentam o destaque, e a coluna escalonada mostra onde cada valor se encontra na distribuição.

Organize seus cartões em uma linha limpa na parte superior do painel. Cada cartão é um pequeno bloco: uma célula de rótulo, uma fórmula de valor e uma comparação ou estado abaixo dela.

• Cartão 1: Receita total, =SUM(Sales!C2:C500), com uma variação em relação à meta.
• Cartão 2: Pedidos, =COUNTA(Sales!A2:A500).
• Cartão 3: Valor médio do pedido, =AVERAGE(Sales!C2:C500), com uma porcentagem de crescimento.

A formatação condicional colore as células de comparação. A linha fornece um resumo instantâneo antes que o leitor role até os detalhes.

Teste sua compreensão sobre a criação de um sinalizador de estado em vários níveis.

Você criou a camada de destaque de um painel:

• Fórmulas de agregação como SUM, COUNTA e AVERAGE produziram os grandes números de KPI.
• Fórmulas de variação e crescimento adicionaram contexto de comparação com uma meta e um período anterior.
• IF e IFS transformaram números em termos de estado como Dentro da meta, Atenção e Crítico.
• Formatação condicional com regras de fórmula coloriu células automaticamente para sinalizar o que importa.

Combinado às tabelas de resumo, às tabelas dinâmicas baseadas em fórmulas e às listas suspensas interativas das lições anteriores, você pode agora criar um painel completo, dinâmico e orientado por fórmulas.