Interaktive Dropdowns und verknüpfte Kennzahlen

Ein statischer Bericht zeigt eine feste Ansicht. Ein interaktives Dashboard ermöglicht es dem Leser, auszuwählen, was er sehen möchte, und die Zahlen reagieren sofort. Das zentrale Werkzeug ist eine Dropdown-Liste, die mit Ihren Formeln verknüpft ist.

Die Idee ist einfach: Eine einzelne Zelle enthält die Auswahl des Benutzers, etwa eine Region oder einen Monat. Jede Kennzahl im Dashboard verweist auf diese eine Zelle. Ändern Sie die Dropdown-Auswahl, und das gesamte Dashboard wird anhand der neuen Auswahl neu berechnet.

In dieser Lektion erstellen Sie eine Dropdown-Liste und verknüpfen Summen, Zählungen und gefilterte Ansichten damit.

Eine Dropdown-Liste wird durch die Datenüberprüfung erstellt. Wählen Sie die Auswahlzelle, zum Beispiel B1, öffnen Sie anschließend Daten, Datenüberprüfung und wählen Sie Liste.

Als Quelle können Sie auf einen Bereich mit gültigen Optionen verweisen:

• Quellbereich: =Lists!A2:A6 mit Ost, West, Nord, Süd und Alle.
• Oder erzeugen Sie die Liste mit einer Formel wie =SORT(UNIQUE(Sales!A2:A500)) in einer Hilfsspalte und verweisen Sie mit der Datenüberprüfung darauf.

Nun zeigt B1 einen kleinen Pfeil an und akzeptiert nur einen Wert aus Ihrer Liste. Diese einzelne Zelle wird zum Steuerungselement des Dashboards.

Legen Sie eine Zelle als Steuerzelle fest, etwa B1. Jede Formel liest ihren Wert aus. Indem Sie die gesamte Interaktivität konsequent über eine einzige Zelle steuern, bleibt ein Dashboard leicht verständlich und zu warten.

Eine erste verknüpfte Kennzahl ist der Gesamtumsatz für die ausgewählte Region. Wenn B1 die Auswahl enthält:

Wählen Sie West in B1, und diese Formel gibt den Gesamtumsatz von West zurück. Wählen Sie Nord, und der Wert wird sofort aktualisiert. Eine Formel, unendlich viele Ansichten.

Fügen Sie eine zweite verknüpfte Zahl hinzu: die Anzahl der Bestellungen in der ausgewählten Region. COUNTIF liest dieselbe Auswahlzelle aus.

Platzieren Sie diese Formel neben Ihrer Gesamtsumme:

Da sowohl die Summe als auch die Zählung auf B1 verweisen, beschreiben sie immer dieselbe Auswahl. Wenn jede Dashboard-Kachel die Steuerzelle ausliest, stimmen sie stets miteinander überein.

Dashboards benötigen normalerweise eine Möglichkeit, alle Daten anzuzeigen. Wenn Ihre Liste eine Auswahl Alle enthält, muss Ihre Formel diese verarbeiten, da SUMIF sonst nach einer Region mit dem wörtlichen Namen Alle suchen würde.

Verwenden Sie IF, um die Auswahl Alle zu behandeln:

Wenn B1 den Wert Alle enthält, erhalten Sie die Gesamtsumme; andernfalls erhalten Sie die gefilterte Summe. Dieses Muster stellt eine Gesamtansicht bereit, ohne die Kriterienlogik zu beeinträchtigen.

Neben einzelnen Zahlen kann die Dropdown-Liste auch eine vollständige Tabelle mit Detailzeilen steuern. FILTER liest die Auswahl aus und gibt die passenden Zeilen als Überlaufbereich aus.

Platzieren Sie unterhalb Ihrer Kennzahlen:

Wählen Sie Ost, und jede Zeile für Ost wird angezeigt; wählen Sie West, und der gesamte Bereich wird neu erstellt. Das dritte Argument liefert eine verständliche Meldung, wenn keine Übereinstimmung vorliegt, sodass bei einer leeren Auswahl kein unschöner Fehler im Dashboard erscheint.

