电子邮件和文档中的人工智能

您不必总是打开单独的聊天机器人——人工智能正越来越多地直接内置于您每天使用的电子邮件和文档应用中。Gmail、Outlook、Google 文档和 Microsoft Word 现在都提供一键即可使用的写作和摘要助手。学会使用这些内置工具，意味着无需切换应用或来回复制文本，就能获得人工智能帮助。这是最方便的人工智能形式。

许多电子邮件应用现在可以帮助您写作。寻找一个提供草拟、改写或缩短邮件功能的按钮或提示。告诉它大意——请写一封礼貌地拒绝这份邀请的回复——它就会直接在您的收件箱中草拟邮件。然后您进行编辑并发送。不用来回复制到聊天机器人中；您工作时，帮助就在需要的地方出现。

被冗长的邮件往来淹没了？内置人工智能通常可以为您总结这些内容。在忙碌的邮件往来中寻找总结选项，它会提炼关键要点和决定，让您几秒钟内掌握情况，而不必阅读每一封回复。对于较长的工作对话来说，这非常有用，因为您通常只需要了解大意和待办事项，而不是看完整的来回讨论。

文档应用也有类似功能。在 Google 文档或 Word 中，人工智能助手可以：

• 根据简短提示草拟初稿
• 将段落改写得更清晰或更简洁
• 总结长篇文档

您只需选中文本或输入请求，人工智能就会直接在原处处理——让您的文档应用成为写作伙伴。

内置助手非常适合润色。选中一段不自然的文字，请应用中的人工智能让它更专业，或在不改变原意的情况下修正语法。它会直接在您的文档中改写。这比复制到单独的工具中更快，也能让您的工作集中在一个地方——无论是随时整理报告、电子邮件还是笔记，都很方便。

最实用的功能之一，就是把简短笔记扩展成完整草稿。在文档中输入一行提纲，请人工智能将其扩展成多个段落。在电子邮件中记下要点，再让它拟写邮件。您提供内容，人工智能负责措辞。这样一来，空白页面就能迅速变成一份可供您修改的初稿。

内置人工智能生成的草稿只是起点，并非最终稿。人工智能可能写得过于笼统、误解您的意图，或犯下错误。发送或分享之前，请务必阅读生成的内容，将其调整得符合您的表达方式，并核实事实。应用内人工智能非常方便，但您仍然是负责审核最终文字的作者。切勿不阅读草稿就直接发送。

这些工具藏在不同位置——闪光图标、帮我写作按钮、菜单项或侧边面板中。请在电子邮件和文档应用中四处找找；它们通常是您可能忽略的较新功能。了解每个应用中的人工智能助手在哪里后，您就会自然而然地使用它，也不再需要把文本复制到聊天机器人中。

当您在应用内使用人工智能时，您的电子邮件或文档内容会由人工智能功能进行处理。对于大多数日常写作来说这没有问题，但处理机密或敏感材料时请务必谨慎——查看服务提供商的设置和政策。和使用任何人工智能一样，方便之余也要考虑您正在让它处理什么内容，尤其是在工作中。

下次遇到棘手的电子邮件或需要润色的文档时，请先使用内置人工智能，再打开聊天机器人。帮助就在眼前，而且符合当前上下文，无需复制内容。应用内人工智能一旦成为您的下意识选择，您一整天都能节省一点点时间。最好的人工智能往往就是已经存在于您正在使用的应用中的那个。

打开您的电子邮件或一份文档，找到人工智能助手。让它草拟一条简短消息或总结一段较长的内容，然后编辑结果。感受一下无需离开应用就能获得帮助是多么顺畅。这个小实验说明了为什么内置人工智能正成为大多数人使用这些工具最轻松的方式——它安静地存在于人们已经日常使用的应用中。

人工智能已经直接内置于 Gmail、Outlook、Google 文档和 Microsoft Word 等电子邮件和文档应用中。您可以用它草拟和改写电子邮件、总结冗长的邮件往来、将简短笔记扩展成完整草稿，并直接修正语气和语法——无需复制到单独的聊天机器人中。找到助手（通常是闪光图标或“帮我写作”按钮），但务必编辑并审核生成的内容，因为草稿可能过于笼统或存在错误。处理敏感内容时注意隐私，并养成使用应用内人工智能的习惯，让自己一整天都能节省时间。