ปัญญาประดิษฐ์ในอีเมลและเอกสาร

คุณไม่จำเป็นต้องเปิดแชตบอตแยกต่างหากเสมอไป เพราะปัญญาประดิษฐ์กำลังถูกสร้างไว้ในแอปอีเมลและเอกสารที่คุณใช้ทุกวันมากขึ้นเรื่อย ๆ จีเมล เอาต์ลุก กูเกิล เอกสาร และไมโครซอฟท์ เวิร์ด ล้วนมีตัวช่วยเขียนและสรุปที่เรียกใช้ได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว การเรียนรู้วิธีใช้เครื่องมือในตัวเหล่านี้ช่วยให้คุณได้รับความช่วยเหลือจากปัญญาประดิษฐ์โดยไม่ต้องสลับแอปหรือคัดลอกข้อความไปมา นี่คือปัญญาประดิษฐ์ที่สะดวกที่สุด

แอปอีเมลจำนวนมากช่วยคุณเขียนได้แล้วในตอนนี้ มองหาปุ่มหรือคำสั่งที่เสนอให้ร่าง เขียนใหม่ หรือย่อข้อความ บอกใจความสำคัญแก่เครื่องมือ เช่น เขียนคำตอบสุภาพเพื่อปฏิเสธคำเชิญนี้ แล้วเครื่องมือจะร่างอีเมลให้ทันทีภายในกล่องจดหมายของคุณ จากนั้นคุณก็แก้ไขและส่งได้ ไม่ต้องคัดลอกไปไว้ในแชตบอตแล้วคัดลอกกลับมา ความช่วยเหลือมาถึงตรงจุดที่คุณต้องการขณะกำลังทำงาน

กำลังจมอยู่กับชุดอีเมลยาว ๆ ใช่หรือไม่ ปัญญาประดิษฐ์ในตัวมักสรุปให้คุณได้ มองหาตัวเลือก สรุป ในชุดอีเมลที่มีข้อความมาก แล้วเครื่องมือจะดึงประเด็นสำคัญและการตัดสินใจออกมาให้ คุณจึงตามเรื่องได้ภายในไม่กี่วินาทีแทนที่จะต้องอ่านทุกคำตอบ ความสามารถนี้ช่วยได้มากกับการสนทนาเรื่องงานที่ยาวนาน ซึ่งคุณต้องการเพียงใจความสำคัญและรายการสิ่งที่ต้องทำ ไม่ใช่การโต้ตอบทั้งหมด

แอปเอกสารก็มีความสามารถคล้ายกัน ภายในกูเกิล เอกสารหรือเวิร์ด ตัวช่วยปัญญาประดิษฐ์สามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้:

• ร่างฉบับแรกจากคำสั่งสั้น ๆ
• เขียนย่อหน้าใหม่ให้ชัดเจนขึ้นหรือสั้นลง
• สรุปเอกสารยาว

คุณเพียงเลือกข้อความหรือพิมพ์คำขอ แล้วปัญญาประดิษฐ์จะทำงานกับข้อความนั้นในตำแหน่งเดิม เปลี่ยนแอปเอกสารของคุณให้เป็นคู่หูด้านการเขียน

ตัวช่วยในตัวเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการขัดเกลางาน เลือกย่อหน้าที่ฟังดูติดขัด แล้วขอให้ปัญญาประดิษฐ์ของแอป ทำให้เป็นมืออาชีพมากขึ้น หรือ แก้ไวยากรณ์โดยไม่เปลี่ยนความหมาย เครื่องมือจะเขียนใหม่ให้ทันทีในเอกสารของคุณ วิธีนี้เร็วกว่าการคัดลอกไปใช้เครื่องมือแยกต่างหาก และทำให้งานของคุณอยู่ในที่เดียว เหมาะสำหรับการปรับรายงาน อีเมล และบันทึกให้เรียบร้อยได้ทันที

หนึ่งในวิธีใช้ที่ดีที่สุดคือเปลี่ยนบันทึกสั้น ๆ ให้กลายเป็นร่างฉบับเต็ม ในเอกสาร ให้พิมพ์โครงร่างหนึ่งบรรทัดแล้วขอให้ปัญญาประดิษฐ์ขยายเป็นย่อหน้า ในอีเมล จดประเด็นสำคัญแล้วให้เครื่องมือร่างข้อความให้ คุณเป็นผู้จัดเตรียมเนื้อหา ส่วนปัญญาประดิษฐ์จัดการเรื่องถ้อยคำ วิธีนี้เปลี่ยนหน้ากระดาษเปล่าให้กลายเป็นร่างฉบับแรกเกือบจะทันที ซึ่งคุณสามารถปรับแก้ต่อได้

