قوائم منسدلة تفاعلية ومقاييس مرتبطة

يعرض التقرير الثابت طريقة عرض واحدة محددة. أما لوحة المعلومات التفاعلية فتتيح للقارئ اختيار ما يريد رؤيته، وتتجاوب الأرقام فورًا. والأداة الأساسية هنا هي القائمة المنسدلة المرتبطة بصيغك.

الفكرة بسيطة: تحتوي خلية واحدة على اختيار المستخدم، مثل المنطقة أو الشهر. ويشير كل مقياس في لوحة المعلومات إلى تلك الخلية. عند تغيير القائمة المنسدلة، يُعاد حساب لوحة المعلومات بالكامل وفقًا للاختيار الجديد.

في هذا الدرس، ستنشئ قائمة منسدلة وتربط بها الإجماليات والأعداد وطرق العرض المصفاة.

تُنشأ القائمة المنسدلة باستخدام التحقق من صحة البيانات. حدّد خلية الاختيار، مثل B1، ثم افتح Data، وبعدها Data Validation، واختر List.

يمكنك تحديد نطاق يحتوي على الخيارات الصالحة ليكون مصدر القائمة:

• نطاق المصدر: =Lists!A2:A6 ويحتوي على East وWest وNorth وSouth وAll.
• أو أنشئ القائمة باستخدام صيغة مثل =SORT(UNIQUE(Sales!A2:A500)) في عمود مساعد، ثم اجعل التحقق من صحة البيانات يشير إليه.

ستعرض B1 الآن سهمًا صغيرًا، ولن تقبل إلا قيمة من قائمتك. وتصبح هذه الخلية الواحدة مقبض التحكم في لوحة المعلومات.

حدّد خلية واحدة لتكون عنصر التحكم، ولتكن B1 مثلًا. ستقرأها كل صيغة. إن توجيه كل التفاعلات عبر خلية واحدة يحافظ على سهولة فهم لوحة المعلومات وصيانتها.

أول مقياس مرتبط هو إجمالي المبيعات للمنطقة المحددة. عندما تحتوي B1 على الاختيار:

اختر West في B1، فتعرض الصيغة إجمالي West. اختر North، فتتحدّث النتيجة فورًا. صيغة واحدة، وطرق عرض غير محدودة.

أضف رقمًا مرتبطًا ثانيًا: عدد الطلبات التي تلقتها المنطقة المحددة. تقرأ COUNTIF خلية الاختيار نفسها.

ضع هذه الصيغة بجوار الإجمالي:

بما أن كلاً من الإجمالي والعدد يشيران إلى B1، فهما يصفان الاختيار نفسه دائمًا. أنشئ كل بطاقة في لوحة المعلومات بحيث تقرأ خلية التحكم، ولن تختلف النتائج عن بعضها أبدًا.

تحتاج لوحات المعلومات عادةً إلى طريقة لعرض كل البيانات. إذا كانت قائمتك تتضمن خيار All، فيجب أن تتعامل الصيغة معه، لأن SUMIF ستبحث عن منطقة حرفية اسمها All.

استخدم IF للتفرع بناءً على اختيار All:

عندما تكون B1 هي All، تحصل على الإجمالي الكامل؛ وإلا تحصل على الإجمالي المصفى. يتيح هذا النمط عرض كل البيانات من دون إفساد منطق المعايير.

بالإضافة إلى الأرقام المفردة، يمكن للقائمة المنسدلة أن تتحكم في جدول كامل من صفوف التفاصيل. تقرأ FILTER خلية الاختيار وتُنسق الصفوف المطابقة في نطاق ممتد.

ضع ما يلي أسفل مقاييسك:

اختر East فتظهر كل صفوف East؛ واختر West فيُعاد بناء الكتلة. وتعرض الوسيطة الثالثة رسالة واضحة عندما لا تتطابق أي نتائج، لذلك لا يظهر خطأ غير مناسب على لوحة المعلومات عند عدم وجود نتائج.

