Puuttuvien hakutulosten kohdistaminen IFNA-funktiolla

Erolla on merkitystä. Ajatellaan hakua, jossa sarakeindeksi on väärä ja aiheuttaa virheen #REF!.

• IFERROR korvaisi virheen #REF! varaarvollanne ja piilottaisi todellisen virheen.
• IFNA jättäisi virheen #REF! näkyviin, joten tietäisitte korjata kaavan.

Kun osuma todella puuttuu, molemmat toimivat samalla tavalla ja palauttavat selkeän ilmoituksenne. IFNA ei yksinkertaisesti suostu peittämään virheitä.

Tyypillinen käyttötapaus on asiakkaan nimen haku, jossa haluatte selkeän tunnisteen silloin, kun nimi ei ole taulukossa.

Jos asiakas todella puuttuu, tulokseksi saadaan "Unknown customer". Jos kuitenkin osoitatte vahingossa väärään taulukkoon tai rikotte sarakeindeksin, taustalla oleva virhe tulee näkyviin, jotta voitte korjata sen.

Tämä estää teitä luottamasta huomaamatta vääriin lukuihin.

XLOOKUP palauttaa myös arvon #N/A, kun osumaa ei löydy, joten IFNA sopii hyvin käytettäväksi sen kanssa.

Vaikka XLOOKUP-funktiolla on oma sisäänrakennettu if_not_found-argumenttinsa, IFNA on kätevä muokatessanne vanhempia kaavoja tai halutessanne yhdenmukaisuutta monien hakujen välillä.

Kummallakin tavalla saatte puuttuville osumille siistin tuloksen ja pidätte aidot virheet näkyvissä.

Varaarvo voi olla myös luku. Kun puuttuvan osuman pitää myöhemmissä laskuissa vastata nollaa, palauttakaa tekstin sijaan 0.

Esimerkiksi alennus, jota ei sovelleta, voidaan järkevästi tulkita arvoksi 0, jolloin summat toimivat edelleen.

Tekstin, kuten "None", palauttaminen numeeriseen sarakkeeseen aiheuttaisi myöhemmin #VALUE!-virheitä, joten sovittakaa varaarvon tyyppi siihen, miten solua käytetään.

Yksi järkevä tapa testauksen aikana on käyttää IFNA-funktiota IFERROR-funktion sijaan kaavaa rakennettaessa.

Koska IFNA piilottaa vain odotetun #N/A-virheen, kaikki yllätysvirheet, kuten #VALUE! tai #REF!, tulevat heti näkyviin.

Voitte vaihtaa IFERROR-funktioon myöhemmin, jos todella haluatte piilottaa kaikki virheet, mutta IFNA-funktiolla aloittaminen auttaa havaitsemaan virheet ajoissa.

Voitte sijoittaa IFNA-funktion haun ympärille, kun haku syöttää arvon suurempaan kaavaan. Tässä puuttuvan hinnan oletusarvoksi tulee nolla, minkä jälkeen määrä kerrotaan sillä.

Jos hinta on olemassa, saatte oikean rivisumman. Jos tuotetta ei ole hintataulukossa, hinnaksi tulee 0 ja rivisummaksi 0, mutta rakenteellinen virhe tulee silti näkyviin.

Näin myyntitaulukko pysyy sekä siistinä että luotettavana.

IFNA on käytettävissä nykyaikaisissa Excel-versioissa ja Google Sheetsissä, joten se toimii useimmissa laskentataulukoissa, joita nykyään käytätte.

Hyvin vanhoissa Excel-versioissa sitä ei ehkä ole. Niissä se voidaan toteuttaa yhdistämällä IF- ja ISNA-funktiot, joista jälkimmäinen tarkistaa nimenomaan #N/A-virheen.

Seuraavalla oppitunnilla tutustutte IS-virhetestien perheeseen, mikä antaa vielä tarkemman hallinnan.

IFNA on erityisen hyödyllinen, kun täytätte hakukaavan alaspäin sadoille riveille. Jotkin avaimet osuvat ja jotkin eivät, ja haluatte puuttuville osumille siistin merkinnän.

Kun täytätte tämän kaavan alaspäin, tunnetuille myymälöille saadaan oikea alue ja jokaiselle myymälälle, jota ei vielä ole pääluettelossa, "Region TBD".

Koska IFNA jättää muut virheet näkyviin, yksi sarakkeen alussa oleva virheellinen viittaus varoittaa teitä edelleen ongelmasta sen sijaan, että se peittyisi merkinnän taakse.

Yksinkertainen sääntö auttaa valinnassa:

• Käyttäkää IFNA-funktiota hauissa, kun haluatte käsitellä puuttuvat osumat mutta nähdä todelliset virheet edelleen.
• Käyttäkää IFERROR-funktiota, kun mikä tahansa virhe on odotettu ja harmiton, kuten jakosuhteissa.

IFNA on harkitumpi ja täsmällisempi vaihtoehto. Se piilottaa täsmälleen yhden asian ja jättää teidän tehtäväksenne korjata loput.

Opitte kohdennetun apufunktion hakuihin:

• =IFNA(value, value_if_na) käsittelee vain #N/A-virheen.
• Kaikki muut virheet jäävät näkyviin, joten todelliset virheet eivät piiloudu.
• Se on turvallinen valinta VLOOKUP- ja XLOOKUP-hakujen puuttuville osumille.
• Sovittakaa varatuloksen tyyppi, teksti tai luku, solun myöhemmän käyttötavan mukaan.

Seuraavaksi opitte ISERROR-funktiosta ja sen sukulaisista sekä virheiden testaamisesta ennen niihin reagointia.