ร่างจากปัญญาประดิษฐ์ในตัวเป็นจุดเริ่มต้น ไม่ใช่ข้อความฉบับสุดท้าย ปัญญาประดิษฐ์อาจเขียนกว้างเกินไป พลาดเจตนาของคุณ หรือทำผิดพลาดได้ โปรดอ่านข้อความที่สร้างขึ้นทุกครั้ง ปรับให้มีน้ำเสียงเหมือนคุณ และตรวจสอบข้อเท็จจริงก่อนส่งหรือแบ่งปัน ความสะดวกของปัญญาประดิษฐ์ในแอปมีประโยชน์มาก แต่คุณยังเป็นผู้เขียนที่อนุมัติถ้อยคำสุดท้าย อย่าส่งร่างโดยไม่อ่าน

เครื่องมือเหล่านี้ซ่อนอยู่ในตำแหน่งต่าง ๆ เช่น ไอคอนประกายระยิบระยับ ปุ่ม ช่วยฉันเขียน รายการในเมนู หรือแผงด้านข้าง ลองสำรวจแอปอีเมลและเอกสารของคุณเพื่อค้นหา เพราะเครื่องมือเหล่านี้มักเป็นส่วนที่เพิ่มเข้ามาใหม่และคุณอาจมองข้ามไป เมื่อรู้แล้วว่าตัวช่วยปัญญาประดิษฐ์อยู่ที่ใดในแต่ละแอป การเรียกใช้ก็จะกลายเป็นเรื่องอัตโนมัติ และคุณจะไม่ต้องคัดลอกข้อความไปไว้ในแชตบอตอีก

เมื่อคุณใช้ปัญญาประดิษฐ์ภายในแอป เนื้อหาอีเมลหรือเอกสารของคุณจะถูกประมวลผลโดยความสามารถด้านปัญญาประดิษฐ์ สำหรับการเขียนทั่วไปในชีวิตประจำวัน เรื่องนี้มักไม่มีปัญหา แต่ควรระมัดระวังเมื่อใช้กับเนื้อหาที่เป็นความลับหรือละเอียดอ่อน ตรวจสอบการตั้งค่าและนโยบายของผู้ให้บริการด้วย ข้อควรระวังเช่นเดียวกับการใช้ปัญญาประดิษฐ์ทุกประเภทคือ เครื่องมือช่วยได้สะดวก แต่ควรคิดให้ดีก่อนว่าจะนำเนื้อหาใดไปประมวลผล โดยเฉพาะเมื่อทำงาน

ครั้งต่อไปที่คุณต้องรับมือกับอีเมลที่ยุ่งยากหรือเอกสารที่ต้องขัดเกลา ให้ลองใช้ปัญญาประดิษฐ์ในตัวก่อนเปิดแชตบอต ตัวช่วยอยู่ตรงนั้นและเข้าใจบริบท โดยไม่ต้องคัดลอกข้อความไปมา เมื่อการใช้ปัญญาประดิษฐ์ในแอปกลายเป็นปฏิกิริยาอัตโนมัติ คุณจะประหยัดเวลาเล็ก ๆ น้อย ๆ ได้ตลอดทั้งวัน ปัญญาประดิษฐ์ที่ดีที่สุดมักเป็นเครื่องมือที่อยู่ในแอปที่คุณกำลังใช้งานอยู่แล้ว

เปิดอีเมลหรือเอกสารของคุณแล้วค้นหาตัวช่วยปัญญาประดิษฐ์ ขอให้ช่วยร่างข้อความสั้น ๆ หรือสรุปเนื้อหายาว ๆ จากนั้นแก้ไขผลลัพธ์ สัมผัสความราบรื่นของการขอความช่วยเหลือโดยไม่ต้องออกจากแอป การทดลองเล็ก ๆ นี้แสดงให้เห็นว่าเหตุใดปัญญาประดิษฐ์ในตัวจึงกลายเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดที่คนส่วนใหญ่ใช้เครื่องมือเหล่านี้ นั่นคือทำงานอย่างเงียบ ๆ ในแอปที่พวกเขาใช้อยู่แล้ว

เลือกการดำเนินการที่ฉลาดที่สุด

ปัญญาประดิษฐ์ถูกสร้างไว้ในแอป อีเมลและเอกสาร เช่น จีเมล เอาต์ลุก กูเกิล เอกสาร และเวิร์ด ใช้ปัญญาประดิษฐ์เพื่อร่างและเขียนอีเมลใหม่ สรุปชุดอีเมลยาว ขยายบันทึกสั้น ๆ ให้เป็นร่างฉบับเต็ม และปรับน้ำเสียงกับไวยากรณ์ได้ในตำแหน่งเดิม ทั้งหมดนี้ทำได้โดยไม่ต้องคัดลอกไปไว้ในแชตบอตแยกต่างหาก ค้นหาตัวช่วย ซึ่งมักเป็นไอคอนประกายระยิบระยับหรือปุ่ม "ช่วยฉันเขียน" แต่ต้องแก้ไขและอนุมัติผลลัพธ์ทุกครั้ง เพราะร่างอาจกว้างเกินไปหรือไม่ถูกต้อง ใส่ใจความเป็นส่วนตัวเมื่อใช้เนื้อหาละเอียดอ่อน และทำให้การเรียกใช้ปัญญาประดิษฐ์ในแอปเป็นนิสัยเพื่อประหยัดเวลาตลอดทั้งวัน