غالبًا ما تحتوي لوحات المعلومات الفعلية على عدة قوائم اختيار، مثل Region في B1 وQuarter في B2. ادمجهما بقراءة القيمتين في صيغة واحدة.

استخدم SUMIFS لمراعاة الاختيارين في الوقت نفسه:

يمكن للقارئ الآن تضييق العرض حسب المنطقة والربع معًا. وكل قائمة منسدلة إضافية ليست سوى زوج آخر من المعايير يُزوَّد من خلية التحكم الخاصة به.

تعرض لوحة المعلومات المتقنة الاختيار الحالي في عنوانها، حتى يعرف القارئ ما الذي يراه. أنشئ عنوانًا ديناميكيًا بضم النص إلى خلية الاختيار.

اكتب في خلية العنوان:

إذا كانت B1 هي North، فسيُعرض العنوان Sales Summary for North. يضم عامل & النصوص وقيم الخلايا. وتضفي هذه اللمسة الصغيرة على لوحة المعلومات التفاعلية مظهرًا مكتملًا وتشرح نفسها للقارئ.

إذا ظهرت مناطق جديدة في بياناتك، فستصبح قائمة منسدلة ثابتة قديمة وغير محدثة. حافظ على حداثتها بتزويد التحقق من صحة البيانات بصيغة ممتدة.

ضع ما يلي في منطقة مساعدة:

ثم اجعل Data Validation يشير إلى نطاق الانسكاب باستخدام مرجع علامة #، مثل =Lists!A2#. ومع وصول مناطق جديدة، تكبر القائمة وتعرضها القائمة المنسدلة تلقائيًا. وتظل خلية التحكم دقيقة من دون تعديلات يدوية.

إذا كانت لوحة المعلومات تتضمن مخططًا، فيمكنك جعل عنوانه يتبع القائمة المنسدلة أيضًا. تتيح المخططات للعنوان الإشارة إلى خلية، لذا اجعل العنوان يشير إلى خلية صيغة تقرأ خلية الاختيار.

أنشئ التسمية التوضيحية الديناميكية في خلية فارغة:

ثم اضبط عنوان المخطط ليشير إلى هذه الخلية. عند تغيير B1 من East إلى West، سيتغير عنوان المخطط أيضًا. وكل عنصر مرئي، سواء كان أرقامًا أو رسومًا، يتتبع خلية التحكم الواحدة.

تحافظ بعض المبادئ على موثوقية لوحات المعلومات التفاعلية:

• عنصر تحكم واحد لكل اختيار: وجّه كل قائمة اختيار عبر خلية واحدة واضحة التسمية.
• اقرأ ولا تكرر: يجب أن تشير كل بطاقة إلى خلية التحكم، حتى تتفق جميعها.
• خطط لخيار All وللحالات الفارغة: تعامل بسلاسة مع حالة عرض كل البيانات وحالة عدم وجود نتائج.

باتباع هذه العادات، يغيّر القارئ قائمة منسدلة واحدة، ويرى الإجماليات والأعداد والجداول والعناوين تتحدث معًا باعتبارها تقريرًا حيًا واحدًا.

تأكد من فهمك لكيفية إبقاء عرض كل البيانات فعالًا.

حوّلت تقريرًا ثابتًا إلى لوحة معلومات تفاعلية:

• أنشأ التحقق من صحة البيانات قائمة منسدلة في خلية تحكم واحدة مثل B1.
• ربطت SUMIF وCOUNTIF المقاييس بذلك الاختيار، مع استخدام تفرع IF للتعامل مع خيار All.
• أنشأت FILTER جدول تفاصيل من خلية التحكم نفسها، ودمجت SUMIFS قائمتين منسدلتين.
• حافظ عنوان النص المضموم وقائمة التحقق الممتدة على وضوح لوحة المعلومات وحداثتها.

بعد ذلك ستنشئ بطاقات KPI رئيسية وإبرازات شرطية تشير إلى الأرقام الأكثر أهمية.