Coincidencia exacta frente a aproximada

El último argumento de VLOOKUP, range_lookup, determina cómo se comporta la búsqueda. Es pequeño, pero potente:

• FALSE (o 0) significa coincidencia exacta
• TRUE (o 1) significa coincidencia aproximada

Elegir el incorrecto es uno de los errores más comunes en las hojas de cálculo. En esta lección se muestra exactamente cuándo usar cada uno.

Una coincidencia exacta encuentra un valor que coincide exactamente. Si el valor no está allí, VLOOKUP devuelve el error #N/A en lugar de adivinar.

Use FALSE cuando busque identificadores únicos, como códigos de producto, identificadores de empleados o direcciones de correo electrónico, donde solo una coincidencia perfecta es correcta.

La tabla no tiene que estar ordenada para una coincidencia exacta. VLOOKUP recorre la tabla hasta encontrar el valor.

Con nuestra tabla de precios (A100 Apple 0.50, B200 Banana 0.30, C300 Cherry 1.20), una búsqueda exacta de un código existente funciona perfectamente:

Devuelve 1.20. Pero si busca un código que no existe, como "Z999", obtiene #N/A. Ese error resulta útil: indica que el elemento realmente no está, en lugar de devolver el elemento vecino equivocado.

Una coincidencia aproximada encuentra el valor más grande que sea menor o igual que el valor de búsqueda. Está pensada para rangos y tramos, no para identificadores exactos.

El uso clásico es una tabla de tramos: intervalos impositivos, tramos de envío, límites de calificación o descuentos por volumen, donde un valor se encuentra entre dos umbrales.

TRUE tiene una regla fundamental, que se explica en la siguiente escena.

Para que funcione una coincidencia aproximada, la primera columna debe estar ordenada de forma ascendente (de menor a mayor). VLOOKUP recorre la columna y se detiene en el último valor que no supera el valor de búsqueda.

Si la columna no está ordenada, TRUE devuelve respuestas impredecibles e incorrectas sin mostrar ningún error. Este fallo silencioso es la razón por la que muchas personas evitan TRUE, a menos que necesiten específicamente trabajar con tramos.

Suponga que una tabla de calificaciones se encuentra en A1:B5, ordenada de forma ascendente según la puntuación mínima:

• 0 = F
• 60 = D
• 70 = C
• 80 = B
• 90 = A

Una puntuación de 76 debería devolver C, porque 76 se encuentra en el tramo de 70 a 79. La fórmula usa TRUE para encontrar el umbral más alto que no supera 76:

Con un valor de búsqueda de 76 y TRUE, VLOOKUP recorre los umbrales ordenados: 0, 60, 70, 90... Compara cada uno.

• 0 es menor o igual que 76: continúa
• 60 es menor o igual que 76: continúa
• 70 es menor o igual que 76: continúa
• 90 es mayor que 76: se detiene

Retrocede hasta la última fila válida (70) y devuelve su tramo: C. Una coincidencia aproximada es, en realidad, una búsqueda entre umbrales.

Si omite por completo el cuarto argumento, VLOOKUP usa TRUE de forma predeterminada (coincidencia aproximada). Esto sorprende a muchas personas que esperan un comportamiento exacto.

Una fórmula como =VLOOKUP(A2, Data!A:B, 2) aplicada a una lista sin ordenar puede devolver silenciosamente un valor incorrecto. El hábito seguro es el siguiente: escriba siempre FALSE, a menos que esté realizando deliberadamente una coincidencia por tramos en una tabla ordenada.

Esta es la diferencia de un vistazo:

• FALSE / exacta: no es necesario ordenar la tabla, un valor ausente devuelve #N/A, es ideal para identificadores y códigos
• TRUE / aproximada: la tabla debe estar ordenada de forma ascendente, nunca devuelve #N/A para valores dentro del rango, es ideal para niveles y tramos

Elija según la pregunta que desea responder: «¿está presente exactamente este elemento?» usa FALSE; «¿en qué tramo cae este valor?» usa TRUE.

Un peso en D2 necesita un coste de envío de una tabla de tramos ordenada en A2:B6 (umbrales de 0, 1, 5, 10 y 20 kg). Una coincidencia aproximada selecciona el tramo adecuado:

Si D2 es 7, se encuentra en el tramo de 5 kg y devuelve el coste de ese tramo. Cambie el peso y el tramo se actualiza al instante, sin necesidad de una lista de todos los pesos posibles.

También hay un aspecto sutil relacionado con el rendimiento. En tablas ordenadas muy grandes, una coincidencia aproximada (TRUE) puede ser más rápida porque la hoja de cálculo puede saltar rápidamente entre valores ordenados en lugar de recorrer cada fila.

Pero la velocidad nunca está por encima de la exactitud. Si sus datos no están ordenados o necesita identificadores exactos, elija siempre FALSE. Una respuesta incorrecta rápida es peor que una correcta aunque sea un poco más lenta. En las hojas de cálculo modernas y con tamaños de tabla habituales, la diferencia rara vez se nota, así que use FALSE por seguridad.

Conclusiones principales:

• FALSE = coincidencia exacta; no importa que la tabla no esté ordenada; los valores ausentes devuelven #N/A
• TRUE = coincidencia aproximada; la primera columna debe estar ordenada de forma ascendente; encuentra el valor más grande que no supera el objetivo
• Omitir el argumento hace que se use TRUE de forma predeterminada, así que indíquelo siempre
• Use la coincidencia exacta para identificadores y códigos; use la aproximada para niveles y tramos

A continuación cambiará la dirección y buscará en las filas con HLOOKUP.