จัดการการค้นหาที่ไม่พบด้วย IFNA

IFERROR มีประโยชน์มาก แต่ซ่อนข้อผิดพลาด ทุกประเภท บางครั้งนั่นอาจมากเกินไป หากการค้นหาล้มเหลวเพราะข้อมูลไม่ถูกต้อง ไม่ใช่เพราะไม่มีรายการที่ตรงกัน คุณย่อมต้องการเห็นปัญหานั้น ไม่ใช่ฝังซ่อนไว้

ฟังก์ชัน IFNA แก้ปัญหานี้ โดยจัดการ เฉพาะข้อผิดพลาด #N/A และปล่อยให้ข้อผิดพลาดประเภทอื่นแสดงตามปกติ

ทำให้ฟังก์ชันนี้เป็นเครื่องมือที่ตรงจุดสำหรับการค้นหา ซึ่ง #N/A เป็นข้อผิดพลาดที่คาดหมายได้และไม่เป็นอันตราย ส่วนข้อผิดพลาดอื่นล้วนเป็นข้อบกพร่องจริงที่ควรเห็น

IFNA มีรูปแบบเหมือน IFERROR และรับอาร์กิวเมนต์ สองรายการ:

• ค่า สูตรที่จะลองใช้
• ค่าหากไม่พบ สิ่งที่จะแสดงเฉพาะเมื่อผลลัพธ์เป็น #N/A

รูปแบบคือ =IFNA(your_formula, fallback) หากสูตรคืนค่า #N/A คุณจะเห็นค่าสำรอง แต่หากคืนค่าข้อผิดพลาดประเภทอื่น ข้อผิดพลาดนั้นจะยังคงแสดงอยู่

ความแตกต่างนี้สำคัญ ลองพิจารณาการค้นหาที่ดัชนีคอลัมน์ไม่ถูกต้องจนทำให้เกิดข้อผิดพลาด #REF!

• IFERROR จะแทนที่ #REF! นั้นด้วยค่าสำรองของคุณ ทำให้ความผิดพลาดที่แท้จริงถูกซ่อนไว้
• IFNA จะปล่อยให้ #REF! แสดงขึ้นมา เพื่อให้คุณทราบว่าต้องแก้ไขสูตร

สำหรับกรณีที่ไม่พบรายการที่ตรงกันจริง ทั้งสองฟังก์ชันจะทำงานเหมือนกันและคืนข้อความที่อ่านเข้าใจง่ายของคุณ IFNA เพียงแต่ปฏิเสธที่จะปกปิดข้อบกพร่อง

นี่คือตัวอย่างการใช้งานทั่วไป คุณค้นหาชื่อลูกค้าและต้องการป้ายกำกับที่ชัดเจนเมื่อไม่มีชื่อนั้นในตาราง

หากไม่มีลูกค้ารายดังกล่าวจริง คุณจะได้ "Unknown customer" แต่หากคุณชี้ไปยังตารางผิดโดยไม่ตั้งใจ หรือทำให้ดัชนีคอลัมน์เสียหาย ข้อผิดพลาดที่อยู่เบื้องหลังจะแสดงขึ้นมา เพื่อให้คุณซ่อมแซมได้

วิธีนี้ช่วยป้องกันไม่ให้คุณเชื่อถือตัวเลขที่ไม่ถูกต้องโดยไม่รู้ตัว

XLOOKUP ก็คืนค่า #N/A เมื่อไม่พบรายการที่ตรงกันเช่นกัน ดังนั้นจึงใช้คู่กับ IFNA ได้ดี

แม้ XLOOKUP จะมีอาร์กิวเมนต์ในตัวสำหรับกรณีไม่พบอยู่แล้ว แต่ IFNA ก็มีประโยชน์เมื่อคุณกำลังแก้ไขสูตรเก่า หรือต้องการให้การค้นหาหลายรายการมีรูปแบบสอดคล้องกัน

ไม่ว่าจะเลือกวิธีใด ก็จะได้ผลลัพธ์ที่สะอาดเมื่อไม่พบข้อมูล พร้อมทั้งยังคงแสดงข้อผิดพลาดจริงให้เห็น

ค่าสำรองอาจเป็นตัวเลขได้เช่นกัน เมื่อรายการที่ไม่พบควรถูกนับเป็นศูนย์ในการคำนวณภายหลัง ให้คืนค่า 0 แทนข้อความ

ตัวอย่างเช่น การค้นหาส่วนลดที่ใช้ไม่ได้อาจกำหนดค่าเริ่มต้นเป็น 0 ได้อย่างเหมาะสม เพื่อให้การคำนวณผลรวมยังทำงานต่อไป

การคืนข้อความอย่าง "None" ในคอลัมน์ตัวเลขจะทำให้เกิดข้อผิดพลาด #VALUE! ในขั้นตอนถัดไป ดังนั้นควรเลือกชนิดของค่าสำรองให้ตรงกับวิธีใช้งานเซลล์