In echten Dashboards gibt es oft mehrere Auswahlfelder, etwa Region in B1 und Quartal in B2. Kombinieren Sie sie, indem Sie beide Werte in einer Formel auslesen.

Verwenden Sie SUMIFS, um beide Auswahlen gleichzeitig zu berücksichtigen:

Nun kann der Leser die Ansicht gleichzeitig nach Region und Quartal eingrenzen. Jede zusätzliche Dropdown-Liste ist einfach ein weiteres Kriterienpaar, das aus der jeweiligen Steuerzelle stammt.

Ein ausgereiftes Dashboard greift die aktuelle Auswahl in seiner Überschrift auf, damit die Leser wissen, was sie gerade sehen. Erstellen Sie einen dynamischen Titel, indem Sie Text mit der Auswahlzelle verbinden.

Schreiben Sie in eine Titelzelle:

Wenn B1 den Wert Nord enthält, lautet die Überschrift Umsatzübersicht für Nord. Der Operator & verbindet Text und Zellwerte. Dieses kleine Detail lässt ein interaktives Dashboard fertig gestaltet und selbsterklärend wirken.

Wenn neue Regionen in Ihren Daten erscheinen, wird eine fest codierte Dropdown-Liste veraltet. Halten Sie sie aktuell, indem Sie die Datenüberprüfung aus einer Überlaufformel speisen.

Geben Sie in einem Hilfsbereich Folgendes ein:

Verweisen Sie anschließend mit der Hash-Referenz des Überlaufbereichs, etwa =Lists!A2#, in der Datenüberprüfung darauf. Wenn neue Regionen hinzukommen, wächst die Liste, und die Dropdown-Liste bietet sie automatisch an. Ihre Steuerung bleibt ohne manuelle Änderungen aktuell.

Wenn Ihr Dashboard ein Diagramm enthält, können Sie auch dessen Titel an die Dropdown-Auswahl koppeln. Diagramme können einen Titel auf eine Zelle verweisen lassen. Verweisen Sie den Titel daher auf eine Formelzelle, die die Auswahl ausliest.

Erstellen Sie die dynamische Beschriftung in einer freien Zelle:

Legen Sie im Diagramm anschließend fest, dass der Titel auf diese Zelle verweist. Wenn Sie B1 nun von Ost auf West umschalten, wird auch die Beschriftung des Diagramms geändert. Jedes sichtbare Element, Zahlen ebenso wie Grafiken, folgt derselben Steuerzelle.

Einige Grundsätze sorgen dafür, dass interaktive Dashboards verlässlich bleiben:

• Eine Steuerzelle pro Auswahl: Führen Sie jede Auswahl über eine einzige, eindeutig beschriftete Zelle.
• Auslesen statt duplizieren: Jede Kachel verweist auf die Steuerzelle, sodass alle Werte übereinstimmen.
• Alle und leere Ergebnisse einplanen: Behandeln Sie sowohl den Fall mit allen Daten als auch den Fall ohne Treffer auf angemessene Weise.

Mit diesen Gewohnheiten ändert der Leser eine Dropdown-Auswahl und sieht, wie Summen, Zählungen, Tabellen und Titel gemeinsam als ein lebendiger Bericht aktualisiert werden.

Bestätigen Sie, dass Sie verstehen, wie eine Gesamtansicht funktionsfähig bleibt.

Sie haben einen statischen Bericht in ein interaktives Dashboard verwandelt:

• Datenüberprüfung erstellte eine Dropdown-Liste in einer einzelnen Steuerzelle wie B1.
• SUMIF und COUNTIF verknüpften Kennzahlen mit dieser Auswahl, ergänzt durch eine IF-Verzweigung für die Option Alle.
• FILTER steuerte eine Detailtabelle über dieselbe Steuerzelle, und SUMIFS kombinierte zwei Dropdown-Listen.
• Ein Titel aus verbundenem Text und eine Überlaufliste hielten das Dashboard selbsterklärend und aktuell.

Als Nächstes erstellen Sie KPI-Karten mit zentralen Kennzahlen und bedingten Hervorhebungen, die die wichtigsten Werte kennzeichnen.