Interaktywne listy rozwijane i powiązane metryki

Raport statyczny pokazuje jeden niezmienny widok. Interaktywny dashboard pozwala czytelnikowi wybrać, co chce zobaczyć, a liczby reagują natychmiast. Najważniejszym narzędziem jest lista rozwijana połączona z formułami.

Pomysł jest prosty: jedna komórka przechowuje wybór użytkownika, na przykład region lub miesiąc. Każdy wskaźnik na dashboardzie odwołuje się do tej jednej komórki. Po zmianie listy rozwijanej cały dashboard przelicza się zgodnie z nowym wyborem.

W tej lekcji zbudują Państwo listę rozwijaną i połączą z nią sumy, liczby oraz filtrowane widoki.

Lista rozwijana korzysta z funkcji Sprawdzanie poprawności danych. Proszę zaznaczyć komórkę wyboru, na przykład B1, a następnie otworzyć kolejno Dane, Sprawdzanie poprawności danych i wybrać Lista.

Jako źródło można wskazać zakres zawierający prawidłowe opcje:

• Zakres źródłowy: =Lists!A2:A6 zawierający wartości East, West, North, South, All.
• Można też wygenerować listę za pomocą formuły takiej jak =SORT(UNIQUE(Sales!A2:A500)) w kolumnie pomocniczej i wskazać ten zakres w ustawieniach sprawdzania poprawności danych.

Teraz w komórce B1 pojawi się mała strzałka, a komórka będzie przyjmować wyłącznie wartości z listy. Ta jedna komórka stanie się pokrętłem sterującym dashboardem.

Proszę wybrać jedną komórkę jako element sterujący, na przykład B1. Każda formuła będzie ją odczytywać. Skierowanie całej interaktywności przez jedną komórkę sprawia, że dashboard jest łatwy do zrozumienia i utrzymania.

Pierwszym połączonym wskaźnikiem może być łączna sprzedaż dla wybranego regionu. Gdy w komórce B1 znajduje się wybór:

Wybranie West w komórce B1 zwróci łączną wartość dla West. Wybranie North natychmiast zaktualizuje wynik. Jedna formuła, nieskończenie wiele widoków.

Proszę dodać drugą powiązaną wartość: liczbę zamówień w wybranym regionie. COUNTIF odczytuje tę samą komórkę wyboru.

Proszę umieścić tę wartość obok sumy:

Ponieważ zarówno suma, jak i liczba odwołują się do B1, zawsze opisują ten sam wybór. Jeśli każdy kafelek dashboardu będzie odczytywać komórkę sterującą, wartości nigdy nie będą ze sobą sprzeczne.

Dashboardy zwykle muszą umożliwiać wyświetlenie wszystkich danych. Jeśli lista zawiera opcję All, formuła musi ją obsłużyć, ponieważ SUMIF szukałaby regionu o dosłownej nazwie All.

Proszę użyć funkcji IF, aby rozdzielić obsługę wyboru All:

Gdy B1 ma wartość All, otrzymają Państwo pełną sumę; w przeciwnym razie zostanie wyświetlona suma po filtrowaniu. Ten wzorzec zapewnia widok wszystkich danych bez naruszania logiki kryteriów.

Lista rozwijana może sterować nie tylko pojedynczymi liczbami, lecz także całą tabelą wierszy szczegółów. FILTER odczytuje wybór i rozlewa wiersze spełniające kryteria.

Poniżej wskaźników proszę umieścić:

Proszę wybrać East, aby pojawiły się wszystkie wiersze dotyczące East; po wybraniu West cały blok zostanie przepisany. Trzeci argument wyświetla czytelny komunikat, gdy nic nie spełnia kryteriów, dzięki czemu pusty wybór nie powoduje pojawienia się nieestetycznego błędu na dashboardzie.

Rzeczywiste dashboardy często mają kilka selektorów, na przykład Region w B1 i Quarter w B2. Można je połączyć, odczytując obie wartości w jednej formule.

Proszę użyć funkcji SUMIFS, aby jednocześnie uwzględnić oba wybory:

Teraz czytelnik może zawęzić widok jednocześnie według regionu i kwartału. Każda kolejna lista rozwijana to po prostu następna para kryteriów przekazywana z własnej komórki sterującej.

Dopracowany dashboard powtarza bieżący wybór w nagłówku, dzięki czemu czytelnik wie, co ogląda. Dynamiczny tytuł można zbudować, łącząc tekst z komórką wyboru.

W komórce tytułu proszę wpisać:

Jeśli B1 ma wartość North, nagłówek będzie brzmiał „Podsumowanie sprzedaży dla North”. Operator & łączy tekst i wartości komórek. Ten niewielki element sprawia, że interaktywny dashboard wygląda na kompletny i jest łatwy do zrozumienia.

Jeśli w danych pojawią się nowe regiony, lista rozwijana wpisana na stałe szybko się zdezaktualizuje. Aby pozostała aktualna, należy zasilać sprawdzanie poprawności danych formułą rozlewającą.

W obszarze pomocniczym proszę umieścić:

Następnie proszę wskazać ten rozlany zakres w ustawieniach sprawdzania poprawności danych, używając odwołania z symbolem krzyżyka, na przykład =Lists!A2#. Gdy pojawią się nowe regiony, lista się powiększy, a lista rozwijana automatycznie zaoferuje nowe wartości. Komórka sterująca pozostanie poprawna bez ręcznych zmian.

Jeśli dashboard zawiera wykres, jego tytuł również może reagować na listę rozwijaną. Tytuł wykresu może odwoływać się do komórki, dlatego należy skierować go do komórki z formułą odczytującą wybór.

Proszę zbudować dynamiczny podpis w wolnej komórce:

Następnie w wykresie proszę ustawić tytuł tak, aby odwoływał się do tej komórki. Teraz zmiana B1 z East na West zmieni także podpis wykresu. Każdy widoczny element — zarówno liczby, jak i elementy wizualne — będzie śledzić jedną komórkę sterującą.

Kilka zasad pomaga zachować wiarygodność interaktywnych dashboardów:

• Jedna komórka sterująca dla każdego wyboru: każdy selektor powinien korzystać z jednej, wyraźnie opisanej komórki.
• Odczytuj, nie duplikuj: każdy kafelek odwołuje się do komórki sterującej, więc wszystkie wartości są ze sobą zgodne.
• Uwzględnij All i brak wyników: przypadek wszystkich danych oraz brak dopasowań powinny być obsługiwane w elegancki sposób.

Dzięki tym zasadom czytelnik zmienia jedną listę rozwijaną i obserwuje, jak sumy, liczby, tabele oraz tytuły aktualizują się razem, tworząc jeden żywy raport.

Proszę sprawdzić, czy rozumieją Państwo, jak zachować działanie widoku wszystkich danych.

Przekształcili Państwo statyczny raport w interaktywny dashboard:

• Sprawdzanie poprawności danych utworzyło listę rozwijaną w jednej komórce sterującej, takiej jak B1.
• SUMIF i COUNTIF połączyły wskaźniki z tym wyborem, a rozgałęzienie IF obsłużyło opcję All.
• FILTER zasilił tabelę szczegółów na podstawie tej samej komórki sterującej, a SUMIFS połączył dwie listy rozwijane.
• Tytuł z połączonym tekstem i rozlana lista używana do sprawdzania poprawności danych sprawiły, że dashboard jest czytelny i aktualny.

W następnej części zbudują Państwo wyróżnione karty KPI oraz wyróżnienia warunkowe wskazujące najważniejsze liczby.