นิสัยที่ดีอย่างหนึ่งระหว่างการทดสอบคือใช้ IFNA แทน IFERROR ในช่วงสร้างสูตร

เนื่องจาก IFNA ซ่อนเฉพาะ #N/A ที่คาดหมายได้ ข้อผิดพลาดที่ไม่คาดคิด เช่น #VALUE! หรือ #REF! จึงจะแสดงให้คุณเห็นทันที

คุณสามารถเปลี่ยนไปใช้ IFERROR ในภายหลังได้ หากต้องการระงับข้อผิดพลาดทั้งหมดจริง ๆ แต่การเริ่มต้นด้วย IFNA จะช่วยให้คุณพบข้อผิดพลาดได้ตั้งแต่เนิ่น ๆ

คุณสามารถวาง IFNA ครอบการค้นหาที่ส่งผลต่อสูตรขนาดใหญ่กว่าได้ ในกรณีนี้ หากไม่พบราคา ระบบจะกำหนดค่าเริ่มต้นเป็นศูนย์ จากนั้นจึงนำไปคูณกับจำนวน

หากมีราคาอยู่ คุณจะได้ยอดรวมจริงของรายการ หากไม่มีสินค้าในตารางราคา ราคาจะกลายเป็น 0 และยอดรวมของรายการจะเป็น 0 ขณะที่ข้อผิดพลาดด้านโครงสร้างใด ๆ ยังคงแสดงให้เห็น

วิธีนี้ช่วยให้ชีตยอดขายดูสะอาดและยังคงน่าเชื่อถือ

IFNA พร้อมใช้งานในเอ็กเซลรุ่นใหม่และกูเกิล ชีต จึงใช้ได้กับสเปรดชีตส่วนใหญ่ที่คุณจะใช้ในปัจจุบัน

ในเอ็กเซลรุ่นเก่ามาก ฟังก์ชันนี้อาจไม่มี ในกรณีนั้น ผู้ใช้จะจำลองการทำงานด้วยการรวม IF กับ ISNA ซึ่งตรวจสอบข้อผิดพลาด #N/A โดยเฉพาะ

คุณจะได้เรียนรู้ฟังก์ชันตรวจสอบข้อผิดพลาดในกลุ่ม IS ในบทเรียนถัดไป ซึ่งจะช่วยให้ควบคุมการทำงานได้ละเอียดยิ่งขึ้น

IFNA มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณคัดลอกสูตรค้นหาลงไปหลายร้อยแถว บางรหัสจะพบข้อมูลและบางรหัสจะไม่พบข้อมูล คุณจึงต้องการป้ายกำกับที่เรียบร้อยสำหรับรายการที่ไม่พบ

การคัดลอกสูตรนี้ลงไปจะให้ชื่อภูมิภาคจริงสำหรับร้านค้าที่มีข้อมูล และให้ค่า "Region TBD" สำหรับร้านค้าที่ยังไม่มีอยู่ในรายการหลัก

เนื่องจาก IFNA ยังคงแสดงข้อผิดพลาดอื่นไว้ การอ้างอิงที่เสียหายเพียงจุดเดียวด้านบนของคอลัมน์จึงยังคงแจ้งเตือนคุณ แทนที่จะถูกซ่อนไว้หลังป้ายกำกับ

กฎง่าย ๆ ช่วยแนะนำการเลือกใช้ดังนี้:

• ใช้ IFNA กับการค้นหาข้อมูลเมื่อคุณต้องการจัดการกรณีที่ไม่พบข้อมูล แต่ยังต้องการเห็นข้อผิดพลาดจริง
• ใช้ IFERROR เมื่อคาดว่าจะเกิดข้อผิดพลาดใด ๆ และข้อผิดพลาดนั้นไม่เป็นอันตราย เช่น อัตราส่วนจากการหาร

IFNA เป็นตัวเลือกที่ระมัดระวังและเจาะจงกว่า โดยซ่อนเพียงกรณีเดียว และปล่อยให้คุณจัดการส่วนที่เหลือด้วยตนเอง

คุณได้เรียนรู้ฟังก์ชันช่วยค้นหาแบบเจาะจงแล้ว:

• =IFNA(value, value_if_na) จัดการ เฉพาะข้อผิดพลาด #N/A
• ข้อผิดพลาดอื่นทั้งหมดยังคงแสดงอยู่ จึงไม่ซ่อนข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นจริง
• เป็นตัวเลือกที่ปลอดภัยสำหรับกรณีที่ VLOOKUP และ XLOOKUP ค้นหาไม่พบข้อมูล
• เลือกชนิดของค่าทดแทน ไม่ว่าจะเป็นข้อความหรือตัวเลข ให้เหมาะกับวิธีใช้เซลล์ในขั้นตอนถัดไป

ถัดไป คุณจะได้เรียนรู้ ISERROR และฟังก์ชันที่เกี่ยวข้อง เพื่อใช้ตรวจสอบข้อผิดพลาดก่อนดำเนินการกับข้อผิดพลาดเหล่านั้น